للسكرتير دور كبير في إعداد وتنظيم الاجتماعات، وعليها قد تكون الاجتماعات رسمية لمناقشة موضوعات محددة من مثل اجتماع مجالس الإدارة.
حيث تعقد من مثل هذه الاجتماعات بصفة دورية وفي مواعيد محددة أو تعقد بصفة دورية بأوقات طارئة لمناقشة مشكلة لم تكن في الحسبان أو حتى لدراسة موضوع مهم.
أهمية الاجتماعات والمؤتمرات:
- الاجتماعات تساعد على التعرُّف على وجهات النظر المختلفة، وعلى كافة المستويات ممَّا يؤدي إلى إيجاد أحسن الوسائل لعلاج المشكلات المختلفة سواء كانت فنيّة، إداريّة، مالية أو رقابيّة.
- تشجع الاجتماعات الأفراد على الأدلاء بآرائهم المتنوعة والمختلفة بعد دراستها وتحليلها ممَّا يؤدي إلى اتخاذ أحسن القرارات وأعمقها نفعاً وأكثرها فائدة.
- الاجتماعات مظهر من مظاهر الديمقراطية والعمل الجماعي وسيادة رأي الجماعة، حيث تكون سلطة اتخاذ القرارات لمجموع الأعضاء وليس لفرد واحد، ولذلك يجب أن تكون هنالك قواعد وإجراءات يرتبط بها الجميع لضمان تعبير الفرد عن رأيه بصراحة وحريّة.
- القرارات التي تتخذ عن طريق الجماعة تكون عبارة عن محصلة خبرات وثقافات عديدة متنوعة لأشخاص مختلفين من ذوي الخبرة والدراسة ممَّا يؤدي إلى اقتناع الأفراد بسهولة وسرعة.
- يعبّر كل شخص عن رأيه بصراحة تامة ويدافع عنه بالحجج والبراهين المُقنعة والتي تؤيد رأيه وتسانده، حيث تظهر مدى صحتهِ ومنفعتهِ، وبذلك نصل إلى حلول جذريّة للمشكلات التي تناقش عن طريق تبادل الآراء وتحليل وجهات النظر المختلفة.
أنواع الاجتماعات:
اجتماعات من حيث المستوى:
- اجتماعات على المستوى العالمي ومنها اجتماعات الجمعية العامّة للأمم المتحدة حيث تعقد هذه الجمعية اجتماعات سنوية منتظمة، كما تعقد دورات استثنائية إذا دعت الضرورة.
- اجتماعات على المستوى الإقليمي مثل جامعة الدول العربية واجتماعات مؤتمر القمّة العربية.
- اجتماعات على مستوى المؤسسات، الهيئات والشركات من مثل اجتماعات مجلس الإدارة أو اجتماعات الوحدات التنظيمية.
اجتماعات من حيث الزمن:
- اجتماعات دوريّة وهي تلك الاجتماعات التي نتعقد بصفة دوريّة في مواعيد محددة، وتلك التي تنعقد بصفة دوريّة والتي يحتميها وينظمها القانون أو اللائحة الداخلية للمنشات والهيئات مثل الاجتماعات لمجالس الكليات والمعاهد.
- اجتماعات غير دوريّة أو اجتماعات طارئة وهي تلك الاجتماعات التي تعقد في أي وقت كلما دعت الحاجة اليها، وذلك لبحث مشكلة طارئة أو موضوع مهم لا يمكن تأجيل مناقشته مثل الدورات الطارئة لاجتماعات البرلمان.
