تجعل تقنيات تخطيط إدارة المشاريع إدارة المشاريع أسهل وأكثر فعالية. يمكن تطبيقها على أي مشروع بغض النظر عن المجال أو الصناعة. وتستخدم جنبًا إلى جنب مع برامج إدارة المشاريع، فهي تساعد في توفير الوقت وتقليل التكاليف. هناك العديد من تقنيات إدارة المشاريع للاختيار من بينها. فيما يلي ثلاثة من أفضل ما يجب أن يعرفه كل مدير مشروع من أجل التحكم في مشاريعه وتوجيهها إلى أهداف ناجحة عند التخطيط.
هيكل تنظيم العمل – WBS:
يمكن أن تشعر المشاريع الكبيرة والصغيرة بأنها مربكة للوهلة الأولى. هنالك الكثير لفعله. فكرة القفز وتعلم السباحة هي مثل أن تغرق المشاريع في الوقت الضائع والتكاليف. كما يعلم أي مدير مشروع ذي خبرة، يجب أولاً التخطيط لكل شيء قبل تنفيذه.
هيكل تقسيم العمل (WBS): هو وسيلة لتنظيم العمل إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. وفقًا لهيئة المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK)، فإنّ (WBS) عبارة عن “تحليل هرمي موجه نحو التسليم للعمل الذي يتعين على الفريق تنفيذه.”
ما يعنيه ذلك أنّ (WBS) هو تمثيل رسومي لكل مهمة في المشروع. في الجزء العلوي يوجد المنتج النهائي مع سطر ينزل أسفل الصفحة إلى مربع أو مربعات تمثل المهام الأكبر التي تؤدي إلى هذا المشروع المكتمل. ثم يتم إرفاق كل مربع من هذه المربعات بخطوط تدخل تحتها إلى مهام أصغر.
مخطط جانت – Gantt Chart:
أحد أساليب التخطيط التي تمتعت مؤخرًا بالانتعاش هو مخطط جانت. ابتكر هنري جانت هذه التقنية وتم تصميمها للمساعدة في جدولة المهام المعقدة والمترابطة. من الناحية العملية، يتضمن استخدام مخططات جانت مخططًا أو مخططين يقسم المشروع إلى مهام مكونة ويرسم تلك المهام على مخطط زمني. يتضمن هذا المخطط معلومات حول الوقت المتوقع اللازم لإكمال المهمة ويشير إلى المسؤول عن إكمال المهمة.
يمكن أن تساعد مخططات جانت في تخطيط وجدولة المهام على مشروع واحد أو عدة مشاريع. يمكنك أيضًا تخطيط وجدولة مشاريع كاملة، والتخطيط في السرعة القصوى، وجدولة عمل الفرق ومقارنة الجداول الزمنية المخطط لها مقابل الجداول الزمنية الفعلية في مشروعك.
طريقة المسار الحرج – CPM:
طريقة المسار الحرج (CPM): هي حجر الزاوية في تقنيات إدارة المشروع. لقد كان موجودًا منذ مشروع مانهاتن في أوائل الأربعينيات، والذي طوّر القنبلة النووية من خلال رسم خرائط لأهم المهام في المشروع واستخدام ذلك لتقدير تاريخ اكتمال المشروع. تتطلب (CPM) أن تقوم بإنشاء نموذج مشروع يتضمن قائمة بجميع المهام أو (WBS)، والمدة اللازمة لإكمال كل من هذه المهام، وما هي التبعيات، إن وجدت، التي تربط المهام ونقاط النهاية، مثل المعالم والتسليمات للمشروع.
باستخدام هذه المعلومات، يمكنك حساب أطول مسار من المهام المخططة إلى إكمالها، بما في ذلك أقرب وقت يمكن فيه بدء هذه المهام وانتهائها دون التأثير على جدول المشروع. أنت الآن تعرف ما هي المهام الحاسمة للمشروع أو التي يمكن تأخيرها دون إطالة الجدول الزمني للمشروع.
