الترتيبات الأساسية لقاعة المؤتمرات الصحفية:
لا بُدَّ من التركيز على أنَّ القاعات التي يتم فيها إعداد المؤتمرات الصحفية يتم الترتيب لها بشكل رئيسي، بحيث يتم من خلالها وضع الطاولات والكراسي، والتي تلعب دور رئيسي وأساسي في فشل أو نجاح المؤتمر الصحفي، بحيث تسعى القاعات الصحفية إلى تنظيمها بشكل يساهم في تحقيق أهداف المؤتمر الصحفي، مع أهمية تحقيق الإيجابيات واستبعاد السلبيات عن القاعة الصحفية، ومن أهم الترتيبات:
ترتيب القاعة على شكل مسرح:
حيث يقصد بها الترتيب الذي لا يضم أكثر من 12 شخص في الصف الأول وبشكل أفقي، بحيث يتم الترتيب على أن تكون الممرات ما بين الكراسي؛ وذلك من أجل تحقيق ضم أكبر عدد ممكن من الأشخاص، مع أهمية عدم وضع الكراسي بشكل متلاصق.
بحيث يتم ترك مسافة وافية ما بين الكراسي، كما يجب إبعاد الكرسي عن الآخر، سواء كان من المقدمة أو مؤخرة الكرسي، كما يجب ترتيب القاعة بشكل يشتمل على عدد كبير من المشاركين، على أن تكون المسافة ما بين آخر صف وما بين الجدار الخلفي للقاعة بمقدار سبعة قدم.
بالإضافة إلى ذلك يكون من الضروري أن يتم ترتيب القاعة على شكل مسرح، يوجه مجموعة من الصعوبات والمساوئ، منها أنَّ الصحفي لا يستطيع تسجيل الملاحظات الصحفية بشكل وافي.
قاعة دراسية:
حيث يقصد بها النوع الذي يسعى إلى ترتيب الكراسي والطاولات في قاعة المؤتمر الصحفي على شكل قاعة دراسية، بحيث يتم من خلالها تسجيل كافة الملاحظات الصحفية، على أن يتم وضع أربعة كراسي في الممر، كما لا تضم أكثر من 100 شخص، كما تتعرض هذه القاعة إلى مجموعة من السلبيات أهمها، أنها تأخذ مساحة أكبر بكثير من تلك القاعات التي يتطلب فيها إعداد المؤتمر الصحفي في قاعة على شكل مسرح.
وعليه يكون من الضروري التركيز على أنَّ هذه القاعات تسعى إلى ترتيب قاعة رجال الأعمال بشكل يسهل عملية النقاش ما بين كافة الحضور والمشاركين في العمل الصحفي، بحيث يتم سماع الآخرين إما عن طريق أخذ السؤال من الكرسي بعد الكرسي أي أفقي، بحيث يكون ذلك عند إيجاد مساحة كبيرة في القاعة أو أن يتم أخذ الأسئلة من أعلى قاعة المؤتمر إلى أسفلها.
