تصفية البيانات في برنامج إكسل هي عملية تستخدم لعرض البيانات التي تطابق معايير معينة فقط، وإخفاء البيانات التي لا تنطبق عليها هذه المعايير. يمكنك استخدامها لتنظيم وتحليل البيانات بشكل أسرع وأسهل. إليك خطوات القيام بتصفية البيانات في إكسل:

إذا كانت ورقة العمل تحتوي على الكثير من المحتوى، فقد يكون من الصعب العثور على المعلومات بسرعة، وتأتي أهمية تصفية البيانات في برنامج Excel، في أنها تساعدنا على العثور على المعلومات بسرعة.

طريقة تصفية البيانات في إكسل

لكي تعمل التصفية بشكل صحيح، يجب أن تتضمن ورقة العمل عنوان للصف (header row)، يستخدم لتحديد اسم كل عمود، سأقوم بنوضيح ذلك في مثال، لاحظ عنواين الأعمدة، انظر الشكل التالي: 

ولعمل تصفية للبيانات إختر (Data) من قائمة (Ribbon)، واختر منها (Filter)، انظر الشكل التالي: 

عند النقر على أيقونة (Filter)، سيظهر سهم منسدل يظهر سهم القائمة المنسدلة في خلية الرأس لكل عمود، انقر فوق السهم المنسدل للعمود الذي تريد تصفيته، في مثالنا سنقوم بتصفية العمود(B)، لعرض أنواع معينة فقط من المعدّات ، انظر الشكل التالي: 

لاحظ الصورة السابقة ستظهر قائمة التصفية، انظر الشكل التالي:

حدد المربعات التي تريد تصفيتها، ثم انقر موافق (OK)، في هذا المثال سوف أقوم بتحديد اللاب تب فقط، انظر الشكل التالي:

سيتم تصفية البيانات، وإخفاء أي محتوى لا يتوافق مع المعايير مؤقتا، في مثالنا، تكون أجهزة الكمبيوتر المحمولة مرئية فقط، انظر الشكل التالي: 

لعرض أكثر من فلتر في برنامج Excel:

الفلاتر تعتبر تراكمية، ممّا يعني أنه يمكنك تطبيق أكثر من فلاتر متعدّدة للمساعدة في تضييق نطاق النتائج، في هذا المثال، قمنا بالفعل بتصفية البيانات كما فعلنا يالصورة السابقة، حيث قمنا بتصفية ورقة العمل الخاصة بنا لإظهار أجهزة الكمبيوتر المحمولة، ونريد أيضاً تضييق نطاقها لعرض أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي تمّ سحبها في شهر أيلول مثلاً، انظر الشكل التالي:

سيتم تطبيق فلتر جديد في المثال الخاص بنا، يتمّ الآن تصفية ورقة العمل لإظهار أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي تم سحبها في شهر أيلول، انظر الشكل التالي: 

لمسح الفلتر (Clear Filter) في برنامج Excel:

بعد تطبيق الفلتر، قد ترغب في إزالته أو مسحه من ورقة العمل الخاصة بك حتى تتمكن من تصفيته بطرق مختلفة، ما عليك إلا النقر فوق السهم للفلتر الذي تريد مسحه، في مثالنا سأقوم بمسح الفلتر في العمود (D)، انظر الشكل التالي:

كما تلاحظ في الصورة السابقة، ستظهر قائمة التصفية، قم باختيار مسح عامل التصفية (Column Name) من قائمة التصفية، سنختار مسح التصفية من (checked out)، انظر الشكل التالي: 

سيتم مسح عامل التصفية من العمود، سيتم إظهار البيانات المخفية سابقاً، انظر الشكل التالي:

لمسح جميع عوامل التصفية من ورقة العمل الخاصة بك، انقر على أيقونة (Filter)، الموجودة في قائمة (Data)، في قائمة (Ribbon)، انظر الشكل التالي: 

التصفية الأساسية لخيارات برنامج إكسل

إذا كنت بحاجة لتصفية شيء معين فقط لا توفر لكَ التصفية الأساسية خيارات كافية، لحسن الحظ، يتضمن برنامج (Excel) العديد من أدوات التصفية المتقدمة، بما في ذلك البحث والنص والتاريخ وتصفية الأرقام، والتي يمكن تضييق نتائجك للمساعدة في العثور على ما تريدهُ بالزبط.

للتصفية باستخدام البحث:

يسمح لك برنامج (Excel)، بالبحث عن البيانات التي تحتوي على عبارة دقيقة ورقم وتاريخ وغير ذلك. في مثالنا، سنستخدم هذه الميزة لإظهار منتجات علامة (saris)، في سجل المعدات الخاص بنا، انظر الشكل التالي: 

ستظهر قائمة التصفية، أدخل مصطلح البحث في مربع البحث، ستظهر نتائح البحث تلقائياً أسفل حقل عوامل تصفية النص، في مثالنا سنكتب (Saris)، للحصول على جميع معدات (Saris) التجارية، انظر الشكل التالي: 

سيتم تصفية ورقة العمل وفقاً لمصطلح البحث الخاص بك، في المثال الخاص بنا، تتم تصفية ورقة العمل لإظهار معدات العلامة التجارية (Saris) فقط، انظر الشكل التالي: 

لاستخدام فلترات النص المتقدمة:

يمكن استخدام عوامل التصفية النصوص المتقدمة لعرض المزيد من المعلومات المحدّدة، مثل الخلايا التي تحتوي على عدد معيّن من الأحرف، أو البيانات التي تستبعد كلمة أو رقم معيّن. في المثال الخاص بنا قمنا بالفعل بتصفية ورقة العمل الخصة بنا، لكننا نود استبعاد أي عنصر يحتوي على حالة الأحرف.

