سياسات وإجراءات العمل بقسم السجلات الطبية

يجب أن يكون رئيس قسم السجلات الطبية أكثر من فني ماهر؛ ويجب أن يكون مسؤول جيد التنظيم وفعال. حيث أن الجهد المستمر ضروري لمواكبة التطورات في الطب وعلومه واسترجاع البيانات. وإن تحدي تحدي صعب، ويعتمد على حد ما على الموهبة الفطرية. لكن قاداً قابلاً للعمل يمكن تطويرها من خلال دراسة وظائف وتقنيات الإدارة. حيث إن المعلومات المحددة للحاجات أو مشكلة الأهمية له أهمية قصوى عند التخطيط. تحديد المشكلة، حيث يمكن للمخطط جمع البيانات ذات الصلة، وصياغة ومراجعة جميع مسارات التشغيل لحل المشكلة بعد قرار مدروس.

سياسات وإجراءات العمل بقسم السجلات الطبية

تعد إدارة السجلات الطبية أحد أهم المكونات لضمان حصول المريض على أفضل علاج ممكن. وبمجرد إنشاء سجل المريض، يجب تخزينه وصيانته بشكل صحيح في كل مرة يزورون فيها أخصائيًا طبيًا. ويجب أيضًا تدمير هذه السجلات بشكل صحيح بعد الاحتفاظ بها لفترة زمنية مناسبة. حيث أن هناك العديد من اللوائح عندما يتعلق الأمر بإدارة السجلات الطبية، وفي حالة سوء إدارتها، حيث يمكن أن تتعرض خصوصية المريض للخطر.

كما نرى، يعد حفظ السجلات الطبية ممارسة أساسية في مجال الرعاية الصحية. وقد لا تبدو هذه المهارة الأساسية وكأنها فرصة مثيرة لأخصائي الرعاية الصحية الجدد، لكنها مهمة حيوية سيحتاجون إلى تعلمها. وفي الواقع، يتم تدريب العديد من المساعدين الطبيين للقيام بمهام حفظ السجلات الطبية في بيئات مختلفة.

مسك السجلات الطبية

تنشئ السجلات الطبية حسابًا دائمًا للتاريخ الطبي للمريض. حيث تعد دقتها أمرًا حيويًا للتواصل الفعال بين المرضى والمتخصصين في الرعاية الصحية، وتساعد السجلات الطبية على ضمان تقييم احتياجات كل مريض وتلبية احتياجاته بشكل صحيح، وقد تتضمن هذه السجلات معلومات عن الأمراض والحالات الطبية ونتائج المختبر والتطعيمات والفحوصات وبيانات السيرة الذاتية وتوثيق الخدمات. وفي الوقت الحاضر، حيث يتم تخزين معظم السجلات الطبية رقميًا، مما يتيح الوصول إليها بسهولة في قواعد البيانات الإلكترونية.

الغرض من حفظ السجلات الطبية

الهدف من حفظ السجلات الطبية هو المساعدة في ضمان حصول مرضاك على رعاية جيدة في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، يعد التوثيق المناسب أمرًا حيويًا لحماية نفسك وصاحب العمل. حيث يمكن أن يخلصك من المسؤولية أو الاحتيال أو ادعاءات إساءة الاستخدام. حيث إنه ضروري أيضًا لبقاء أي ممارسة طبية.

كم من الوقت يستغرق حفظ السجلات الطبية

من المهم أن نتذكر أن حفظ السجلات الطبية عملية مستمرة وتتكون من العديد من الخطوات التي يمكن أن تستغرق من أيام إلى شهور حتى تكتمل. وفي العديد من الولايات، من المحتمل أن يتم الاحتفاظ بالسجلات الطبية للمريض لمدة خمس إلى عشر سنوات بعد آخر علاج.

من يمكنه الاحتفاظ بالسجلات الطبية

في حين أن العديد من المتخصصين في الرعاية الصحية قد يكونون مؤهلين للاحتفاظ بالسجلات الطبية، فإنها عادة ما تكون مهمة مخصصة لمسؤولي المكاتب الطبية (MOAs). وزارة الزراعة هي مهنيون صحيون متعددو الكفاءات يلعبون دورًا حاسمًا في تنظيم وإدارة البيانات في مكتب طبي. حيث يشار إليهم أيضًا باسم السجلات الطبية وفنيي المعلومات الصحية. حيث يستخدم مسؤولو المكتب الطبي العديد من الأنظمة لترميز بيانات المريض وتصنيفها لقواعد البيانات والسجلات وأغراض أخرى.

متطلبات التدريب على مسك السجلات الطبية

يمكن أن تختلف متطلبات حفظ السجلات الطبية وتعتمد على موقعك أو مهنتك. وعادةً ما يتلقى المتخصصون في الرعاية الصحية الطموحون هذا التدريب من خلال برامجهم التعليمية. فعلى سبيل المثال، ستتطلب معظم شهادات MOA الطموحة في الدول الكبيرة شهادة ما بعد المرحلة الثانوية. وقد يطلب بعض أرباب العمل درجة جامعية أيضًا. وقد يستغرق التدريب الرسمي عمومًا ما بين تسعة أشهر إلى سنتين حتى يكتمل.

