يهمنا هنا معرفة أهم إجراءات استقبال الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل معهم بالطريقة الصحيحة وطريقة تقسيمهم في الفندق بالشكل الصحيح.
إجراءات استقبال الضيوف إلى الفنادق
- على منسق استقبال الضيوف في الفنادق العمل على إجراءات تنسيق قبل وصولهم إلى الفندق وهذه الطريقة يقوم بها موظف الفندق والذي يعتبر منسق يقوم بتحديده المشرف المسؤول عنه وبالتعاون مع مكتب الاستقبال قبل وصولهم إلى الفندق، كما يجب عليه أن يجري اتصالاته بشكل مستمر مع مشرفين أقسام الفنادق؛ وذلك للحصول على معلومات كافية عن الضيوف الذين يأتون إلى الفندق، كما يجب التأكد من عمل بطاقات تسجيل الدخول إلى الفندق كمجموعات مع عرض قائمة الغرف المتوقع استقبالهم بها في الفندق.
- كما يجب التأكد من قبل الموظفين بأن يتم قراءة كافة الرسائل الحاصلة من الضيوف لضرورة التبليغ عنها في الاجتماع الصباحي والتأكد من تعليمات إعداد الفواتير الخاصة بالضيوف مع التأكد بأن كافة المعلومات الموجودة عليها صحيحة، حيث يتم بعدها إدخالها في برنامج إدارة الفندق مع ضرورة التأكد من عملية تخصيص الغرف لهم والتي لها أولوية في الفندق مع متابعة طريقة فصل المفاتيح عند وصول الضيوف واستقبالهم.
- يجب الانتباه عند وصول مجموعة كاملة من الضيوف معاً فأنه يجب تخصيص لهم غرف موحدة مع القيام بتغيير كافة المفاتيح الخاصة بالغرف نفسها ويجب التأكد من تطابق عدد المفاتيح المتوفرة للغرف بأنها مناسبة لهم، كما يجب تعليم الضيوف بطريقة إضافة البطاقة الخاصة بهم على باب الغرفة لسهولة فتحه والدخول إلى الغرفة بالطريقة الصحيحة ويجب التأكد من طباعة تقارير الغرف من قبل مكتب الاستقبال وقراءة التعليمات بالطريقة الصحيحة.
- وعند وصول الضيوف في الوقت المحدد لهم فأنه يجب متابعة بطاقات التسجيل بأن تبقى كما هي ومرتبة حسب الترتيب الابجدي لها وهذه البطاقات تكون خاصة للضيوف بشكل خاص لهم، كما يجب على موظفين الفندق عمل قائمة مهام خاصة بمجموعات الضيوف في الفنادق.
وفي النهاية يجب معرفة أهم إجراءات استقبال الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل معهم بالطريقة الصحيحة وطريقة تقسيمهم في الفندق بالشكل الصحيح.
