طرق تخزين السجلات الطبية

عند التفكير في المستشفيات ومرافق الرعاية الصحية، فإن اهتماماتك الرئيسية هي الأدوية والإمدادات، وبالطبع المرضى. إحدى المجالات التي يتم تجاهلها في بعض الأحيان هي تخزين الملفات الطبية للمبنى. يتضمن تخزين الملفات الطبية سجلات مكتب العمل، وملفات المرضى، واللوازم المكتبية العامة، ومواد التدبير المنزلي، وجميع المعدات والإمدادات غير الطبية المستخدمة في عمليات المستشفى اليومية.

طريقة تخزين الموضوع

تستخدم طريقة تخزين الموضوع على نطاق واسع في المنظمات. يتطلب التسجيل حسب الموضوع قراءة كل سجل بالكامل لتحديد الموضوع الذي يمكن أن يكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً. يصعب التحكم في هذه الطريقة لأن شخصًا ما قد يقرأ سجلاً ويحدد الموضوع على أنه شيء وقد يقرأ شخص آخر السجلات ويقرر أن الموضوع شيء مختلف تمامًا. مثال: قد يقرر شخص واحد يصنف السجلات الخاصة بالعروض الترويجية الإعلانية أن الموضوع هو إعلان بينما قد يقرر شخص آخر أن الموضوع عبارة عن عروض ترويجية.

الموضوعات الرئيسية موضحة في الأدلة الأولية في المركز الأول. تشير الأدلة الثانوية إلى التقسيمات الفرعية للموضوعات الرئيسية. يحتوي مجلد الموضوع على سجلات لكل دليل ثانوي. يحتوي المجلد العام على سجلات أخرى لهذا الموضوع والتي لا تحتوي على سجلات كافية لمجلد موضوع منفصل.

يمكن أن يكون النظام الخاضع لنظام الوصول المباشر أو غير المباشر. عندما يكون النظام مباشرًا ، يكون ملف الموضوع بسيطًا (مع عدد قليل من الموضوعات) ويمكن الحصول على الوصول مباشرة من خلال عنوانه الأبجدي. من الضروري حفظ الموضوعات بالترتيب الأبجدي.

معظم أنظمة الموضوع أكثر تعقيدًا وتتطلب نوعًا من الفهرس. الفهرس هو قائمة بالأسماء أو العناوين المستخدمة في نظام الملفات. بدون فهرس، يكاد يكون من المستحيل أن تعمل طريقة تخزين الموضوع بشكل جيد. قد يشمل الفهرس عدة مستويات.

طرق التخزين الأبجدي

تستخدم طريقة التخزين الأبجدي الحروف الأبجدية لتحديد الترتيب الذي يتم حفظ السجل به. هذه هي الطريقة الأكثر شيوعًا المستخدمة لتخزين السجلات. يتم إيداع السجلات وفقًا لقواعد ومعايير التسجيل التي تمت مناقشتها لاحقًا. الأدلة الخاصة المستخدمة لتوجيه العين بسرعة إلى منطقة معينة من الملف في الموضع الثاني. يحتوي المجلد العام على سجلات للأسماء التي لا تحتوي على سجلات كافية (عادةً من ثلاثة إلى خمسة سجلات) لضمان وجود مجلد فردي.

يتم ترتيب السجلات في المجلد أبجديًا. في حالة وجود سجلين أو أكثر لنفس الاسم، يتم ترتيب السجلات حسب التاريخ مع وجود أحدث تاريخ في المقدمة.

تشمل مزايا النظام الأبجدي ما يلي:

• إنه نظام مباشر. ليست هناك حاجة للإشارة إلى أي شيء باستثناء الملف للعثور على السجل
  ترتيب القاموس سهل الفهم.

• يتم فحص الخلل في الملاءمة بسهولة عن طريق التسلسل الأبجدي.

طريقة التخزين الرقمية

تحت طريقة التخزين الرقمية، يتم إعطاء السجلات أرقامًا ويتم ترتيبها في تسلسل رقمي عند تخزينها. الطريقة الرقمية مفيدة بشكل خاص للمؤسسات التالية:

• شركات التأمين التي تحتفظ بسجلات حسب أرقام البوليصة.

• شركات المحاماة التي تخصص أرقامًا للقضايا و / أو العملاء.

• الوكالات العقارية التي تسرد العقارات برقم الكود.

يتكون الملف الرقمي الفعلي من أربعة أجزاء أساسية:

• ملف رقمي.

• ملف عام أبجدي.

• الفهرس الأبجدي (ملف يحتوي على أسماء الأفراد والمؤسسات والشركات مع الرقم المخصص لكل منها).

