ما هي سياسات مكتب الدخول والخروج في السجلات الطبية؟

سياسات مكتب الدخول والخروج:

تتأثر سياسات إدخال المرضى بعوامل ذات أهمية كبيرة، مثل نوعية المرض وخطورته وعدد الأسرّة في المستشفى والتخصصات الطبية المتوافرة وأنظمة سياسات مكتب الدخول والتعليمات المعمول بها. لذلك فإن تفاصيل هذه السياسات يجب أن تحدد بشكل واضح من قبل إدارة المستشفى وأن يكون العاملون في مكتب الدخول والخروج على علم تام بتفاصيل هذه السياسات.

أهم العناصر التي تشتمل عليها سياسات مكتب الدخول:

• سلطة الأمر بدخول المستشفى: يدخل المريض إلى المستشفى بناءً على تفويض أو أمر خطي يوقعه أحد الأطباء الذين لهم حق أن يمارسوا العمل الطبي في المستشفى. ولا يسمح عادة للأطباء المتدربين الامتياز بإدخال المرضى إلى المستشفى، حيث تحصر بعض المستشفيات سلطة الإدخال بالأطباء الاختصاصيين فقط، ويستثنى من ذلك الحالات الطارئة التي يتم إدخالها بواسطة الطبيب المناوب سواء كان اختصاصية أو لم يكن.
  

• تحديد المناطق الجغرافية التي يخدمها المستشفى: قد يحدد النظام الصحي في البلد المناطق الجغرافية التي يخدمها المستشفى. وفي هذه الحالة يجب أن تحدد سياسة الإدخال في هذه المناطق والاستثناءات المسموح بها كالحالات الطارئة أو الحالات التي تحتاج لتخصصات طبية محددة غير موجودة في المناطق الجغرافية التي لا يخدمها المستشفى.
  
• تحديد فئات السكان التي يخدمها المستشفى: تخدم بعض المستشفيات فئات معينة من السكان. وفي مثل هذه الحالة يجب أن تحدد سياسة المستشفى الفئات التي يسمح بإدخالها والاستثناءات المسموح بها كالحالات الطارئة أو الحالات التي تحتاج إلى تخصصات طبية غير متوفرة خارج هذه المستشفيات.
  
• تحديد أولويات الدخول: من الأهمية بمكان وجود قواعد وتعليمات واضحة تحدد أولويات دخول المرضى إلى المستشفى وخاصة في الحالات التي يكون فيها عدد المرضى المتحولين للدخول أكبر من عدد الأسرّة المتوافرة في المستشفى.
  وفي حالة عدم توفر أسرة كافية فإن أولوية الدخول تُعطى للحالات الطارئة التي تهدد الحياة أو التي قد تؤدي إلى إعاقة المريض، حيث يتم إدخال المريض فورا إلى المستشفى بما يتفق مع نوع المستشفى والتخصصات الطبية التي يشتمل أي سریر خال في المستشفى، أما الحالات المرضية العادية التي لا يؤدي تأخير دخولها إلى أي ضرر للمريض فإنها توضع على قائمة الانتظار طبقأ لتتابع تحويلها إلى مكتب الدخول. والطبيب المعالج هو الذي يحدد إذا كانت الحالة طارئة أو عادية، فهو الأقدر على تشخيص الحالة المرضية وبيان مدى خطورتها وأهمية إدخالها.
  
• تحديد نوعية الحالات المرضية: تحدد قوانين وأنظمة المستشفى الحالات المرضية التي يمكن معالجتها وإدخالها إلى المستشفى بما يتفق مع نوع المستشفى والتخصصات الطبية التي يشتمل عليها. فالمستشفى الذي لا يوجد فيه قسم للأمراض النفسية يجب أن يحدد إنه لا يقبل دخول حالات الأمراض النفسية والمستشفى الذي لا يوجد به قسم للولادة يجب أن يحدد أن لا يقبل دخول حالات الولادة وهكذا. وكقاعدة عامة يمكن القول بأنه باستثناء الحالات الطارئة يجب أن تكون الحالات المرضية التي يتم إدخالها الى المستشفى منسجمة مع التخصصات الطبية المتوافرة فيه.
  
• تحديد ساعات العمل: يعمل مكتب الدخول عادة لمدة أربع وعشرين ساعة يومياً ودون توقف. ومن الضروري الاهتمام بتدريب الموظف المناوب الذي يعمل بعد ساعات الدوام الرسمي ليكون ملماً بكافة سياسات وإجراءات مكتب الدخول والخروج.
  
• تحديد البيانات التي يجب أخذها من المريض أو ولي أمره: يحدد نظام المستشفى الداخلي البيانات الاجتماعية والإدارية التي يجب على مكتب الدخول استكمالها لكل مريض. وتشتمل البيانات الاجتماعية على معلومات تعرّف المريض مثل الاسم والعمر والجنس والحالة الاجتماعية والتأمين الصحي والعنوان. أما البيانات الإدارية فإنها تشتمل عادة على الرقم الطبي وتاريخ الدخول والتشخيص والطبيب المعالج والقسم السريري وكيفية التحويل ونوع الحالة المرضية سواء مرض أو حادث.
  
• تحديد التفويضات والتعهدات التي يجب أخذها من المريض أو من ولي أمره: حيث تشترط معظم المستشفيات أخذ التفويضات التالية عند إدخال المريض إلى المستشفى:
  
  • التفويض بإجراء المعالجة اللازمة.
    
    • التفويض بإجراء العملية.
      
      • التعهد باحترام أنظمة وتعليمات المستشفى.
        
