هناك مجموعة من النصائح، بحيث أنَّه إذا التزم بها المتحدث الرسمي، تحقق له الفاعلية، والتأثير المطلوب لدى الجمهور.
توصيات لنجاح فاعلية المتحدث الرسمي في المؤسسات الخيرية:
- عدم التحدث كما لو كان شريطاً مسجلاً، بل يتوقف بين الحين واﻵخر، لكي يعطي للطرف الآخر، فرصة التعقيب على ما يقول.
- توجيه النظر للطرف الآخر أثناء الحديث، حتى ندرك مدى فهمه لما نقول ومدى اهتمامه برسالتنا.
- استخدام نبرة الصوت المناسبة، وعدم الاستمرار على نبرة واحدة.
- تجنُّب المصطلحات الفنية المعقدة، التي لا يَعرف الطرف الآخر معناها.
- تجنب استخدام الألفاظ، التي تحمل أكثر من معنى.
- التحدث باللغة التي يتقنها الطرف اﻵخر.
- تفهم مشاعر الطرف الآخر، وحالته النفسية.
- تجنب الإصرار على التفاصيل غير الضرورية.
- التأكد من توافر المناخ المناسب للحديث.
- المحافظة على الابتسامة وهدوء الأعصاب.
- تفهم فكرة المتحدث.
- المناقشة بدون تحيز، أو انفعال.
- التجاوب مع مستوى المتحدث.
- عدم التوهم أنَّ المتحدث يعرف دائماً ما نريد، وأنه لا يحتاج للمساعدة.
- عدم التبرع بإعطاء فتاوي بدون علم.
- الاعتراف بالخطأ قبل تضخم المشكلة.
- التركيز في موضوع واحد، وعدم التحدث في أكثر من موضوع في وقت واحد.
- التطوير من النفس، وعدم مقاومة التغيير والجديد.
