اقرأ في هذا المقال
تواجه معظم المشاريع الهندسية تحديات مماثلة يجب معالجتها وذلك من خلال جمع البيانات والمعلومات الأولية، إدارة المعلومات طوال دورة حياة المشروع، توزيع المعلومات أثناء وقبل الانتهاء من المشروع.
جمع معلومات المشروع
عندما يتعلق الأمر بإدارة مستندات المشروع تمتلك معظم الشركات نظامًا لتخزين المعلومات واسترجاعها، بغض النظر عما إذا كانت تستخدم البرامج أم لا، الطريقة الشائعة لتنظيم المعلومات في غياب استخدام البرنامج هي تخزين الملفات في دليل وتسجيل البيانات في قاعدة بيانات أو جدول بيانات.
إذا كنت تقوم بتخزين الملفات في دليل دون استخدام البرامج، فيجب أن تكون تسمية هذه الملفات مثالية، إذا تم وضع ملف بشكل غير صحيح وكان الاسم غير صحيح فقد لا يتم تحديد موقعه مرة أخرى، لتتبع الرسم غالبًا ما يتم تمثيل الملف الإلكتروني بصف من البيانات في جدول بيانات أو قاعدة بيانات، والتي قد تتضمن رقم الرسم واسم المشروع وتاريخ الإنشاء وما إلى ذلك.
العامل الرئيسي في جمع معلومات المشروع هو الطقس الذي تتحكم فيه في الطريقة التي يتم بها تسليم البيانات إلى مديري المشروع، إذا تم إعداد عملك داخليًا فلديك سيطرة كاملة، ولكن هذا ليس هو الحال عادة، إذا كانت لديك بيانات واردة من خارج مؤسستك فهل يمكنك التأثير على التنسيق الذي يتم تقديم هذه البيانات به؟ قد تحصل على معلومات يتم تسليمها على قرص مضغوط.
قد تتلقى بيانات من البريد الإلكتروني أو بروتوكول نقل الملفات أو عدد من طرق التسليم الأخرى، الشركات التي تتلقى البيانات من عدة مقاولين عبر طرق متعددة لها مهمة كبيرة في تنظيم هذه المعلومات في تنسيق قابل للاستخدام.
إدارة دورة الحياة
الجزء الأكثر تعقيدًا في إدارة رسومات ووثائق المشروع هو في دورة الحياة، أثناء دورة حياة مستندات المشروع قد تخضع لتغييرات متعددة وتوزيع وتعاون بين العديد من الأطراف، يجب على الشركات التي تستخدم الإدارة اليدوية للوثائق والرسومات خلال دورة الحياة أن تضمن التدريب الكافي والتنفيذ الدؤوب للسياسات لضمان تقليل الأخطاء إلى الحد الأدنى، من المستحيل تحقيق جوانب معينة من إدارة المشاريع بدون برامج. وتشمل هذه على سبيل المثال لا الحصر التوزيع غير المصرح به وسجل تدقيق كامل.
المهام التي يتم تضمينها في عملية دورة الحياة هي تحرير المستندات والتعاون في تلك المستندات والموافقة على التغييرات، يتمثل التحدي الذي يواجه أقسام تكنولوجيا المعلومات في التحكم في من يمكنه الوصول إلى هذه الملفات ونوع الوصول الذي يتمتع به كل مستخدم. باستخدام الإدارة اليدوية يجب أن يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بتعيين أمان المجلد لكل مجلد في المشروع عن طريق إضافة مستخدم إلى ملف تعريف الأمان.
إذا قام المستخدم بنسخ الملف إلى محرك الأقراص المحلي الخاص به، فيمكن عندئذٍ الوصول إلى الملف الموجود على الخادم بواسطة مستخدمين آخرين، ويمكن في النهاية الكتابة فوق العمل، يمكن للشركات توظيف الأساليب اليدوية لمنع حدوث هذه المشكلة، تتمثل إحدى الطرق في مطالبة المستخدمين بملء جدول بيانات لإعلام جميع المستخدمين الآخرين بأنهم يمتلكون حاليًا المستند، ولا يمكن لأي شخص آخر تحريره في الوقت الحالي.
في هذه الحالة سيقوم برنامج (DMS) بإدارة الوصول الأمني للمستخدم وعضويات المشروع الخاصة به، يمكن تغيير الملفات الشخصية والمستخدمين بسهولة لذا إذا تغير العمال من مشروع إلى آخر، فإن برنامج DMS سيسمح للأفراد غير المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات مثل مدير المشروع بإدارة الأمن بكفاءة.
