ما هي خطوات كتابة التقارير؟

خطوات كتابة التقارير الجيدة:

الكتابة فن يجب اتقانه بكل أشكاله وأنواعه، ومن هذه الأنواع التقارير ومن أجل كتابة تقارير هادفة وواضحة ومقنعه يجب اتّباع الخطوات التالية:

• اختيار موضوع التقرير: وهي أول خطوة من خطوات كتابة التقرير، وهي توضّح ماذا سيكون موضوع التقرير ومن أجل اختيار موضوع مميز يجب اتباع ما يلي:

1- في البداية يجب التعرف على شكل التقرير، فهي تختلف حس نوعها فيما إذا كان تقرير إداري أو رسمي أو دراسي، فيجب التعرف على كيفية تنسيقه وشكله، وهنالك كتيّب إرشادات يوضّح هذه النقاط ويقدم من قبل الجهة المراد تقديم التقرير لها.

2- في حال أن الموضوع لم يكن موضّح، فيجب البحث عنه والتجهيز له بشكل جيد، فيختار الكاتب موضوع مهم ومحبوب لدى المجتمع، وهذا لجذب أكبر عدد من القراء له.

3- يفضل أن لا يكون التقرير موضوعه طويل وفيه توسّع بالكتابة؛ لأن هذا يتسبب في ضياع القارئ وتشتته عن الفكرة الرئيسية.

• البحث عن المعلومات: هنالك قواعد وأسس يجب اتباعها عند البحث عن المعلومة من أجل كتابة تقرير بطريقة مقبولة، وهي:

1- البحث عن مصادر ومراجع موثوقة جداً، بمعدل مصدرين موثوقين في كل صفحة، ويمكن أيضاً الاستعانة بالدراسات الميدانية أو أي دراسات أخرى.

2- الاستعانة بالمكتبات، وطلب مساعدة أمين المكتبة؛ حيث أن مهمته تكمن في مساعدة الآخرين على البحث الصحيح.

3- في حال كان البحث عن طريق الإنترنت، فيجب الانتباه إلى المصدر لأن في هذه الحالة من الممكن لاي شخص أن ينشر ما يريد عبر هذه الوسيلة، ولذلك يجب الأخذ من مواقع حكومية أو منظمات أو مواقع مقالات معتمدة وموثوقة.

4- يمكن الاستعانة بالمصادر للتقارير التي تكتب عن مواضيع مماثلة.

5- عند كتابة المصادر يجب ذكر اسم الكتاب ومؤلفه، وإذا كان اقتباس فيجب ذكر ذلك.

6- العناوين التي سيشملها التقرير يجب أن يتم ترتيبها بشكل جيد.

• كتابة مسودة: وهي الشكل الأول للتقرير، ويجب كتابته كمسودة من أجل إمكانية التعديل والتنسيق، واتباع التعليمات المقدمة من الجهة المراد إرسال التقرير لها من حيث حجم الخط، الهوامش، جدول المحتويات، العنوان، وأيضاً من الأفضل عمل مشروحات للتقرير يبيّن فيه الكاتب موضوع التقرير وأهدافه ونتائجه.

• مراجعة أخيرة للتقرير: وهي دائماً الخطوة الأخيرة بعد الانتهاء من الكتابة، وتشمل مراجعة الأخطاء الإملائية، مراجعة كل الجمل، التأكد من مطابقة محتوى التقرير مع مطاليبه، ومن الأفضل  أيضاً طلب مساعدة من مدقق موثوق لضمان الدقة في هذه الخطوة.