وظائف إدارة المراسم العلاقات العامة في المؤسسات:
التخطيط:
يُعد التخطيط في إدارة المراسم الجهد الذهني الذي يمكن أن يُنجز قبل البدء بالتنفيذ، وكما أن إدارة المراسم لا تقوم إلا على أساس تحديد الأهداف؛ لأن الهدف هو الذي يمكن من خلاله التوجه إلى السلوك، وأن الأداء له دور فعال في تنفيذ وإنجاز برامج سلوكية هادفة؛ لأن هذه البرامج لا تنبثق من فراغ بل لديها أهداف محددة من السابق يكون هدفها الوصول إليها، وعندما تُحدد إدارة المراسم إقامة أي نشاط من أعمالها؛ فإنها تقوم بتحديد الهدف من العمل مثل هذه الأنشطة وكذلك الأدوات والمستلزمات التي تطلبها في مرحلة التنفيذ.
التنظيم:
تهدف عملية التنظيم على تعيين المهام وتوزيع المسؤوليات والصلاحيات المتعلقة بالأفراد والأقسام المتعددة؛ وذلك من أجل إنجاز الخطة المرسومة، وأيضاً القيام بتجميع كافة الأنشطة وتعيين مدير لكل مجموعة في السلطة للقيام بهذه الأنشطة وكذلك تنسيق العلاقات السلطة الأفقية والرأسية في الهيكل التنظيمي، وكما يتم أيضاً ضبط ما تتولى إدارته، فإدارة المراسم يتم بواسطتها التنظيم والتخطيط لتوجيه الآخرين والإشراف عليهم.
التوجيه:
وهي وسيلة من أجل بناء الثقة وتوجيه الجهود من أجل إنجاز أهداف المنظمة وكما أن التخطيط والتنظيم لا يؤديان بصفتهما إلى إتمام العمل ولكن من الضروري يجب توجيه العاملين عند تنفيذهم الأعمال، حيث أن إدارة المراسم تُعتبر من أهم أنواع الإدارات عملاً من ناحية عمل التوجيه؛ لأن كل أنشطتها قائمة على الاتصال الشخصي، والعلاقات الاجتماعية وكل ذلك يحتاج إلى التوجيه المستمر لطريقة تنفيذ الأعمال وطرق إقامة أفضل أنواع الاتصالات المتاحة في المؤسسة وخارجها؛ لأن خلل ما قد يؤدي إلى إحداث الأثر في عمل المؤسسة بأكملها.
الرقابة:
تُعد الرقابة من الفعاليات المرتبطة بقياس الإنجاز المتحقق ومقارنته بالخطة الموضوعة ومن ثم يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية، ولا يجب لإدارة المراسم أن تُحقق أهداف المرسومة من دون ممارسة وظيفة الرقابة، التي تُعد أحد قنوات التغذية العكسية وعند تنفيذ المهارات والبرامج الموضوعة من أجل الوصول إلى هذه الأهداف، حيث أن وظيفة الرقابة تتم ممارستها بشكل عمودي وأفقي في إدارة المراسم، وذلك من خلال مراقبة الإدارة العليا والإشراف على أعمالها وكذلك تقويم أداء الموظفين.