سيسمح البرنامج أيضًا للمستخدم الذي يتمتع بالأمان المناسب بالبحث عن ملف في البيانات الوصفية أو المحتوى في نص المستند ثم سحب هذا المستند. يقوم العديد من العملاء الهندسيين الذين يستخدمون البرامج بمنع المهندسين من الوصول إلى الملف الفعلي، ولكن يمكن للمهندس النقر فوق زر يقوم بتحويل الملف إلى ملف (PDF) ويسمح له / لها بحفظ الإصدار غير القابل للتحرير على محرك الأقراص الثابت المحلي.
خلال مرحلة دورة الحياة يمكن تمييز الرسومات بالورق والقلم وتسليمها إلى المصمم عن طريق البريد الإلكتروني أو النسخة المطبوعة، قد يشمل التعاون في المعلومات المؤدية إلى إصدار نهائي أعضاء الفريق غير المقيمين في موقعك الفعلي، في هذه الحالة يتم تسليم بعض الخطط عبر (UPS أو FedEx)، في حالة استخدام البرنامج يجوز للأعضاء تنزيل ملف PDF والترميز في (Adobe) أو تسجيل الدخول إلى برنامج (DMS) وترميز الرسم عبر مستعرض ويب، إذا تم استخدام متصفح الويب فيمكن رؤية العلامات في غضون ثوانٍ من أي مكان في العالم.
الخطوة التالية في دورة الحياة هي مراجعة التغييرات والموافقة عليها أو رفضها. بمجرد أن يقوم المصمم بتنفيذ جميع التغييرات على الرسم أو المستند، فإنه ستقوم بإرسال المستند إلى أعضاء الفريق المناسبين للموافقة عليه، في بعض المنظمات قد يكون هذا شخصًا واحدًا وقد يكون الاتصال بسيطًا مثل رسالة بريد إلكتروني تفيد بالموافقة على التغيير.
إذا كان هناك عدة أعضاء مشتركين في الموافقة على الرسم، فيمكن أن تكون العملية معقدة في إدارة التعليقات من عدة أعضاء، وكذلك اتخاذ قرارات بشأن التعليقات التي لها الأسبقية، هناك عامل آخر يجب مراعاته في عملية المراجعة والموافقة وهو مسار المراجعة، عندما تحتاج إلى معرفة سبب إجراء التغيير ومتى ومن قام به هل هذه المعلومات متاحة.
المراجعة الرسمية للوثيقة أو الرسم
الخطوة الأخيرة في جزء دورة حياة الإدارة هي المراجعة الرسمية للوثيقة أو الرسم، في عملية يدوية سيقوم المصمم بنسخ المستند وتغيير اسم الملف ووضع النسخة القديمة في موقع النسخ الاحتياطي، سيقوم برنامج DMS بشكل أساسي بنفس الشيء تلقائيًا ودون السماح للخطأ البشري.
توزيع وثائق المشروع
أخيرًا يجب عادةً توزيع مستندات المشروع بطريقة ما على المستلمين الخارجيين، الاعتبارات الهامة هنا هي:
1) يجب تتبع المستندات الموزعة للرجوع إليها في المستقبل؟
2) سيتم توزيع المستندات بالتنسيق الأصلي أم في إصدارات غير قابلة للتحرير.
3)طريقة التوزيع التي سيتم استخدامها.
غالبًا ما تشتمل عمليات إرسال المستندات على “رقم تتبع” محدد يمكن استخدامه لمتابعة مجموعة معينة من المستندات التي يتم توزيعها على مستلم معين، من المهم أن تكون قادرًا على إثبات للمستلم ما هي الإصدارات التي تم توزيعها في وقت لاحق إذا طُلب منك ذلك، إذا كانت عملية الإرسال تحدث يدويًا فسيقوم العامل بتسجيل البيانات ذات الصلة لكل مستند في جدول بيانات بما في ذلك على الأقل اسم المستند والمراجعة والمستلم والتاريخ.
مهمة أخرى من عمليات الإرسال تستغرق وقتًا طويلاً للغاية وهي تحويل المستندات إذا كانت هذه الخطوة مطلوبة، تتراجع معظم المنظمات عن فكرة توزيع رسومات CAD الأصلية التي يمكن تحريرها بواسطة شخص غير مصرح له، قد يتطلب النقل الذي يتضمن مئات المستندات والرسومات أيامًا كاملة من العمل إذا كان التحويل يدويًا، سيقوم برنامج DMS تلقائيًا بتحويل ملفات المشروع وإنشاء ورقة غلاف للمستندات المضمنة وتسجيل محفوظات الإرسال تلقائيًا للرجوع إليها في المستقبل.
بمجرد أن يصبح الإرسال جاهزًا قد ترسل المؤسسات الرسومات الفعلية عبر البريد الإلكتروني أو FTP أو بوابة الويب، إذا كان حجم الإرسال صغيراً فإن البريد الإلكتروني هو الأسلوب المفضل. البريد الإلكتروني سهل ولكنه لا يسمح بتتبع النشاط أو تأكيد الاستلام.
