تصنيف العاملين في مراكز التوثيق الإعلامي:
لا بُدّ من التأكيد على العاملين في مراكز التوثيق الإعلامي يخضعون إلى مجموعة من المعايير والأسس التي على أساسها يتم تصنيفها وتوكيلهم بالمهام والوظائف الأساسية والمهمة في المؤسسة الإعلامية، بحيث يتم تصنيف العاملين تحت قائمة من المسميات الإعلامية، كما يتم تسمية كل عامل بناءً على تخصصه الإعلامي أو بناء على الخبرات والمهارات التي يمتلكها، ومن أهم المسميات الإعلامية:
- المدير العام: حيث يقصد به الشخص الذي يتولى الإدارة العامة للمؤسسة الإعلامية، كما يسعى إلى إدارة مراكز التوثيق الإعلامي بعناية فائقة؛ بحيث يتم اختياره بناءً على تصويت الطاقم الإعلامي بالإضافة إلى المهارات والإمكانيات التي يمتلكها.
- اختصاصيون المعلومات الإعلامية والتوثيق: حتى يقصد بهم الشخصيات التي تقوم بمجموعة من الإجراءات القانونية والفنية المعنية بالمواد الإعلامية، حيث يتم إعداد قائمة من الفهرس تشتمل على المواد الأكثر أهمية بالإضافة إلى إجراءات استخدام التقنيات التكنولوجية الإعلامية.
وبالتالي فإنَّ الاختصاصيون يسعون إلى تقديم المساعدة إلى كافة الباحثين في مراكز التوفيق الإعلامي، ومن ثمَّ العمل على توجيههم من أجل اختيار ما هو مناسب حيال المواد الإعلامية المراد نشرها، بالإضافة إلى ذلك قد يكون الاختصاصيون من خريجي الجامعات والتخصصات المعنية الصحافة أو أقسام المعلومات والمكتبات.
كما تسعى بعض المؤسسات الإعلامية ومراكز التوثيق الإعلامي لإطلاق مسميات أخرى على الاختصاصيون، من مثل المهنيون حيث يقصد بها العاملين المؤهلين مهنياً وإعلامياً.
- الفنيون: حيث يقصد بهم الشخصيات الذين يسعون إلى مساعدة الباحثين، وذلك من خلال الإجابة على تساؤلاتهم.
- المساعدون: حيث يقصد بهم الشخصيات الذين يسعون إلى تقديم المساعدة تجاه الأعمال الروتينية والأعمال الإعلامية المفاجأة، بالإضافة إلى تقديم العديد من المساعدات التي يتطلّبها قسم المساعدة في المؤسسة الإعلامية.
- رئيس مركز التوثيق الإعلامي: حيث يقصد به الشخصية التي تقوم على الأشراف على كافة الأنشطة التي تقدمها مراكز التوثيق الإعلامي، كما يسعى إلى تقييمهم وتقييم أنشطتهم بالإضافة إلى رصد ومتابعة أعمالهم الإعلامية.
تصنيف الأعمال في مراكز التوثيق الإعلامي:
لا بُدّ من التأكيد على عملية تصنيف الأعمال والأنشطة التي تقدمها مراكز التوثيق الإعلامي من أهم العمليات المهمة، والتي تم تخصيصها في المؤسسات الصحفية بشكل خاص بالإضافة إلى المجلات بكافة أنواعها، كما سعت الوسائل الإعلامية، إلى تخصيص قسم أو غرفة معنية بمناقشة العمليات التوثيقية، بحيث قد يكون هذا القسم إما داخل المؤسسة الإعلامية أو أن يتم تخصيص موقع خارج موقع المؤسسة، على أن يكون هذا الموقع مؤهل من أجل مناقشة الأنشطة التي تركز عليها المؤسسات الإعلامية بكافة أشكالها ومراكز التوثيق الإعلامي.
وعليه فإنه من الصعب إيجاد موقع معنى بمراقبة الأنشطة التوثيقية الصحفية، حتى يعتبر الموقع من أصعب وأكثر المشاكل التي تعاني منها مراكز التوثيق الصحفي؛ وذلك على اعتبار أنَّ الموقع يساهم في تخطي المشاكل التي قد يتعرض لها الجمهور الإعلامي، سواء كان الداخلي والذي يشتمل على الطاقم الإعلامي أو الجمهور الخارجي أي يقصد بهم الجماهير المتلقية للأنشطة الإعلامية، وبالتالي فإنَّ عملية تصنيف الأعمال والمواقع المؤسسية تتعرض لمجموعة من المشاكل أهمها:
- قد لا يكون المكان واسع، بحيث لا يتم إجراء الأنشطة وتنفيذها كما يجب.
- قد لا يكون المكان مناسبا من أجل قيام العاملين بإجراء وتنفيذ الأنشطة الإعلامية بالشكل المناسب، بالإضافة إلى عدم قدرة العاملين على توجيه بعضهم البعض،؛ وذلك من أجل تحقيق أعلى قدر ممكن من الأهداف الصحفية.
- قد لا يشتمل على إجراءات السلامة الصحية وخاصة في ما يتعلق بعمليات التخزين للمواد الإعلامية بكافة أنواعها، بالإضافة إلى عدم وجود مكان كافي وواسع من أجل تخزين كافة المصادر الإخبارية، سواء كانت مصادر ورقية أو غير ورقية.
- عدم وجود مكان مناسب من أجل استقبال المراجعين الذين يرغبون في الحصول على المعلومات الإعلامية المتواجدة في مركز التوثيق الإعلامي.
وبالتالي يجب على كافة المؤسسات الإعلامية المتنوعة تحديد موقع مناسب يتم من خلاله تنفيذ الأنشطة بالشكل المناسب، مع أهمية مراعاة الظروف الجوية وخاصة في عملية التخزين وحفظ الملفات، كما يجب مراعاة التوسع في الأنشطة بحيث يتم تصميم موقع من أجل مواكبة التوسع في الأنشطة الصحفية، وذلك على اعتبار أن الأنشطة الصحفية في توسع مستمر لذا يكون من الضروري العناية بموقع مركز التوثيق الإعلامي، بالإضافة إلى الاهتمام بالمواد الثقافية والتاريخية وذلك على اعتبار أن هذه المواد من أكثر المواد ترويجاً في السوق الصحفي.
كما يجب الاهتمام بتوفير أجهزة الحواسيب؛ وذلك من أجل اقتنائها واستخدامها من قبل الجمهور الإعلامي المستهدف.
