مهارة القدرة على توصيل المعلومات التي يمتلكها رجل العلاقات العامة:
تُعتبر القدرة على توصيل المعلومات من المهارات الاتصالية اللازمة، لإحداث تأثير معين في الجماهير والقدرة على توصيل المعلومات، وهنا تعني نقل الأفكار والمعلومات والآراء بسهولة ويسر للآخرين؛ بحيث يتم فهمها واستيعابها بنفس المعنى الذي قصده مسؤول العلاقات العامة.
ولكي يكون مسؤول العلاقات العامة قادراً على توصيل المعلومات، لا بُدّ له من الإلمام بجميع جوانب الموضوع، ترتيب الأفكار التي سيتناولها ترتيبا جيداً، استخدام كلمات وعبارات سهلة ومفهومة من جانب الجمهور، البعد عن الكلمات التي تحمل أكثر من معنى أو المصطلحات الصعبة وغير المفهومة، وأن يكون متسلسلاً في عرض الموضوع.
فإذا نجح مسؤول العلاقات العامة في اختيار الكلمات والجمل والعبارات المناسبة للتعبير عن فكره وعن موضوعه تعبيراً دقيقاً وصحيحاً وواضحاً، فإنه بذلك يكون قد خطأ أولى خطواته على الطريق الصحيح، وأصبح هناك أمل في تحقيق الهدف المنشود والوصول إلى نهاية الطريق، إذا توفرت الظروف المواتية لإتمام عملية الاتصال في مراحلها التالية.
أما إذا عجز أخصائي العلاقات العامة عن توصيل أفكاره ومعلوماته في كلمات وعبارات واضحة ومحددة، تُعبّر عمّا يقصد، انهارت عملية الاتصال في مراحلها الأولى وتحولت إلى مجرد ضوضاء قد تسبب الضرر، بدلاً من أن تحقق الهدف المنشود.
ففي بعض الأحيان قد لا يستطيع مسؤول العلاقات العامة أن ينقل كل ما لديه من معلومات، أو أفكار أو آراء إلى الجمهور، أو أنه قد يتحدث كثيرا دون أن يفهم غالبية الجمهور شيئاً من حديثه، أو يستخلص فكرة واحدة من كلامه. وفي أحيان أخرى قد ينتقل مسؤول العلاقات العامة من فكرة إلى أخرى دون أن يربط هذه الأفكار بعضها ببعض، أو أن يكون لها تسلسل منطقي مع سياق الموضوع.
ومن هنا كان من الضروري للمشتغلين بالعلاقات العامة أن يكونوا متمرسين بمهارة توصيل المعلومات إلى الآخرين، ولكي يكون تسلسل الموضوع فعالاً، فإنه يمكن للمشتغلين بالعلاقات العامة إتباع واحدة أو أكثر من الطرق التالية في التسلسل؛ حيث يمكن لمسؤول العلاقات العامة أن يقدم أفكاره أو معلوماته متسلسلة حسب زمن حدوثها؛ فمثلاً قد يبدأ من الحاضر ويعود بالأحداث إلى الماضي أو العكس.
بمعنى أن يبدأ منذ بداية الحدث في الماضي ويتدرج في حديثه حتى يصل إلى آخر المستجدات في الوقت الحالي. ويفيد ذلك في حالة الحديث عن تاريخ المنظمة وتطوراتها المختلفة، أو الحديث عن الظروف والأوضاع التي مرت أو ربما ما زالت تمر بها المنظمة، وهناك أيضاً التسلسل العددي أو الهجائي ويعني ذلك أن يقوم مسؤول العلاقات العامة بعرض موضوعه متبعاً التسلسل العددي، كأن يذكر أنه في النقطة الأولى فإن الأمر يتعلق بكذا، وفي النقطة الثانية يكون الموضوع كذا وهكذا في النقطتين الثالثة والرابعة.
أو أنه يبدأ بأصغر الأرقام ثم يتسلسل في حديثه إلى أن يصل إلى أكبر الأرقام أو العكس. ويفيد ذلك في حالة تقديم التقارير أو البيانات الإخبارية أو غيرها من الأمور التي تشكل الأرقام فيها أموراً هامة، كذلك يمكن اتباع التسلسل الهجائي في عرض الموضوع، كأن يشير إلى أن النقطة (أ) تتعلق بكذا، في حين أن النقطة (ب) ترتبط بكذا وهكذا. ويُعتبر التسلسل حسب الأهمية، في هذا الترتيب يقوم مسؤول العلاقات العامة بعرض موضوعه متسلسلاً، حسب أهمية الأحداث أو المعلومات أو البيانات التي يتضمنها.
كأن يبدأ بالأكثر أهمية وينتهي بالأقل أهمية أو العكس، ويتوقف ذلك على الهدف من التقديم وعلى نوعية الجمهور والموضوع والوقت المتاح للعرض وغيرها من الأمور، حسب المكان. ويمكن أيضاً لمسؤول العلاقات العامة أن يرتب موضوعه ويقدم معلوماته حسب علاقتها المكانية، كأن يبدأ من اليمين إلى اليسار أو العكس، أو من الشمال إلى الجنوب أو العكس، أو من الشرق إلى الغرب أو العكس أو من الأمام إلى الخلف أو العكس.
فمثلا إذا كان مسؤول العلاقات العامة يعمل في منظمة ولها فروع عديدة أو مصانع كثيرة هنا وهناك، وأراد أن يعرضها في حديثه أو يظهرها على خريطة، فلا بد من الإشارة أولاً إلى الشمال مثلا ثم إلى الجنوب، ومن الشرق إلى الغرب. وعند استعمال رسم بياني يمكن لمسؤول العلاقات العامة أن يجعل المستمعين ينظرون أولاً إلى جهة اليمين قبل أن يطلب منهم النظر إلى اليسار لعقد المقارنات واستخلاص النتائج، حيث يجد كثير من الناس سهولة أكبر في تصور العلاقات المكانية، عندما يتم عرض تسلسل واضح من الأفكار أو الصور.
