ما هي الرسالة الإخبارية التي تعدها العلاقات العامة؟

الرسالة الإخبارية التي تعدها العلاقات العامة:

تُعدّ الرسالة الإخبارية عبارة عن مجموعة الأخبار التي تُرسل إلي الصحف ووسائل الإعلام من قبل رجال العلاقات العامة في الكثير من المجالات، والتي تُعد مصدراً لما يتم نشره في الصحف، ويجب التذكر أنّ الصحف تستقبل يومياً مئات الرسائل الصحفية؛ ولكن بالطبع لا تنشرها جميعاً، وعلى رجل العلاقات العامة على أن يكون متمكن من قواعد كتابة الرسائل حتى تُجبر الصحفي أن ينشرها دون حذف أو استبعاد.

وقبل كتابة الرسالة الخبرية هناك أسئلة خمسة هامة يجب أن يسأل رجل العلاقات العامة نفسه هي: هل الموضوع يستحق أن يطرح؟ وهل يهم الجمهور؟ هل به معلومات جديدة؟ هل الرسالة تجيب عن كل التساؤلات التي قد تثار؟ هل نشر الموضوع يخدم المؤسسة؟ هل الحقائق والأرقام التي تتضمنها الرسالة دقيقة 100%، هل تم مراجعة التواريخ والأسماء التي ستكتب في الرسالة؟ وبعد الإجابة عن هذه الأسئلة يقوم رجل العلاقات العامة بكتابة الرسالة وطرح الموضوع.

خطوات الكتابة الرسالة الإخبارية:

البحث:

يجب على رجل العلاقات العامة البحث في كل جوانب الموضوع الذي يهدف إلى نشره، فمثلاً إذا كان منتج جديد يجب التعرف على مصدره وتاريخه واستخداماته.

إعداد المحتوى:

حيث من المهم أن يكون المحتوى متناسب في كتابة المعلومات.

كتابة المقدمة:

يجب الحرص على أن تكون المقدمة ملخص للموضوع كله في إيجاز دون الخلل بالموضوع.

الاقتباس:

يفضل أن يكون في الرسالة الإخبارية التصريحات من رجال معروفين ذات صلة بالموضوع، سواء كان رئيس مجلس الإدارة أو  مسؤول كبير بالمؤسسة.

الصور:

يجب أن يتضمن الخبر الصور والتي تكون عامل جذب وتأكيد على المصداقية لدى المحررين في الصحف والحرص على كتابة عنوان للصورة، وذكر اسم من بالصورة والمكان الذي لقطت فيه الصورة وعنوان حدث الصورة.

طريقة عرض الرسالة النهائية قبل الإرسال:

يُعتبر من الضروري وضع تاريخ الرسالة والتاريخ المفضل للنشر والتاريخ الذي لا يُفضل فيه النشر، عنوان الرسالة ويجب أن يكون شامل ومختصر، استعمال الورق الرسمي للمؤسسة عليه اللوجو وأرقام التليفونات والفاكس، كتابة اسم ورقم الشخص الذي يمكن الرجوع إليه عند الضرورة، كتابة النص بمسافات مزدوجة ليكون واضح ومقروء، ترك هامش عريض علي جانبي الصفحة، استعمال الجمل والفقرات القصيرة كلما أمكن وتكبير حجم الكلمات الهامة والمفتاحية.