الرسائل الإدارية:
الرسائل الإدارية بشكل عام هي نوع من الرسائل يختص بالمراسلات التي ترسل ما بين المؤسسات أو الشركات أو ما بين الموظف ومسؤوله ولها عدّة أنواع منها: الرسائل الإدارية العامة، المذكرة الإدارية، التقرير الإداري، أما الرسالة الإدارية الرسمية فهي رسائل بين الموظفين والمسؤولين عنهم ويكون الوقت بين الرسالة والرد قصير جدّاً، وتتسم بالشكل الرسمي وهدفها الحصول على بعض الاستفسارات أو طلب معيّن، وسنتحدّث في هذا المقال عن الرسائل الإدارية الرسمية ونماذجها.
ما هي مكونات الرسالة الإدارية الرسمية؟
- الترويسة التي تتضمّن عنوان المؤسسة بالتفصيل وذكر كل المعلومات المختصة بها، ويتم كتابتها في أعلى الصفحة.
- الرقم الخاص بالرسالة وهو يختص بترتيب الرسالة بحسب دفاتر المؤسّسة بالإضافة إلى أنّه يذكر نوع موضوع الرسالة.
- المكان الأيمن في الرسالة ويشمل عنوان المرسل الخاص به بالإضافة إلى كتابة التاريخ، بالسنة والشهر واليوم.
- مركز المرسل والعنوان الخاص به بيمين الرسالة باللغة العربية، ويكتب باللغة الإنجليزية مقابل العنوان باللغة العربية.
- التحية وهي الجملة الافتتاحية التي يخاطب بها المرسل المرسل إليه ويجب أن تكون رسمية مثل: (السلام عليكم ورحمة الله).
- موضوع الرسالة والذي يجب أن يمتاز بالبساطة والإيجاز الشديد الذي يجعل المرسل يتحدّث بصلب الموضوع فقط.
- تحية الختام وتكتب بكلمات رسمية مميّزة مثل: مع خالص الحب والاحترام، كل الاحترام، كل التقدير وغيره.
- التوقيع ويضع المرسل فيه توقيعه واسمه ومسمّاه الوظيفي.
- المرفقات إن وجدت وفي حال وجودها يجب أن يتم ذكر ذلك بالرسالة، وهي ملفات تختص بموضوع الرسالة الأساسي.
- قائمة بأسماء الأشخاص الذين لهم علاقة بموضوع الرسالة وسيتم استقبال الرسالة من خلالهم.
نماذج رسائل إدارية رسمية:
عند كتابة الرسالة الرسمية الإدارية يجب أن يعرّف المرسل عن نفسه جيّداً في بداية الرسالة، والابتعاد تماماً عن أي أمور خاصّة ليس لها علاقة بموضوع الرسالة، بالإضافة إلى الابتعاد عن اللغة المعقّدة التي تضع الشخص في أخطاء نحوية، أو استخدام أيّة اختصارات غير مفهومة بالكلام.
ويجب على المرسل أيضاً أن يخصّص إرسال رسالته للأشخاص المعنيين فقط ويستخدم كلمات سريّة خاصّة بهم وبشركتهم؛ حتّى لا يحدث أي تدخّل سلبي من أشخاص آخرين غير معنيين بموضوع الرسالة، وأخيراً التأكد من حجم الملفات حتى يستطيع المستقبل تنزيلها بشكل سهل، وهذه بعض نماذج للرسائل الرسمية الإدارية:
نموذج رقم 1:
التاريخ:…………..
مقدم من:……… إلى: …………..
تحية طيبة وبعد:
بعد سماعي عن أهم الإنجازات المحققة من شركتكم، يسعدني التواصل معكم، أنا… وأعمل في….
في حال قبول الطلب أتمنى استقبال الرد فوراً.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
نموذج رقم 2:
عزيزي السيد/ صاحب شركة…..بعد النجاح الباهر الذي حققته شركتكم يسعدنا التواصل معكم….
نأمل الموافقة على الطلب الخاص بنا، ونتمنى لكم المزيد من النجاح والتقدم.
