قبل أن نقوم بعملية البدء في رسم الخريطة التنظيمية، لا بُدّ أن نقوم بتحديد الغرض الذي سوف نستخدم الخريطة لأجله. والمرحلة الأولى من عملية رسم الخريطة التنظيمة هي التخطيط للخرائط التنظيمية، يأتي بعدها مرحلة جمع المعلومات اللازمة لرسم الخريطة التنظيمية فهي متنوعة، لكن يجب أن يتم معرفة من الذي سوف يقوم بعملية تصميم الخرائط التنظيمية.
تعريف الخريطة التنظيمية:
تعتبر الخريطة التنظيمية هي صورة أو مخطط لهيكل المنظّمة، يقوم بتوضيح الإدارات التي تتكوَّن منها المنظّمة والوظائف الموجودة في هذه الإدارات، وما هي خطوط السلطة والمسؤولية التي تقوم بعملية الربط بين أجزاء المنظّمة، وهي مصدر أساسي ورئيسي للمعلومات التي تُقدم للمنظّمة ويمكن الرجوع إليها وقت الحاجة.
أهداف الخريطة التنظيمية:
- معرفة الهيكل المنظمة الرئيسي وما هي الأقسام التي تتكوَّن منها.
- أن يتم معرفة الوظائف في كل قسم ما من أقسام المنظّمة.
- المعرفة التامة لأجزاء المنظّمة على البعدين الجغرافي والمركزي.
- المعرفة بأسماء الموظفين الذين يشغلون الوظائف ويقومون بها في الإدارات والأقسام داخل المنظّمة.
مسؤولية تصميم الخرائط التنظيمية:
في الوقت الحالي موضوع تصميم الخرائط التنظيمية موضوع فني متخصص، إذا ليس بإمكان كل موظف أن يقوم بهذا العمل. ويفضَّل أن يوكل موضوع تصميم الخرائط التنظيمية في المنظّمات إلى موظف واحد مختص أو إلى قسم مختص فيها، فإذا تم توكيل المهمة من موظف محدد من الأفضل أن يكون من كبار الموظفين في المنظّمة؛ لأنه يتميز بالخبرة وأن يبقى باتصال دائم مع الرئيس عند تنفيذ المهمة.
أمّا إذا طلبت هذه المهمة من قسم محدد في المنظّمة، يُفضّل أن يقوم بمهمة التصميم لخريطة المنظّمة وحدة التنظيم والأساليب في المنظّمة، إذا لم تكن وحدة التنظيم والأساليب موجودة في المنظّمة، من الأفضل أن تطلب المهمة من قسم شؤون الموظفين فيها.
وفي كل الحالات يجب أن يتم جمع المعلومات لرسم الخريطة من المدراء في الإدارات، ومن رؤساء الأقسام، كما يجب أن يقوم كل كل الرؤساء والمسؤولين بالاشتراك في هذه العملية، ويجب أن تؤخذ آراوهم في عملية التصميم وفي الشكل الذي ستكون عليه الخريطة قبل أن يتم وضعه في الصورة النهائية.
