التواصل الفعال في مواقع البناء

ما هو التواصل الفعال في مواقع البناء؟

تحقق صناعة البناء ربحًا أو خسارة بناءً على رؤية الأعمال المنجزة في موقع العمل. وبهذا المعنى، يجب أن يكون لدى المرء القدرة على الحصول على رؤية واضحة وكاملة لتقدم العمل في الموقع مقابل خطة المشروع. حيث يتم تحقيق ذلك من خلال إبقاء الفريق متصلاً ومشاركًا لتحسين العمل وتسليم المشروع بنجاح.

يتم تعزيز الاتصالات بين الموظفين والعاملين من خلال نظام اتصال سليم وخالي من العيوب. كما يساعد التواصل الفعال بين أعضاء الفريق الفرد على تولي مهامهم، وبالتالي يحسن الأداء الفردي. حيث يعمل التواصل الجيد في موقع البناء على تحسين أداء الأنشطة في جدول المشروع.

يساعد التواصل الفعال على تحسين علاقات العمل بين المقاولين والمقاولين من الباطن. حيث تسرد هذه المقالة أسباب فشل الاتصال في مواقع البناء وطرق تنفيذ آلية اتصال جيدة بين الموظفين. وتجدر الإشارة إلى أن الأدوات المذكورة أدناه لا يمكن تنفيذها بين عشية وضحاها.

يجب اختيار أفضل أداة بناءً على نوع الأنشطة التي تحدث في موقع البناء لضمان سيطرة أفضل على المشروع. حيث تختلف أدوات الاتصال والتخطيط اللازمين لمشروع صغير ومشروع معقد.

لماذا فشل الاتصال في موقع البناء؟

الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل الاتصال في مواقع البناء هي النزاعات الشخصية وسوء التواصل. ومهما كانت المشكلة صغيرة، فإنّها يمكن أن تؤثر بشكل سيء على صحة المشروع وأرباحه. حيث أن بعض المشكلات المحددة التي تؤدي إلى فشل الاتصال هي:

• عدم الاحترام والصدق.

• سوء فهم.

• نقص مهارات الاستماع.

النتائج الرئيسية لِلقضايا المذكورة أعلاه فيما يتعلق بالاتصال هي:

• بيئة العمل المجهدة.

• لا يعرف الموظفون مكان العثور على معلومات تتعلق بإنجاز العمل.

• التفكير المستمر في الإقلاع عن التدخين بسبب الإحباط الشديد فيما يتعلق بالطريقة التي تعاملهم بها الشركة.

إنّ سوء التواصل في مشروع البناء ليس فقط أمرًا مزعجًا ولكنه يتسبب في خسائر فادحة. وفقًا لدراسة أجرتها (FMI Corp) في عام 2018، وجد أن سوء الاتصالات تكلف 177 مليون دولار سنويًا. حيث يحدث هذا بسبب تأخير المشروع بسبب الوقت المستغرق دون داع للبحث عن معلومات المشروع وحل التعارضات في موقع البناء.

أفضل مهارات اتصال وطرق لمواقع البناء:

التواصل هو أكثر من مهم في صناعة البناء. حيث أنه مكون رئيسي لإنجاز مشروع البناء بنجاح. ومن خلال ممارسات الاتصال الجيدة، يمكن أن تعزز العمل الجماعي والإنتاجية وتعاون أفضل للمشروع في الموقع. كما كان سوء الاتصال أحد أكبر المشاكل في صناعة البناء.

عندما لا يتم التخطيط لطرق الاتصال بشكل صحيح، يصبح فيما بعد تحديًا للمشروع يؤدي إلى إرسال التعليمات إلى أعضائه أو عضو يبلغ عن التقدم أو المشكلة إلى القائد. وبالتالي، سيعاني المشروع من تأخيرات وقد يواجه الفريق مشكلات وسوء تفاهم يوقف الإنتاجية.

إنّ أفضل وأهم مهارات اتصال وطرق لمواقع البناء هي مذكورة أدناه:

• استخدم سلسلة اتصالات رسمية.

