يمكن أن تكون قائمة المهام طريقة رائعة لضمان إحراز تقدم في المهام اليومية. يُعد إعداد قائمة مهام في (Microsoft OneNote) أمرًا سهلاً ويوفر العديد من المزايا مقارنة بالقلم والورق.
يتوفر (OneNote) على جميع أجهزة المستخدم ويسمح له بالبحث عن المهام المهمة بسرعة. إذا قام بتمييز المهام الواجبة، فسيقوم (OneNote) بتجميع جميع الملاحظات ذات العلامات لتسهيل الوصول إليها والبحث عنها وطباعتها و تسمى بالإنجليزية (To-Do List).
كيفية إنشاء قائمة مهام في ون نوت:
فيما يلي أربع خطوات بسيطة:
1.أولاً، إنشاء ملف (OneNote) جديدًا (New) أو فتح ملفًا موجودًا (Open).
2. من علامة التبويب الصفحة الرئيسية (Home)، تحديد علامة المهام (To Do Tag) ضمن العلامات (Tags).
3. سيظهر مربع اختيار، ويمكن البدء في إنشاء القائمة. (الضغط على Enter لإنشاء سطر جديد تلقائيًا مع مربع اختيار. في حال كنا لا نريد مربع الاختيار في السطر التالي، فنضغط على إدخال مرة أخرى.)
4.عند اكتمال المهمة، يمكن إضافة علامة اختيار إلى المربع بمجرد النقر فوق المربع. (يمكن أيضًا إضافة نجمة بجانب المهمة باستخدام اختصار لوحة المفاتيح: Ctrl + 2.)
خمسة تلميحات حول استخدام ون نوت كقائمة مهام:
1. استخدم العلامات لتحديد الأنواع المختلفة للمهام بسرعة في قائمة مهام ون نوت:
يقدم (OneNote) علامات (Tages) لتحديد العناصر الموجودة في دفاتر الملاحظات بشكل مرئي. على سبيل المثال، يتم تمييز عنصر قائمة المهام بمربع اختيار يمكن تحديده عند الانتهاء منه. لكن مربع الاختيار ليس هو الطريقة الوحيدة التي يمكن من خلالها وضع علامة (Tage) على عنصر.
فيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكن من خلالها تمييز العناصر في قوائم المهام:
- استخدام علامة النجمة لتمييز عنصر على أنه مهم.
- استخدام علامة الاستفهام في حال الحاجة إلى مزيد من المعلومات.
- قبل أن نتمكن من إكمال عنصر يمكن القيام بتمييز مهمة بسهم للإشارة إلى أننا قمننا بنقلها للأمام إلى اليوم التالي.
- وضع علامة على تذكير للاتصال بشخص ما برمز هاتف.
2. استخدام الاختصارات لجعل قوائم المراجعة في ون نوت سهلة:
بإضافة علامة مربع اختيار المهام (to-do tag adds a checkbox) بجوار الملاحظة. يمكن استخدامه لوضع علامة على الأنشطة المعلقة والتحقق منها عند اكتمالها. يمكن أيضًا استخدامه لعمل قائمة مرجعية للمهام أو المهام اليومية التي نحتاج إلى القيام بها. فقط بالقيام بتمييز بعض النص والضغط على (Ctrl + 1) لإقرانه بمربع اختيار. يمكن دمج هذا الاختصار مع بعض العلامات الأخرى أيضًا. بالضغط على (Ctrl + 2) لإضافة نجمة، و (Ctrl + 3) لإضافة علامة استفهام والمزيد.
3. تضمين الملفات في ون نوت:
عندما نعمل في مشروع ما، من السهل أن نفقد مسار الأشياء التي يجب علينا إكمالها لإنهاء المشروع. في جهاز كمبيوتر غير منظم، فإننا نضيع المزيد من الوقت في البحث عن الملفات. فيتيح لنا (OneNote) تضمين الملفات مباشرة في الملاحظات.
في (OneNote for Windows 10)، بالانتقال إلى الإعدادات (Settings) > الخيارات ( Options) ثم تبديل خيار تخزين المرفقات في السحابة (Store attachments in cloud). بتلك الطريقة عندما نقوم بإرفاق ملف في صفحة (OneNote)، فإنه يقوم بتحميل الملف إلى (OneDrive) وإدراج الرابط إلى هذا الملف. في حالة مستند (Word)، سيعرض (OneNote) معاينة مباشرة لمستند (Office). يمكن أيضًا مشاهدة التغييرات التي تم إجراؤها على الملف في الوقت الفعلي.
بالنسبة لجميع أنواع المستندات الأخرى، سيعرض المرفق رابطاً. إذا كان المستند عبارة عن ملف (PDF)، فيمكن إضافة تعليق توضيحي على المستندات مباشرةً في (OneDrive)، وستتم مزامنة التغييرات مع (OneNote). بمجرد تضمين لملفات، وإنشاء قائمة مهام والبدء بالعمل على المستند. وستظل النسخة الأخيرة موجودة دائمًا في (OneNote).
4. تحويل قائمة مهام ون نوت إلى صفحات:
يقدم (OneNote 2016) ميزة مفيدة تتيح تحويل قائمة العناصر على الفور إلى صفحات فردية. يتم تعيين كل مهمة إلى صفحة منفصلة في دفتر الملاحظات. يمكن إنشاء قائمة المهام > والنقر بزر الماوس الأيمن >وتحيدد ارتباط بالصفحات (Link to pages) من قائمة السياق (context menu).
سيقوم (OneNote) على الفور بإنشاء صفحات جديدة فارغة في القسم الحالي. سيكون لكل صفحة محتوى العنصر كعنوان صفحتها. في الوقت نفسه، يتم تحويل عناصر القائمة إلى روابط داخلية، مع الإشارة إلى الصفحات المقابلة.
5. تصفية ملخص قائمة المهام بصفحة ون نوت:
بمجرد قيام المستخدم بتمييز العديد من العناصر في صفحات (OneNote)، سيرغب في استخدام ميزة البحث عن العلامات (Find Tags) للحصول على نظرة عامة على قائمة المهام. ننقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية (Home)، ثم تحديد البحث عن العلامات (Find Tags). تحتوي صفحة ملخص العلامات التي تم إنشاؤها حديثًا على كافة العلامات المدرجة في جزء المهام ملخص العلامات (Tags Summary).
في حال الرغبة في معرفة المهام المتبقية، عن طريق تحديد إظهار العناصر غير المحددة فقط. للبحث في أقسام معينة أو دفاتر ملاحظات أو كافة دفاتر الملاحظات، ثم النقر فوق سهم القائمة المنسدلة بحث واختيار المكان المراد البحث فيه عن العلامات (Tags).
