الملفات الطبية المفقودة في السجلات الطبية

البحث عن الملفات الطبية المفقودة:

• على موظف منطقة الحفظ المركزية إجراء بحث تفقدي لجميع الملفات الطبية التي تتواجد في خزائن منطقة الحفظ كل أسبوع؛ لتفقد إن الملفات الطبية تتواجد في مكان الحفظ الصحیح.
  
• على مسؤول السجل الطبي التأكد من اتباع سياسة متابعة ومراقبة حركة الملفات الطبية حفاظاً على الملفات الطبية؛ وذلك؛لحماية جميع الملفات الطبية من الفقدان أو الضياع.
  

الإجراءات التي يتم اتخاذها عند ضياع الملف الطبي:

• التأكد من الرقم على الكمبيوتر باستخدام فهرس المريض المركزي.
  
• البحث عن السجل الطبي بعكس الأرقام أو تشابه الأرقام مثلاً (96 يتم البحث في 69 أو 66 أو 99).
  
• البحث في احتمالات التبديل بين رقمي المجموعة نفسها، مثال للرقم 78 – 54 – 34 يمكن البحث في أماكن الملفات 78-45-34 أو 78- 45 -45 أو 87-45 -34 وهكذا.
  
• البحث في العشرة أرقام قبل أو بعد الرقم المفقود. مثال للرقم 54 ابحث في 44 او 34 وهكذا.
  
• البحث في الخانات المجاورة سواء يمين، شمال، أسفل، أعلى مكان الملف المفقود.
  
• البحث في احتمالات التبديل بين أول رقم وآخر رقم للملف، مثال: 78- 54 – 34 ابحث تحت 73- 54 – 84 وهكذا.
  
• البحث في الملف قبل وبعد الملف المفقود، قد يكون الملف حُفظ بداخل الغطاء الكرتوني للملف المجاور.
  
• البحث في جميع الأرقام التي يحملها المريض في التأمين، الرقم الوطني أو كرت مراجعة قديم.
  

إجراءات إرجاع الملفات إلى منطقة الحفظ:

• استلام الملفات من الأقسام المختلفة والأشخاص في الدراسات وفي حالة عمل التقارير الطبية.
  
• قسم الملفات حسب مجموعتها الطرفية أي المجموعة الأولية.
  
• ثم حسب القسم لفرعي أي المجموعة الثانوية.
  
• استخرج بطاقة المراقبة الموضوعة بدل الملف الطبي.
  
• كرر العملية حتى تنتهي بقية الملفات.
  

الاحتفاظ بالسجلات الطبية في نيويورك:

وفقا لوزارة الصحة في نيويورك، يتعين على الأطباء والمستشفيات بموجب قانون الولاية الاحتفاظ بسجلات المرضى لمدة ست سنوات على الأقل من تاريخ آخر زيارة للمريض. أما بالنسبة للأطفال، يجب على الأطباء الاحتفاظ بسجلات التوليد وسجلات الأطفال حتى وقت لاحق إما ست سنوات بعد آخر زيارة أو يبلغ الطفل سن 19. وهذا يعني أنه إذا تعرضت أنت أو طفلك للإصابة في سن 11 فيجب على المستشفى الاحتفاظ السجلات حتى يبلغ المريض 19 عاما.

بالإضافة إلى ذلك، يحق للمريض طلب سجلات الطبية، كما يفعل الأشخاص المؤهلون الآخرون. يشمل الأشخاص المؤهلون الآباء أو الأوصياء الذين وافقوا على الرعاية الطبية أو إذا تم توفير الرعاية على أساس طارئ. ويمكن المحامي أن يطلب سجلات طبية نيابة عن الشخص، وكذلك الأمر بالنسبة للجنة إذا تقرر أن المريض غير كفء عقلياً. قد يحجب المستشفى أجزاء معينة من سجل المريض، مثل ملاحظات الطبيب، بالإضافة إلى المعلومات التي يعتقدون أنها قد تسبب ضرراً كبيراً للمريض أو للآخرين.