• تحدد سياسة المستشفى أيضاً الموافقات الاختيارية التي يستطيع المريض أو ولي أمره توقيعها أو رفضها ومن الأمثلة على هذه الموافقات ما يلي:
  
  • الموافقة على إعطاء معلومات طبية عن حالة المريض لبعض الجهات.
    
    • الموافقة على التشريح.
      
      • الموافقة على التبرع بأحد أعضاء أو أجزاء الجسم.
        
• التبليغ عن الحالات الخطرة: تحدد سياسة المستشفى الإجراءات التي يجب اتباعها عندما يقرر الطبيب وضع المريض على كشف الحالات الخطرة. ويعتبر مكتب الدخول مسؤول عن تبليغ ذوي المريض الذي يوضع على كشف الحالات الخطرة وعن تبليغ الجهات المختصة التي تحددها إدارة المستشفى. وعندما تزول درجة الخطورة عن المريض ويقرر الطبيب رفع المريض عن كشف الحالات الخطرة يتم إشعار مكتب الدخول لاتخاذ الإجراءات اللازمة وإبلاغ المعنيين بذلك.
  
• التبليغ عن الأمراض السارية: تحدد عادة السلطات الصحية الأمراض السارية التي قد تشكل خطورة على صحة المجتمع وتطلب من المستشفيات تبليغها عن هذه الحالات فور التثبت من وقوعها. فإذا تأكد الطبيب من إصابة المريض بأحد هذه الأمراض يقوم بتعبئة وتوقيع نموذج إخبارية مرض ساري وإرساله إلى مكتب الدخول الإعلام الجهات المختصة.
  
• الاحتفاظ بالنقود والأشياء الثمينة: لا تشجع سياسات الإدخال في معظم المستشفيات المرضى بالاحتفاظ بالنقود والأشياء الثمينة أثناء إقامتهم في المستشفى، وتطلب منهم تركها في المنزل. وتطلب بعض المستشفيات من المريض أو ولي أمره التوقيع على تعهّد بعدم حمل أشياء ثمينة أو نقود أثناء إقامته؛ وذلك لإخلاء طرف المستشفى من أية مسؤولية في حالة فقد أن هذه الأشياء داخل المستشفى.
  وفي حال وجود أشياء ثمينة لا يستطيع المريض تركها في البيت يمكن حفظها في مكتب الدخول في صندوق خاص بالأمانات. إذ توضع هذه الاشياء داخل مغلف خاص يحمل اسم المريض وينظم بها وصل أمانات من نسختين، تسلم النسخة الأولى للمريض والثانية تحفظ مع مغلف الأمانات في السجل الطبي. وتعاد هذه الأشياء عند خروج المريض من المستشفى.
  
• التبليغ عن الولادة: يتولى مكتب الدخول غالبية مسؤولية تبليغ دائرة الأحوال المدنية عن الولادات التي تحدث داخل المستشفى، وتحدد سياسة الإدخال في المستشفى البيانات التي يجب تسجيلها عن المولود والوالدين والموظف المخول بتوقيع نموذج تبليغ الولادة الذي يرسل لدائرة الأحوال المدنية.
  
• التبليغ عن حالات الوفاة: مكتب الدخول مسؤول عن تبليغ دائرة الأحوال المدنية عن كل وفاة تحدث داخل المستشفى. ويستثنى من ذلك الوفاة القضائية، حيث يقوم المدعي العام والطبيب الشرعي بالتبليغ عنها بعد الكشف على الجثة.
  

بيانات نموذج تبليغ الوفاة:

ويتم التبليغ عن حالات الوفاة عادة على نموذج خاص يصدر عن دائرة الأحوال المدنية ويوزع على كافة المستشفيات في البلد. ويشتمل نموذج تبليغ الوفاه على ثلاث مجموعات رئيسية من البيانات هي:

• بيانات عن المتوفي وتشتمل على الاسم والجنس والدين والمهنة والجنسية وتاريخ ومكان الولادة والحالة الاجتماعية ومكان الإقامة وتاريخ الوفاة ومكان الوفاة.
  
• بيانات عن المبلغ وتشتمل على اسم المبلغ ومكان إقامته وإقرار بأن جميع البيانات في هذا التبليغ صحيحة والتاريخ والتوقيع.
  
• شهادة الوفاة الطبية وتشتمل على البيانات التالية:
  
  
  • السبب المباشر.
    
    • السبب غير المباشر.
      
    • أمراض أخرى ساعدت على الوفاة وليس لها علاقة بالسبب المباشر.
      
    • المدة بين حدوث السبب والوفاة.
      
    • اسم الطبيب وتوقيعه والتاريخ.
      وتحدد سياسة المستشفى الجهة المسؤولة عن غرفة الموتی واستلام وتسليم الجثث، والتي غالباً ما تكون مكتب الدخول والخروج. ويتم تسليم الجثة لذوي المتوفي بعد توقيع أحد الاقارب على نموذج استلام الجثة. وينظم هذا النموذج على نسختين، تسلم النسخة الأولى لذوي المتوفي لإتمام إجراءات الدفن وتحفظ النسخة الثانية في مكتب الدخول والخروج إشعاراً بتسليم الجثة.
      
• تحديد مسؤولية خروج المرضى: لا يجوز خروج أي مريض من المستشفى بدون أمر خطي من الطبيب المعالج، وإذا أصرّ أحد المرضى على الخروج على مسؤوليته عليه التوقيع على نموذج رفض المعالجة. وإذا ترك أحد المرضى المستشفى بدون أمر خروج ولم يوقع على نموذج رفض المعالجة فإن ذلك يعتبر هروباً من المستشفى. ويجب إبلاغ الجهات الأمنية بذلك.