انقر فوق العمود الذي تريد تصفيته، في مثالنا سنقوم بتصفية العمود (C)، انظر الشكل التالي:

ستظهر قائمة التصفية، حرّك مؤشر الماوس فوق فلترات النص (Text Filter)، ثم حدّد فلتر النص المرغوب فيه من القائمة المنسدلة، في مثالنا، سنختار (Dose Not Contain)، لعرض البيانات التي لا تحتوي على نص معيّن ،انظر الشكل التالي:

سيظهر مربع الحوار تصفية تلقائية مخصّصة. أدخل النص المطلوب على يمين الفلتر، ثم انقر موافق (OK). سنكتب حالة لاستبعاد النص الذي تريد انظر، الشكل التالي: 

سيتم تصفية البيانات بواسطة فلتر النص المحدّد، انظر الشكل التالي: 

لاستخدام فلترات التاريخ المتقدمة:

يمكن استخدام فلترات التاريخ المتقدمة لعرض المعلومات في فترة زمنية معيّنة، مثل العام الماضي أو التالي، أو بين تارخين.

لعمل تصفية أو فلتر ما عليك إلا النقر على العمود المراد تصفيته، في مثالنا، سنقوم بتصفية العمود (D) لعرض نطاق معيّن من التواريخ فقط، انظر الشكل التالي:

ستظهر قائمة التصفية. حرّك مؤشر الماوس فوق فلاتر التاريخ (Data Filter)، ثم حدّد فلتر التاريخ المرغوب من القائمة المنسدلة ، انظر الشكل التالي: 

سيتمّ تصفية ورقة العمل بواسطة الفلتر المحدّد، في مثالنا يمكننا الآن رؤية العناصر التي تمّ سحبها الشهر القادم، انظر الشكل التالي: 

لاستخدام فلاتر الأرقام المتقدمة (Number Filter):

تسمح لكَ عوامل تصفية الأرقام المتقدمة بمعالجة البيانات المرقمة بطرق مختلفة، في هذا المثال، سنقوم بعرض أنواع معيّنة فقط من المعدات بناءً على نطاق أرقام التعريف.

لعمل تصفية لهذا المثال، انقر فوق السهم المنسدل للعمود الذي تريد تصفيته، سنقوم بتصفية العمود (A) لعرض نطاق معيّن فقط من الأرقام، انظر الشكل التالي: 

ستظهر قائمة التصفية. حرّك مؤشر الماوس فوق فلاتر الأرقام، ثم حدّد فلتر الأرقام المرغوب به من القائمة المنسدلة، انظر الشكل التالي:

سيظهر مربع الحوار تصفية تلقائية مخصّصة، أدخل الرقم المطلوب على يمين كل فلتر، ثم انقر فوق موافق (OK). في مثالنا نريد تصفية الأرقام التي تزيد عن أو تساوي 3000 ولكن أقل من أو تساوي 4000، انظر الشكل التالي:

سيتم تصفية البيانات بواسطة فلتر الرقم المحدد، في المثال الخاص بنا، فقط العناصر التي لها رقم معرّف يترواح بين 3000 إلى 4000 ستكون مرئية، انظر الشكل التالي:

خطوات مختصرة لتصفية البيانات في اكسل:

• تحديد البيانات: قم بتحديد نطاق الخلايا الذي يحتوي على البيانات التي تريد تصفيتها.

• إضافة التصفية:

  • انتقل إلى علامة التبويب “البيانات” (Data) في شريط الأدوات.
  • اضغط على خيار “التصفية” (Filter)، وستظهر الأسهم بجانب عناوين الأعمدة.

• استخدام التصفية:

  • اضغط على السهم بجوار العمود الذي تريد تصفيته. ستظهر لك قائمة خيارات للتصفية.
  • يمكنك تحديد القيم التي تريد عرضها فقط، أو استخدام “التصفية حسب اللون” إذا كنت قد لونت الخلايا مسبقًا.
  • يمكنك أيضًا استخدام التصفية حسب الشرط (مثل “يساوي” أو “أكبر من” أو “يحتوي على”) لعرض بيانات محددة بناءً على شروط معينة.

• إزالة التصفية:

  • لإلغاء التصفية، يمكنك النقر على زر التصفية مرة أخرى لإخفاء السهم.
  • أو يمكنك الانتقال إلى التبويب “البيانات” ثم اختيار “مسح” (Clear) لإلغاء التصفية وتنظيف جميع التعديلات.