يوجد مجموعة من المصطلحات التي تكون متخصصة في وظيفة تحليل وتصميم الوظائف الخاصة بإدارة الموارد البشرية، والتي يجب أن يتم التعرف عليها لفهم هذه الوظيفة بشكل أعم وأدق.
مصطلحات تستخدم في تحليل وتصميم الوظائف
تقسم المصطلحات التي يتم استخدامها في وظيفة تحليل وتصميم الوظائف في إدارة الموارد البشرية إلى فئات معينة وهما المجموعة العامة والمجموعة النوعية وسلسة الفئات والمدى الوظيفي ودليل تصنيف الوظائف، وهما كما يأتي:
- المجموعة العامة: وهي المجموعة التي تتضمن الوظائف التي تنتمي إلى مهن أو مجالات عمل متنوعة، ولكن يوجد بينها انسجام وترابط في إحدى السمات، على سبيل المثال مستوى التأهيل في الوظائف التخصصية، مثلاً حيث يتم يجب توفر شرط الشهادة الجامعية سواء بكالوريوس أو ماجستير أو غيره، في مجال العمل مثل الوظائف التعليمية والوظائف الدبلوماسية.
- المجموعة النوعية: وهي عبارة عن مجموعة من الوظائف التي تعمل في مجال واحد مختلف في الجزئيات التفصيلية للعمل والمستوى، فعلى سبيل المثال الوظائف الهندسية التي تتضمن وظائف الهندسة المدنية والمعمارية والكهربائية والميكانيكية وغيرها من أنواع الهندسة.
- سلسلة الفئات: ويتم تعريفها على أنها عبارة عن سلسلة من الوظائف المتشابهة في نوع العمل إلا أنه يوجد اختلاف في المستوى وصعوبة المسؤوليات والواجبات والمهام لكل سلسلة، على سبيل المثال وظائف الميزانية التي تتضمن على مستويات متنوعة ومتدرجة من حيث المسؤولية والصعوبة فتكون بداية من فئة باحث مساعد وتكون النهائية عند فئة مدير عام ميزانية.
- الفئة: ويتم اعتبارها على أنها مجموعة من الوظائف المتشابهة في نوع العمل ودرجة الصعوبة والمسؤولية مثل وظيفة أخصائي موارد بشرية في مرتبة محددة فعلى سبيل المثال المرتبة الثامنة، فهي تكون مشابهة في نوع العمل والصعوبة في الواجبات ويطلب لها مؤهل واحد ويتم منحها أجور مثماثلة وتعامل معاملة واحدة من حيث أساليب الاختيار والتعيين لملئها ومن حيث طريقة المعاملة الوظيفية الأخرى.
- مواصفات الفئة: هي التي تمثل عبارة عن وصف إجمالي للفئة التي تحتوي وظائف متشابهة في الواجبات والمسؤوليات والمهمات وتشتمل المواصفة على مسمّى الفئة ومرتبتها والخواص والسمات المميزة لها، على سبيبل المثال أهم الواجبات والمسؤوليات والحد الأدنى من التأهيل العلمي والتأهيل العملي الضروري لملئها، والمهارات والقدرات والإمكانات والمعارف اللازمة لشغلها.
- المدى الوظيفي: ويقصد بالمدى أنه عبارة عن البعد بين أول مستوى وآخر مستوى في مجموعة الفئات، وبمعنى آخر فإن المدى الوظيفي يعني أنه سلسلة المراتب التي تتضمن مجموعة من الفئات، على سبيل المثال من المرتبة السادسة حتى المرتبة الخامسة عشرة، أو من المرتبة الأولى حتى المرتبة العاشرة، والمدى الوظيفي يختلف من مجموعة فئات إلى مجموعة أخرى بناءً على اختلاف نوعية وصعوبة ومسؤولية الأعمال المشمولة في كل مجموعة.
- دلیل تصنيف الوظائف: يعتبر دليل تصنيف الوظائف هو الأداة الأساسية التي تحتوي على تطبيقات التي لها علاقة بخطة تصنيف الوظائف، ويتكون دليل تصنيف الوظائف من خمسة أجزاء أساسية وهي كما يأتي:
1. الجزء الأول: أُسس وقواعد التصنيف، ويقصد به أسس ومبادئ تصنيف الوظائف، والأحكام المنظمة لقبول وتقييم الخبرات العملية والنماذج المستخدمة.
2. الجزء الثاني: المجموعات العامة للوظائف، ويتضمن مجموعات عامة للوظائف مقسمة إلى مجموعة أجزاء فرعية، حيث تكون كل مجموعة عامة فيها جزء مستقل بذاتها، وباشتراطاتها الخاصة بها ومثال ذلك:
- المجموعة العامة للوظائف التخصصية.
- المجموعة العامة للوظائف التعليمية.
- المجموعة العامة للوظائف الإدارية والوظائف المالية.
- المجموعة العامة للوظائف الإدارية المساعدة.
- المجموعة العامة لوظائف العمليات.
- المجموعة العامة للوظائف الثقافية والوظائف الاجتماعية.
- المجموعة العامة للوظائف الفنية والوظائف الفنية المساعدة.
- المجموعة العامة للوظائف الحرفية.
3. الجزء الثالث: والذي يمثل الشهادات العلمية ومجالات العمل المناسبة لها، يحتوي هذا الجزء على الأسس التي تكون خاصة بقبول الشهادات العلمية والخبرات وتحديد مستوياتها الملائمة بالإضافة إلى بيان للشهادات العلمية على اختلاف مستوياتها وشعبها وتخصصاتها، وبالوظائف الملائمة لها والدرجة الوظيفية المحددة لكل منها، بناءً على الرتبة والدرجة كمستوى دخول.
4. الجزء الرابع: البرامج الإعدادية ومجالات العمل الملائمة لها والمقصود بهذا الجزء الأحكام التي لها علاقة مختصة بتقييم البرامج الإعدادية والتجهيزية بمختلف المستويات الإدارية، مع بيان البرامج التي تنفذها الجهات الحكومية، وفئات الوظائف الملائمة لها، والمستوى الوظيفي المحدد لكل برنامج من حيث المرتبة والدرجة.
5. الجزء الخامس: الدورات التدريبية وفئات الوظائف.