• توصيل رسائل واضحة وموجزة في الأوقات المناسبة.

• القيام بإنشاء النظام الأساسي المناسب للمراسلة.

• احتضان التكنولوجيا لتعزيز التواصل الجيد.

• أداء التوثيق الكامل للأعمال.

• توحيد العمليات المتكررة.

• تشجيع التواصل المفتوح والحفاظ على الإيجابية والشفافية.

• التدريب المستمر على العمليات والمعدات الجديدة.

• الحفاظ على فحص جودة الاتصال.

• حاول أن تصبح مستمعًا جيدًا.

1. توظيف سلسلة اتصالات رسمية:

تساعد سلسلة الاتصالات الرسمية على توفير المعلومات الصحيحة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. ومن ثم، فهو أساس مشروع بناء ناجح. والهدف من الاتصال الرسمي يساعد جميع الأعضاء في الحصول على نقطة اتصال.

بالنسبة لمعظم المشاريع، يكون مشرف المشروع هو نقطة الاتصال الرئيسية لتحديثات المشروع. حيث يساعد مشرف المشروع الفريق على تسجيل جميع الاتصالات التي تحدث أثناء مشروع البناء. كما أنه ينقل التفاصيل المتعلقة بالممارسات الأفضل والأكثر أمانًا لمهمة معينة.

2. توصيل الرسائل الواضحة والموجزة في الوقت المناسب:

من المهم دائمًا نقل الرسالة بسرعة وإلى النقطة إلى الأعضاء وزملاء العمل. والمحاولة باتباع لغة الشخص العادي أثناء التحدث مع زملاء العمل، فقد لا يكونون بارعين في المصطلحات الفنية مثل قوانين البناء والتصاريح. كما يُعد موقع البناء بيئة مهمة حيث توجد احتمالات كبيرة لإلهاءات.

ربما يجب السماح للعمال بتكرار المعلومات التي فهموها من المتحدث، للتأكد من أن التفاصيل التي تم شرحها قد تلقوها بوضوح. ويمكن أن تساعد هذه المبادرة لنقل الرسائل إلى العمال بكفاءة في العمل السلس للمشروع.

دع أعضاء الفريق يطرحون أي أسئلة أو يطلبون توضيحات بشأن العمل إذا لم يفهموا. واحتفظ دائمًا بمسار واضح للمعلومات المتعلقة بأنشطة السلامة حيث إنها تمثل الأولوية القصوى في كل موقع عمل.

3. إنشاء المنصة الصحيحة للرسائل:

يتم تحديد النظام الأساسي المناسب للاتصال الفعال بناءً على الهدف النهائي وتعقيد الرسالة. في بعض الحالات، يكون البريد الإلكتروني كافيًا. لكن في حالات أخرى، يكون الاجتماع وجهًا لوجه مثاليًا. وعندما تتجاوز الرسالة ثلاث فقرات أو أكثر، فمن الأفضل إجراء مكالمة هاتفية أو اجتماع وجهًا لوجه.

4. احتضان التكنولوجيا من أجل الاتصال الفعال:

تعمل تكنولوجيا البناء على تحسين الصناعة باستمرار في جميع الجوانب. ولها تأثير كبير في تطوير التواصل الجيد داخل الصناعة. فيما يلي بعض الأمثلة على تقنيات البناء التي تعمل على تحسين الاتصال في صناعة البناء.

• تُستخدم الطائرات بدون طيار لِرسم خريطة موقع المشروع ومعاينته في غضون فترة زمنية قصيرة.

• يعمل برنامج نمذجة معلومات البناء (BIM) على تحسين الاتصال داخل صناعة البناء من خلال دمج تقنية النمذجة ثلاثية الأبعاد لإعطاء تحديثات فورية لتقدم المشروع لأصحاب المصلحة خارج الموقع.

• التقنيات القابلة للارتداء لأعضاء الطاقم لتسجيل أنشطتهم وتتبع موقع عمال الموقع.