إجراء مسك السجلات الطبية

1- خطوات حفظ السجلات الطبية

من خلال هذه الخطوات، يمكن البدء في معرفة المزيد حول عملية حفظ السجلات الطبية. بالطبع، مثل معظم المهارات، يتطلب حفظ السجلات الطبية وقتًا وممارسة للحصول عليها بشكل صحيح. ويجب تذكر أن نتبع قواعد المنشأة وطلب المساعدة عند الضرورة.

فيما يلي بعض الإرشادات العامة التي يجب على المتخصصين في الرعاية الصحية اتباعها عند أداء مهام حفظ السجلات الطبية:

• تحقق للتأكد من أن المنظمة تسمح فقط للموظفين المصرح لهم بالوصول إلى السجلات الطبية للمرضى.

• ضع في اعتبارك الاعتبارات الطبية لمساعدتك في تحديد مدة الاحتفاظ بسجلات المريض. على سبيل المثال، إذا رأى طبيب آخر مريضًا لأول مرة، فقد يرغب في مراجعة سجلات التحصين أو الأحداث الصحية الهامة.

• تأكد من توفر السجلات الطبية:

• 1. كلما طلب ذلك المريض أو من ينوب عنه.
  2. إلى الطبيب أو الطبيب الذي يخلفه إذا توقف الطبيب عن ممارسته.
  3. كما يقتضي القانون.

• لا ترفض نقل السجلات الطبية التي يطلبها المريض أو ممثله المفوض.

• فرض رسوم عادلة (إذا لزم الأمر) لنقل السجل.

• تخزين السجلات الطبية التي لم يتم تحويلها لطبيب المريض الحالي.

• أخبر المريض بكيفية الوصول إلى سجلاتهم المخزنة، ومقدار الوقت الذي سيكونون فيه متاحين، وما إلى ذلك.

• تحقق من أن السجلات الطبية المهملة قد تم إتلافها بشكل مناسب لحماية سرية المريض.

المعدات اللازمة لحفظ السجلات الطبية

عادةً ما تشمل الإمدادات المقترحة لحفظ السجلات الطبية ، على سبيل المثال لا الحصر ، العناصر التالية:

• جهاز كمبيوتر موثوق.

• جهاز فاكس.

• طابعة.

• الماسح الضوئي.

• هاتف.

المخاطر أو المضاعفات المحتملة لحفظ السجلات الطبية

وفقًا لدراسة أجراها (Johns Hopkins)، تعد الأخطاء الطبية من أهم أسباب الوفاة في الولايات المتحدة. وعلاوة على ذلك، قد يؤدي سوء إدارة السجلات الطبية إلى حدوث أخطاء في الأدوية وتناقضات في العلاج وفقدان التشخيص. حيث يعرض سوء الإدارة خصوصية المريض للخطر. كما يمكن أن يترك مقدمي الخدمة عرضة للدعاوى القضائية والغرامات وحتى التهم الجنائية.

وهذا يسلط الضوء على ضرورة وجود أمناء سجلات طبية مدربين تدريباً جيداً يمكنهم أداء أدوارهم بشكل صحيح في إدارة السجلات الطبية. إذا كنت تفكر في الأمر، فإن رفاهية المريض ومقدم الخدمة ونظام الرعاية الصحية تعتمد جميعها على فعالية طاقم حفظ السجلات الطبية.

نصائح احترافية لإتقان فن حفظ السجلات الطبية

• إنشاء إجراءات حفظ السجلات الطبية. من أجل إدارة السجلات الطبية بشكل صحيح، تحتاج المنظمة أولاً إلى تحديد سياساتها الخاصة بصيانة الأمن. وفقًا لمتطلبات HIPAA، يجب كتابة هذه السياسات، ويجب الاحتفاظ بالوثائق لمدة ست سنوات. ضع في اعتبارك أن بعض التغييرات التنظيمية تتطلب تحديثات لتسجيل الصيانة. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب إدارة السجلات الناجحة عادةً مشاركة من المؤسسة بأكملها.

• تنفيذ تدريب شامل للموظفين. تحدث بعض الانتهاكات الأمنية عن طريق موظفين غير مدربين يسيئون إدارة المعلومات الحساسة. لتصحيح هذا – واتباع إرشادات HIPAA – يجب على مؤسستك تثقيف أي موظف يتفاعل مع السجلات الطبية طوال دورة حياة البيانات.

• تسمية السجلات بشكل صحيح. قبل أن تتمكن من مراقبة السجلات الطبية وإدارتها بشكل فعال، يجب على مؤسستك تطوير نظام فهرسة يتضمن كل نوع من السجلات التي تتعامل معها. سيساعد هذا في جعل البحث عن البيانات أكثر كفاءة، مما يوفر الوقت والمال.