ما هي الإجراءات التي يقوم بها رجل العلاقات العامة عند عقد الندوة؟

الإجراءات التي يقوم بها رجل العلاقات العامة عند عقد الندوة:

• تحديد هدف الندوة: حيث يُعدّ من المهم شرح الهدف الذي ستقام من أجله الندوة، وقياس مدى قبوله في المجتمع، وكيفيّة توصيل الفائدة المطلوبة منه، وذلك تبعاً لخطّة العمل المُعدّة لذلك من قبل.
  
• اختيار الفئة المطلوبة: يُعد من المهم تحديد فئة الأفراد الذين لهم صلة بطريقة مباشرة، بهدف الندوة وموضوعها.
  
• الإعلان عن تفاصيل الندوة: تأتي خطوة الإعلان عن الندوة، مع التأكد من ذكر كل المعلومات الأساسية المرتبطة بها، ويجب أيضاً التثبت فيما إذا كان الحضور لكافة الجماهير، أو لفئة معينة، ويتم الإعلان من خلال الصحف اليومية وتعليق الإعلانات الخاصة بها على اللوحات الإعلانية والاستعانة بمواقع التواصل الاجتماعي، والتي ساعدت العديد من وسائل الإعلان، وساهمت في جعل الخبر والمعلومات قد تصل بشكل أسرع إلى الجماهير المستهدفة.
  
• توجيه الدعوات: حيث تُصمم بطاقات الدعوة بناءً على المحتوى المتعلق بالندوة، وتحتوي على كل التفاصيل التي من المهم أن يعرفها المدعو، من مكان ووقت عقد الندوة والمواضيع المهمة التي يتمحور حولها الموضوع، ويكتب اسم المدعو على غلاف بطاقة الدعوة الموجهة له.
  
• توثيق الندوة: حيث يتم توثيق الندوة من خلال التصوير الفوتوغرافي والفيديو؛ من أجل أن تبقى هذه المصادر مراجع محفوظة في حال الرغبة في مشاهدة أحداث الندوة مجدداً.
  
• التقييم: حيث يُساهم على تعيين مدى نجاح الندوة والأعضاء المتابعين لها بتنفيذها بطريقة سليمة، وتُنجز الهدف الرئيسيّ الذي عُقدت من أجله.
  

عناصر نجاح الندوة:

• الموضوع: هو الهدف الرئيسي الذي تلتف حوله الندوة، والذي يعدّ أساساً لعقدها.
  
• المشرف: هو الشخص الذي يتبع الندوة منذ انعقادها إلى نهايتها، كما أنه له الإمكانية في توزيع الأدوار بين المشاركيّن والحضور وإدارة الحوار خلال انعقاد الندوة.
  
• المشاركون: هم مجموعة من الأشخاص الذين يتواجد لديهم الخبرة الكافية لطرح وعرض أفكارهم، وآرائهم المعتمدة على مراجع ومصادر متخصّصة ومرتبطة بموضوع الندوة.
  
• الحضور: هم الجماهير الذين تتم دعوتهم لحضور الندوة بالإعلان عمومّاً، أو بتوجيه بطاقة دعوة خاصّة لهم، ويعتمد دورهم على الاستماع للحوار القائم والمشاركة فيه عندما تمكنهم الفرصة بذلك.