ومن ثم يوصى بالاستثمار في التقنيات القادرة على توصيل التحديثات الهامة حول موقع البناء. حيث أحد المتطلبات الأساسية هو أن يكون لديك خطة احتياطية في حالة فشل أي من التقنيات. كما تُستخدم بعض تطبيقات الإنشاء أيضًا لتبسيط اتصالات المشروع ووثائقه لتعيين العمل والتقرير وتدوين الملاحظات.

5. إجراء التوثيق الكامل للأعمال:

توثيق كل عملية وأنشطة تحدث في موقع البناء هو مفتاح النجاح. ويساعد على زيادة الشفافية والمساءلة، ممّا يجبر المقاولين أو المقاولين من الباطن على تولي مسئوليتهم في أداء مهمتهم. حيث أنه أحد مصادر الإثبات المهمة عند نشوء أي نزاع على موقع البناء.

6. توحيد العمليات المتكررة:

تختلف معظم مشاريع البناء من حيث الحجم والميزانية والأهداف. ولكن العمليات المتبعة هي نفسها بنسبة 80%. لذلك ، إذا قامت المنظمة بتوحيد طريقة العمل على جميع المواقع، فإنها ستمنع الأخطاء وضغط العمل الهائل. حيث يساعد التوحيد القياسي على تحديد المشكلات الحرجة في مرحلة مبكّرة.

7. تشجيع الاتصال المفتوح:

مهارات الاتصال الجيد غير مجدية إذا لم يجد أعضاء الفريق أنه من المريح توصيل المشكلات مع رئيسهم. حيث تقع على عاتق المدير أو الرئيس المسؤول مسؤولية تشجيع التواصل المفتوح في كل من ظروف العمل الجيدة والأسوأ. والتواصل عبر الخط المفتوح يجعل أعضاء العمل موضع تقدير وسماع ورضا.

إنّ هذا يسمح لهم بمعالجة القضايا بمجرد ظهورها. والحفاظ على الشفافية والإيجابية خلال الاتصال. كما يجب المحاولة دائمًا الامتناع عن السيطرة على المحادثات. ومدح العمل عندما يستحقه واسمح له بتقديم ملاحظات بخصوص أي أفكار جديدة. وهذا يساعد على بناء فريق صحي.

يجب أن يحاول المسؤول عدم الدخول في نقاشات غاضبة أو دفاعية مع العمال. ومثل هذه الحوادث تثني العمال عن الإشارة إلى قضايا مهمة بدافع الخوف.

8. التدريب المتسق على العمليات والمعدات الجديدة:

يمكن أن يضمن تدريب الموظفين والعاملين على فترات زمنية معينة السلامة والكفاءة في موقع العمل. ويجب أن يتحمل مديرو البناء مسؤولية تحديث ومراجعة تقنيات وأساليب العمل الجديدة. كما يتبع التدريب المديرين المنخرطين في وظائف محددة للحصول على فكرة موجزة بشأن تفاصيل كيفية أداء فريقهم.

9. الحفاظ على عمليات فحص جودة الاتصال:

فحوصات الجودة أمر لا بد منه قبل بدء العمل أو إجراء فحص نهائي في موقع البناء. وبالمثل، يمكن إجراء فحوصات الجودة على اتصالات الطاقم أيضًا. حيث أن هذا يتطلب من أعضاء الفريق الحفاظ على التوثيق المناسب لاتصالاتهم وإجراء فحوصات منتظمة. كما يتم قياس تردد الاتصال من حيث عدد الاجتماعات أو دقة الوثائق التي يتم إجراؤها.

10. حاول أن تصبح مستمعًا جيدًا:

الاستماع الفعال وأخذ آراء الآخرين لا يقل أهمية عن إيصال رسالة للآخرين. حيث يتمتع المستمع الجيد بالقدرة على التركيز وفهم رسالة المتحدث. كما أن المستمع الجيد يستجيب بلطف للرسالة. وتتضمن بعض ممارسات الاستماع النشط ما يلي:

• طرح الأسئلة مباشرة للحصول على معلومات محددة من المتحدث.

• إعادة صياغة النقاط الرئيسية لشرح ما فهمه المستمع.

• حافظ على التواصل البصري.