اقرأ في هذا المقال
تعد إدارة السجلات الرقمية والإلكترونية أمرًا حيويًا لأنها تساعد في الوصول إلى البيانات الإلكترونية، وإذا تم حفظها برمز قفل في قاعدة بيانات أو خادم، فلن يكون مرئيًا بشكل خاص، وبالتالي سيكون من السهل التغاضي عنه عند اتخاذ قرارات مهمة.
لماذا تعتبر إدارة السجلات الإلكترونية مهمة
يعد تحويل البيانات إلى تنسيق رقمي مكونًا حيويًا في هذه العملية، حيث تعد عمليات المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف وطرق الاستخراج الأخرى جزءًا لا يتجزأ من إنشاء سير عمل بلا أوراق، ولكن العديد من المؤسسات ببساطة ليست موجودة بعد، وفي كثير من الأحيان، فان الاعتماد على الورق يعيق الطريق.
مزايا إدارة السجلات الرقمية والإلكترونية
تعد إدارة السجلات الرقمية والإلكترونية جزءًا مهمًا من العمل في سوق اليوم، وفي كثير من الأحيان، يمكن لمزود خارجي متمرس المساعدة في تنفيذ هذه العمليات بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
1- مجموعة واسعة من خدمات الإدارة الإلكترونية
تتمثل الميزة الأولى لاستخدام إدارة السجلات الرقمية التابعة لجهات خارجية في النطاق الواسع للخدمات المعروضة، وعلى سبيل المثال، تقدم (Armstrong Archives) ما يلي:
- مسح المستندات ضوئيًا.
- المسح عند الطلب.
- التقطيع والإتلاف الآمن للسجلات.
- تخزين الوثائق.
- الاستشارات واللوجستيات.
2- انسيابية سير العمل
مع إدارة السجلات الرقمية الفعالة، ستوفر الوقت في حفظ المستندات واستردادها، مما يجعل سير العمل أكثر كفاءة، وبهذه الطريقة، يقضي الموظفون وقتًا أقل في تصفح الملفات ووقتًا أطول في استخدام البيانات الموجودة في سجلاتك الرقمية والإلكترونية.
3- التخزين الآمن
يجب أن تأخذ استراتيجية إدارة المستندات الرقمية في الحسبان الأمان، حيث سيكون لدى موفر الطرف الثالث بالفعل بروتوكولات أمان فعالة، وهذا يعني تقليل الملفات المفقودة والبيانات المعرضة للخطر.
4- خدمة محسنة للعملاء والمرضى
النتيجة النهائية لهذه الفوائد هي تحسين الخدمة للعملاء أو المرضى، كما أن الإدارة الفعالة للسجلات الإلكترونية ليست مفيدة فحسب، بل إنها حيوية.
