المهام الأساسية في Outlook

ينظّم (Outlook) رسائل البريد الإلكتروني والتقويمات وجهات الاتصال والمهام وقوائم المهام، كل ذلك في مكان واحد. حيث تبدأ تلك المنظمة بحساب البريد الإلكتروني. ومن هناك يمكن البدء في العمل مع رسائل البريد الإلكتروني، وتحويلها إلى مهام أو مواعيد وتخزين المعلومات حول الأشخاص الذين يتفاعل معهم المستخدم في جهات الاتصال الخاصة به حتى لا يضطر أبدًا إلى تذكر عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف.

البدء في أوت لوك:

أول إجراء للمستخدم هو إعداد حساب (Outlook) الخاص به. بعد ذلك، سيكون جاهزًا لبدء تلقي البريد الإلكتروني وإرساله واستخدام التقويم وإنشاء جهات اتصال والعمل مع مهام (Outlook).

شريط الوصول السريع – Quick access bar:

يُعدّ شريط الوصول السريع جزءًا مهمًا من تجربة (Outlook). وهي طريقة سهلة للتنقل بين أفضل ميزات (Outlook) البريد والتقويم والأشخاص والمهام. يُضاف الشريط إلى علامات التبويب والأشرطة القياسية التي توفر مجموعة متنوعة من الأدوات والخيارات للمساعدة في استخدام (Outlook) وإدارته. بحيث يظهر شريط الوصول السريع، الذي يقع عادةً في الجزء السفلي من نافذة (Outlook) بناءً على الإعدادات المحددة، إما أسماء الأزرار أو الرموز المقترنة بأسماء الميزات.

يمكن تغيير ما يظهر على شريط الوصول السريع، كما يمكن التحكم في الأزرار (أو الرموز) التي تظهر على شريط الوصول السريع وحتى الترتيب الذي تظهر به، لإجراء ذلك يمكن اتباع الخطوات التالية:
1. اختيار المزيد (More)> خيارات التنقل (Navigation Options).
2. في مربع الحوار خيارات التنقل (Navigation Options)، نقوم بما يلي:
لتغيير عدد الأزرار أو الرموز التي تظهر على الشريط نقوم بزيادة أو تقليل الإعداد الافتراضي لـ 4 لأقصى عدد من العناصر المرئية (Maximum number of visible items).
لعرض الرموز بدلاً من الأسماء، تحديد خانة الاختيار التنقل المضغوط (Compact Navigation).
لإعادة ترتيب كيفية سرد الأزرار أو الرموز، تحديد عنصرًا في مربع العرض بهذا الترتيب (Display in this order)، ثم اختيار تحريك لأعلى (Move Up) أو تحريك لأسفل (Move Down).
3. اختيار موافق (OK).

البريد – Mail:

يمكن إضافة توقيع إلكتروني ومرفقات إلى رسائل البريد الإلكتروني بعد إنشاءه.
إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة:
1. من أي مجلد بريد (مثل صندوق الوارد)، اختيار بريد إلكتروني جديد ( New Email).
2. عند الانتهاء من إنشاء البريد الإلكتروني، اختيار إرسال (Send).

إضافة توقيع بريد إلكتروني إلى الرسائل:

يمكن إنشاء توقيعات مخصصة تظهر في الجزء السفلي من الرسائل. ويمكن أن تتضمن التوقيعات نصًا أو صورًا أو بطاقة عمل إلكترونية أو شعارًا أو حتى صورة لتوقيع بخط اليد.
إنشاء توقيع:

1. في رسالة جديدة، اختيار التوقيع (Signature)> التوقيعات (Signatures).
2. في علامة التبويب توقيع البريد الإلكتروني (Email Signature)، اختيار جديد ( New).
3. كتابة اسمًا ثم اختيار موافق (OK).
4- ضمن اختيار التوقيع الافتراضي (Choose default signature)، القيام بما يلي:

• في قائمة حساب البريد الإلكتروني ( E-mail account)، اختيار حساب بريد إلكتروني لربطه بالتوقيع.
  
• في قائمة الرسائل الجديدة (New messages)، يجب اختيار التوقيع المراد إضافته تلقائيًا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة. وفي حال عدم الرغبة في تسجيل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، فيمكن تجاهل هذا الخيار لأن (none) هي القيمة الافتراضية.
  
• في قائمة الردود / إعادة التوجيه (Replies/forwards)، اختيار التوقيع المراد إضافته تلقائيًا (تسجيل تلقائي) عند الرد على الرسائل أو إعادة توجيهها. خلاف ذلك، قبول الخيار الافتراضي (none).
  

5. ضمن تحرير التوقيع (Edit signature)، يجب كتابة التوقيع، ثم اختيار موافق (OK).

إضافة توقيعًا – Adding a signature:

في رسالة جديدة، يجب اختيار التوقيع، ثم اختيار التوقيع المراد.
إعادة توجيه أو الرد على رسالة بريد إلكتروني:

1. على الشريط أو في جزء القراءة، اختيار رد أو الرد على الكل أو إعادة توجيه (Reply, Reply All, or Forward).
2 في المربع (To ،Cc ،or Bcc)، نقوم بأحد الإجراءات التالية:

• لإضافة مستلم، يجب النقر في المربع المناسب وإدخال اسم المستلم.
  
• لإزالة مستلم، يجب النقر في المربع المناسب واختيار اسم المستلم، ثم الضغط على حذف.
  

إضافة مرفقا إلى رسالة بريد إلكتروني:

لمشاركة ملف، يمكن إرفاقه برسالة. يمكن أيضًا إرفاق عناصر (Outlook) أخرى، مثل الرسائل أو جهات الاتصال أو المهام، حيث يمكن إرفاق مف وورد أو إكسل إو أي نوع من الملفات.
1. إنشاء رسالة جديدة أو اختيار رسالة موجودة واختيار رد أو الرد على الكل أو إعادة توجيه (Reply ،Reply All ،or Forward).
2. في نافذة الرسالة،نقوم باختيار رسالة (Message )> إرفاق ملف (Attach File).