كيفية كتابة نموذج الرسائل الإدارية؟

ما هي الرسائل الإدارية؟

الرسائل الإدارية: هي رسائل وخطابات يتم كتابتها بشكل رسمي، يتم تراسلها بين أفراد المنشأة الواحدة أو بين الفرد والمسؤول المباشر عنه، ويكون الهدف منها إما من أجل الدعوة إلى اجتماع، أو تكليف بعض الموظفين بمهام معيّنة أو غيرها من الأسباب الوظيفية الأخرى، فهي إمّا بين جهات رسمية أو شخص وجهة رسمية.

خطوات كتابة نموذج الرسائل الإدارية:

ترويسة الرسالة:

وتتضمن الترويسة معلومات المرسل وعنوانه ووسيلة التواصل معه في حالة انتظار رد للرسالة.

تاريخ الرسالة:

يجب كتابة تاريخ إرسال الرسالة في أعلى يمين أو يسار الصفحة، ويتضمن اليوم والشهر والسنة.

العنوان الرئيسي:

وهي جملة يوضّح فيها المرسل سبب إرسال الرسالة إلى الجهة الإدارية المستلمة.

نص الرسالة:

يتم كتابة نص الرسالة بشكل رسمي ومختصر وموضوعي، ويتضمن جميع المعلومات التي يرغب المرسل بتوصيلها للجهة المستلمة.

اسم كاتب الرسالة:

يجب تضمين اسم الشخص الذي قام بإعداد هذه الرسالة لإرسالها إلى جهة الإدارية أو القسم أو الشخص المستقبل.

التحية:

وهي تحية البداية وعادةً ما تكون (تحية طيبة وبعد)، وتحية الختام أو ما يسمّى بجملة الإغلاق وتكون مثلاً: (مع فائق الاحترام) وغيرها من العبارات اللطيفة والرسمية.

التوقيع:

ويشمل اسم المرسل وتوقيعه الخطّي ويكتب في أسفل الصفحة.

المرفقات:

وهي عبارة عن ملفات إضافية يجب التنويه إليها في الرسالة، والهدف منها دعم الهدف الأساسي للرسالة.

أنواع نماذج الرسائل الإدارية:

• نموذج طلب ملف إداري.

• نموذج تأجيل عقد اجتماع.

• نموذج طلب صيانة.

نصائح إضافية لتحسين نموذج الرسائل الإدارية:

• استخدام ألفاظ وعبارات واضحة ودقيقة جداً؛ من أجل الفهم المباشر لهدف الرسالة.

• معلومات الرسالة يجب أن تكون موثوقة ودقيقة وقابلة للتحليل من قبل الجهة المستلمة؛ وذلك من أجل إمكانية الرد عليها.

• البعد كل البعد عن الألفاظ الصعبة والمُعقدة والتي تجعل من الصعب فهم وإدراك محتوى الرسالة من قبل المستلم.

• النص والأسلوب يجب أن يتسم بالاختصار والموضوعية التامة.

• الحرص على تنظيم وترتيب المعلومات بطريقة تسلسلية خاصّةً إذا كانت الرسالة تتضمّن الكثير من المعلومات؛ وذلك من أجل سهولة القراءة والفهم.

• الاهتمام بنوع الورق المستخدم لكتابة الرسالة؛ ففي الرسالة الإدارية يُنصح دائماً باستخدام الورق نوع (A4) لأنه أكثر ملائمةً لهذا النوع من الرسائل.

• الاهتمام بنوع وحجم الخط، وفي الرسائل الإدارية على وجه التحديد يستخدم الخط ذو الحجم المتوسط، ولا يستخدم أي رموز أو رسومات أو أشكال في هذا النوع من الرسائل، فهي تسبب الإرباك في الفهم.

• الانتباه على المسافات والفراغات التي توضع بين الفقرات، فيجب وضعها بالشكل المناسب؛ حتى يتسنى للجهة المستلمة بالرد المناسب على هذه الرسالة.

• الانتباه للهوامش في الرسالة وتنسيقها بشكل صحيح، والمقصود بهوامش الرسالة أي الجهة الجانبية للرسالة، وأهمية الهوامش تكمن أولاً بأنها تجعل شكل الرسالة مرتّب ومنظّم  وهذا الأمر يساعد في حفظها في ملفات وسجلات الإدارة، بالإضافة إلى أن هذه الهوامش تحفظ الرسائل من تعرضها للتلف.