• سجل الوصول (ملف يحتوي على قائمة بالأرقام التي تم استخدامها.

في الممارسة العملية، إليك كيفية عمل الطريقة الرقمية:

• عندما يكون المستند جاهزًا للإيداع، يتم الرجوع إلى الفهرس الأبجدي للحصول على الرقم الذي يتوافق مع الاسم الذي سيتم حفظ السجل به.

• يتم وضع الرقم الذي تم إنشاؤه على المستند – يتم وضع المستند في ملف رقمي
  إذا كان اسم الملف جديدًا ولم يتم إنشاء أي رقم، فيمكن وضع المستند في الملف الأبجدي حتى تتوفر سجلات كافية لهذا الاسم لقلم ملف رقمي فردي.

• إذا كان من الضروري إنشاء ملف رقمي جديد، يتم الرجوع إلى سجل الانضمام لتحديد الرقم التالي الذي سيتم استخدامه.

طريقة التخزين الجغرافي

هناك اختلاف آخر في النظام الأبجدي وهو طريقة التخزين الجغرافي التي يتم فيها تجميع السجلات ذات الصلة حسب الموقع. يعتبر الحفظ الجغرافي طريقة مباشرة إذا كنت تعرف مكان الملف المطلوب. إذا لم تقم بذلك، فهو نظام غير مباشر ويتطلب ملف فهرس جغرافي منفصل في نظام مادي أو الكلمات الأساسية المناسبة (المعرفات الفريدة) التي تم إعدادها لنظام إلكتروني حتى تتمكن من الاستعلام عن النظام بعدة طرق. يعد التسجيل الجغرافي مفيدًا بشكل خاص لهذه الأنواع من المؤسسات:

• شركات المرافق التي تعتبر أسماء الشوارع وأرقامها ذات أهمية قصوى في استكشاف الأخطاء وإصلاحها.

• الشركات العقارية التي تتبع القوائم حسب المنطقة.

• مؤسسات المبيعات المهتمة بالموقع الجغرافي لعملائها.

• الوكالات الحكومية التي تقدم السجلات حسب الولاية أو المقاطعة أو أي قسم جغرافي آخر.

طريقة التخزين المتتالية

في طريقة التخزين المتتالية، والتي تسمى أيضًا حفظ الرقم التسلسلي أو المستقيم، يكون كل رقم عبارة عن وحدة فهرسة. تتم مقارنة الأرقام الأولى من الرقم لتحديد ترتيب التسجيل. عندما تكون الأرقام الأولى هي نفسها، تتم مقارنة الأرقام الثانية وهكذا. قد تكون الأرقام المستخدمة جزءًا من السجل نفسه، مثل رقم في فاتورة، أو قد يكون الرقم مكتوبًا في السجل. كلما تمت إضافة كل سجل جديد إلى النظام، يصبح الرقم المخصص أعلى.

طريقة تخزين أرقام المحطة

طريقة تخزين الأرقام النهائية هي شكل آخر من أشكال الإيداع الرقمي. في الطريقة الرقمية الأساسية، كلما زادت الملفات، زادت الأرقام المخصصة. يجب وضع كل ملف جديد خلف جميع الملفات ذات الأرقام المنخفضة، مما يعني أن ترتيب الملف يتم توسيعه في الخلف.

قد يكون هذا الترتيب غير مريح. أحد البدائل هو استخدام التسجيل ذي الرقم الطرفي الذي يتم فيه تقسيم الرقم إلى ثلاث مجموعات من الأرقام. مثال: 129845 يصبح 12-98-45. بإضافة الأصفار إلى يسار رقم أصغر، يتم إنشاء ثلاث مجموعات. الرقم 68559 يصبح 06-85-59. والغرض من ذلك هو الإشارة إلى مجموعات الأرقام الأولية (الأولى) والثانوية والثالثية (النهائية). تخبر هذه الأرقام الأولية والثانوية والثالثية موقع السجل.

حلول الملفات الطبية

الأنظمة المتنقلة لتخزين الملفات الطبية، يمكن لأنظمة التخزين المحمولة عالية الكثافة زيادة المساحة المتاحة لديك إلى أقصى حد مع توفير مساحة واسعة لتخزين جميع الملفات والمستلزمات الطبية في المرافق الخاصة بك. يمكن أن تستوعب الأنظمة المتنقلة أرفف، وأكواب صغيرة، وأدراج، وأبواب وأكثر لتناسب جميع أنواع احتياجات التخزين. ستسمح العربات المتنقلة لمساحتك بأن يكون لديك ممر واحد فقط بينما تحتوي الأرفف التقليدية وخزائن الملفات الثابتة على قدر ثابت من الممرات، مما يخلق مساحة أكثر إهدارًا.