تتم معالجة معظم المعاملات في الشركات أو المنظمات من خلال الحسابات الدائنة عند إجراء الدفع النقدي، حيثُ أنّ التوثيق الصحيح هو جزء من وظيفة الصرف النقدي الفعّالة، ويجب تسجيل جميع المدفوعات النقدية في السجلات

عند استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق، التي تعترف بالإيرادات عند اكتسابها والمصروفات عند تكبدها، تستخدم الشركات ثلاثة بيانات مالية رئيسيةوهي: بيان الدخل أو الربح والخسارة والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي

إذا كانت الشركات أو المنظمات كبيرة بما يكفي، فغالباً ما يكون لكل رئيس قسم الإشراف على الميزانية الفرعية لإداراتها، لذلك فإنّ رئيس الوظيفة المالية، المدير المالي أو المراقب المالي أو كبير المحاسبين، يُدير الميزانية النقدية للشركة.

تقوم الشركات بإنشاء وتعقب وتعديل الميزانيات لتحديد وتخصيص الموارد عبر عملياتها، ونظراً لأنّ المال والموظفين هما الموردان الأساسيان المخصصان، وعادةً ما تتحكم الإدارة المالية في عملية إعداد الميزانية الإجمالية.

يولي أصحاب الأعمال الصغيرة ودائنوهم اهتماماً خاصاً للبيانات المالية الرئيسية الثلاثة وهي: الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية، حيثُ يتمتع المديرون ببعض السلطة التقديرية في الأساليب التي يستخدمونها

إنّ الميزانيات هي أدوات لإدارة وتخطيط نفقات الأعمال، وتعتمد هذه الاستراتيجيات والخطط على كل من الأهداف العامة للشركة وتوافر الأموال في نقاط زمنية محددة، وتحدد ميزانية التشغيل مقدار خطط العمل التي يجب إنفاقها

من المُمكِن أن يُساعد بناء الميزانية النقدية، الشركة في الاحتفاظ باحتياطي نقدي لتمويل العمليات الجارية، وذلك لأنّ الميزانية النقدية تحاول التنبؤ بالتدفق النقدي المستقبلي، وتُساعد الميزانية النقدية أيضاً الشركة

إنّ الميزانية النقدية والتدفقات النقدية للشركة ليست واحدة، ومع ذلك فهي مرتبطة ارتباطاً وثيقاً وكلاهما ضروري لتزويد صاحب العمل أو المدير بمؤشر لمبلغ إجمالي النقد المتاح، وفي الواقع فإنّ التدفقات النقدية الداخلة للشركة

من المُمكِن للمديرين التنفيذيين فحص بيان التدفق النقدي للشركة لتحديد ما إذا كان بإمكان الشركة تحمل التوسع، حيثُ سيستخدمه المساهمون لتحديد احتمالية قدرة الشركة على دفع أرباح الأسهم، وسيرغب الموردون الذين يفكرون