الإجراءات الإدارية في المؤتمرات الصحفية:
تعتبر الإجراءات الإدارية من الأجهزة الأكثر قوة في التعامل مع الجمهور المشارك في المؤتمر الصحفي، حيث تسعى الإجراءات الإدارية في المؤتمرات الصحفية إلى إنشاء بروتوكول يتم من خلاله التعامل والتكيف مع العديد من المهام والأعمال الموكل إليه، بحيث يكون ذلك من قبل لجان المؤتمر الصحفي، بحيث يتطلب الجهاز الإداري مجموعة من الإداريين الذين يتميزون بالسرعة في إنجاز الأعمال الصحفية وبدقة بالغة، كما يمر الجهاز الإداري في المؤتمر الصحفي بمجموعة من المراحل التي يتم من خلالها تحديد أهم الإجراءات الإدارية، ومن هذه المراحل:
مرحلة تحديد الميزانية:
حيث يقصد بها الإجراءات الإدارية التي يتم من خلالها البدء في تحديد الميزانية التي يتم صرفها على المؤتمر الصحفي، بحيث يكون بشكل دقيق، كما يجب التركيز على أوجه الإنفاق، وما هي الأموال اللازمة لها؛ بحيث يتم وضع ميزانية دقيقة وواضحة تتيح لكافة لجان المؤتمر الصحفي التعامل معها، وذلك وفقاً للأسس المالية السليمة، دون أن يكون هناك تخبط في التصرفات المالية والمادية، كما تسعى الميزانية إلى تحديد المتطلبات لكل لجنة من لجان المؤتمر الصحفي، وذلك وفقاً للمهام الموكل لهم، بالإضافة إلى التخصصات التي تمتلكها.
مرحلة اختيار الفنادق:
حيث يقصد بها الإجراءات الإدارية التي تعتبر من أهم أعمال الجهاز الإداري، بحيث يتم بعد عملية اختيار المكان الذي سيتم عقد المؤتمر الصحفي فيه بشكل دقيق يبدأ الجهاز الإداري بالحجز بشكل مبدئي؛ وذلك من أجل إقامة المشاركين في المؤتمر الصحفي في أماكن وقاعات تكون محددة، وذلك من قبل الاتفاق بشكل كامل على اختيار إقامة الوفود المشاركة في المؤتمر الصحفي.
كما يجب تحديد الوفود التي سيتم من خلالها الإقامة في الفندق على نظام الإعاشة للمؤتمر الصحفي، وما هي الوفود التي سيتم تأجيرها بعض غرف الفندق، بحيث يتم التأكيد بشكل مباشر على الحجز الفندقي، أهمية تحديد عدد الغرف التي سيتم حجزها بشكل مبدئي، بحيث يتم تحديد الشخصيات الأكثر أهمية والمتوقع حضورهم بشكل كبير.
مرحلة حجز السيارات:
حيث يقصد بها الإجراءات الإدارية التي يتم من خلالها حجز السيارات للأشخاص المشاركين في المؤتمر الصحفي، مع أهمية تخصيص بعض السيارات لرؤساء الفود، بالإضافة إلى الأعضاء على أن تتناسب هذه السيارات مع المستوى المعيشي لكل من الشخصيات المشاركة، بالإضافة إلى التأكيد على الشخصيات التي سيتم إرفاق بعض السائقين معهم، مع أهمية التركيز على نظافة السيارات، بالإضافة إلى الخدمات المقدمة داخل السيارة.
مرحلة اختيار المطبوعات:
حيث تعتبر المطبوعات من أهم الإجراءات الإدارية في المؤتمرات الصحفي، والتي من الواجب الاهتمام بها بشكل كبير، بحيث تسعى المطبوعات إلى تحديد أهمية عنوان المؤتمر الصحفي، بحيث تؤكد أيضاً على قدرة المؤتمر الصحفي على مناقشة القضايا والعناوين الأكثر أهمية بالنسبة للجمهور الإعلامي المستهدف.
بحيث يتم من خلال المطبوعات تحديد كافة البيانات والمعلومات الإعلامية المرتبطة بالمؤتمر الصحفي، على أن تتميز بإخراج جيد، بالإضافة إلى تحديد المطبوعات من قبل لجنتي المعلومات والإعلام، بحيث يتم التنسيق معهم؛ من أجل الاهتمام بكافة أعمال المؤتمر الصحفي وبجودة المطبوعات التي يتم وضعها في لوحات إرشادية في قاعات المؤتمر الصحفي.
مرحلة إجراء الاتصالات:
حيث تعتبر الاتصالات من الإجراءات الإدارية التي يتم من خلالها متابعة وصول الوفود إلى المطارات الدولية، مع أهمية الاتفاق بشكل مسبق على اختيار مندوبين؛ وذلك من أجل استقبالهم، بحيث يتم الاتفاق أيضاً مع سلطات المطار؛ وذلك من أجل تسهيل عملية دخول الأعضاء المشاركة في المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى مصاحبتهم لبعض الأجهزة العلمية والأمنية.
وعليه فإنَّ مرحلة إجراء الاتصالات أيضاً يتم من خلالها تزويد المسؤولين بمجموعة من المزارات السياحية، والتي من الوارد قيام الوفود بزيارتها، بحيث يتم الاستعداد بشكل كامل؛ من أجل استقبال الضيوف مع أهمية إعداد مجموعة من المترجمين اللذين يتم الإتفاق معهم؛ من أجل الترجمة كافة اللغات الأجنبية والمحلية، بحيث يتم استئجار أفضل الحفلات السياحية؛ وذلك من أجل نقل الوفود المشاركة في المؤتمر الصحفي، بحيث يتم تخصيص لجنة سياحية خاصة تساهم في وضع برامج سياحية متوازنة؛ من أجل تحقيق الرغبات السائدة في المجتمعات المحلية والدولية.
مرحلة الاهتمام بالرعاة الرسميين في المؤتمر الصحفي:
حيث يقصد بها الإجراءات الإدارية التي يتم من خلاله تحديد الرعاة الرسميين في المؤتمر الصحفي، سواء كانت مؤسسات أو شركات، بحيث تساهم في تقديم مجموعة من أنواع التمويل، والتي بدورها تساهم في إنجاح مهام وأعمال المؤتمر الصحفي، بحيث يتم وضع أسمائهم في الإشارات المختلفة؛ وذلك من أجل التأكيد على أهميتها في المشاركة في المؤتمر الصحفي بشكل مالي.
