اقرأ في هذا المقال
يُعد Office 365 المنتج التجاري الأسرع نموًا من Microsoft على الإطلاق، وهو الآن التطبيق رقم واحد المنشور في المؤسسة، أعلنت Microsoft في وقت سابق من هذا العام أن Office 365 لديه الآن ما يقارب من 50 مليون مستخدم تجاري نشط في الشهر، ووفقًا لأحدث تقرير للأرباح من Microsoft، يظل Office 365 المنتج الأكثر ربحية للأعمال والإنتاجية للشركة.
وجهة نظر pyle في زيادة الإنتاجية باستخدام Office 365:
نظرًا لأن المؤسسات والشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) تميل إلى Office 365 و Office 2016، فإنها تواجه تحديات في الانتقال إلى تقنية جديدة أثناء التعامل مع الأنظمة القديمة والتغيرات الثقافية المهمة للشركات التي عملت بنفس الطريقة لسنوات، إن مجرد قيام شركة بشراء Office 365 لا يعني أن موظفيها يستفيدون منه لتحسين التعاون وزيادة الإنتاجية.
يمثل تحفيز الموظفين على تغيير ما اعتادوا عليه تحديًا، وكذلك استثمار الوقت والموارد اللازمة لضمان اعتماد المستخدم بسرعة وسلاسة.توفر خدمة MessageOps، وهي خدمة مشاركة المستندات المستندة إلى السحابة من Office 365 و Microsoft Azure، خدمات التدريب والاعتماد وتغيير الإدارة لمساعدة الشركات على الانتقال إلى Office 365 على سحابة Azure، أخبر كريس بايل، الرئيس التنفيذي لشركةMessageOps ، PCMag أن Office 365 يجعل الانتقال بسيطًا، ولكن بدون وجود استراتيجية واضحة لقيادة التبني، لا يمكن للشركات إطلاق القيمة التجارية الكاملة للمنصة ولن تطلقها.
قال pyle: “مع Exchange و SharePoint، لا يتعين عليك معرفة كيفية إعداده وتكوينه وإدارته وجعله متكررًا وإتاحة الوصول إليه”، “مع Office 365 كل ما عليك فعله هو إضافة بياناتك ومستخدميك؛ ممّا يمنحك بيئة مؤسسية تعمل بكامل طاقتها ومتاحة بشكل كبير، يمكن الوصول إلى هذه البيئة من أي مكان بشكل آمن، مع القليل من تجربة التطبيق أو بدونها، يمكن للشركات الصغيرة امتلاك نفس البيئة التي تتمتع بها شركات Fortune 500 دون الحاجة إلى الاستثمار في الموارد التقنية عالية التدريب والباهظة الثمن، كما يمكنهم الوصول إلى الأدوات القوية التي يوفرها Office 365 لجميع الشركات الكبيرة أو الصغيرة، ويمكن تشغيلها في غضون أيام”.
نصائح زيادة الإنتاجية في office365:
التعليم والتدريب:
لا يمكن للقيادة التنفيذية للشركة أن تتوقع من الموظفين الاستفادة الكاملة من Office 365 دون منحهم التدريب والتعليم المناسبين، أوصى Pyle بأن تقوم الشركات بتجميع مكتبة فيديو تحتوي على مقاطع فيديو تعليمية مدتها دقيقة واحدة أو دقيقتين كطريقة ملائمة وفعالة لتقديم تدريب مستمر، قال Pyle: “التواصل أساسي أيضًا، إلى جانب جعل رحلة التبني ممتعة”.
احتضان Office 2016:
يجعل إصدار Office 2016 الوصول إلى السحابة أكثر سهولة، ممّا يعني خيارات اتصال موسعة، قال pyle: “يتيح لك OneDrive و SharePoint في السحابة حفظ الملفات ومشاركتها على السحابة ببساطة وسهولة”، ” تُعتبر Office 2016 وسيلة أخرى للشركات لزيادة قيمة استثماراتها في Office 365 إلى أقصى حد، يمكنهم استخدام الموارد التي اشتروها مع Office 365، والتي تتضمن Office 2016 لمستخدمي E3، كما هو الحال مع أي ميزات جديدة أو إصدار جديد، بالطبع سيكون هناك دائمًا منحنى تعليمي معني بإيجاد مكان جميع خياراتك وإعداداتك “.
وضع الأمن Security في عين الاعتبار:
يشمل Office 365 حاليًا أكثر من اثني عشر تطبيقًا بما في ذلك OneDrive و OneNote و Outlook و Sway و Yammer، لكن pyle شدد على أهمية أمن البيانات عند العمل مع هذه التطبيقات، قال pyle : “إن إضافة هذه التطبيقات وإتاحتها أمر سهل ومباشر، يمكن للمستخدمين المشاركة داخليًا ببساطة عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على” مشاركة مع ” بل وحتى الوصول إلى ملفات التأليف المشترك في Word و Excel و PowerPoint”.
يعتمد Office 365 على Azure Active Directory للأمان ولكن يجب على المؤسسات توخي الحذر عند التخطيط لنقل البيانات الحساسة خارج سيطرتها المباشرة، كما أضافت Microsoft” منع فقدان البيانات “لكل من SharePoint و Exchange لإضافة مستوى إضافي من الأمان، مع أي شيء جديد، يجب أن يكون فهم الأمن محددًا دائمًا في عقلك.
التعاون الداخلي Internal Collaboration:
قال pyle إن أحد أكثر مزايا الإنتاجية تقدمًا في Office 365 هو إمكانية التعاون الداخلي التي يوفرها (OneDrive for Business (OD4B و (SharePoint (S)، “يمكن للمستخدم تحميل ملف إلى مكتبة المستندات، والنقر فوق المستند ومشاركته مع مستخدم أو مجموعة، وكذلك العمل بشكل تعاوني على المستند في نفس الوقت”.
برنامج سكايب للأعمال Skype for Business:
إن Skype for Business يقدم وظائف Office 365 الرائعة لعقد مؤتمرات الفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت والمراسلة الفورية كأدوات إنتاجية لأي حجم للأعمال. “يمكن للمستخدمين الاتصال عبر Skype والتحدث ذهابًا وإيابًا من خلال أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو على الهاتف وإجراء تعديلات على ملف في نفس الوقت أو بشكل تسلسلي، مع القدرة على الرجوع إلى الإصدارات السابقة حسب الحاجة “.
