إدارة المراسم

مفهوم إدارة المراسم:

إنَّ كلمة المراسم تستعمل في الحقل الدبلوماسيّ المرادفة لكلمة بروتوكول والتي تعني قاموسياّ نظام التشريفات الدبلوماسيّة والعسكريّة.
فهي الإجراءات ونظام الأسبقيّة والتشريفات المعمول به في العمل الدبلوماسيّ، فالمراسم كإدارة هي علم لتنظيم العلاقات الاجتماعية في محيط العمل أو داخل الأسرة وحتى بين المجموعات الاجتماعية المختلفة الرسميَّة والشبه رسمية.
أمّا اصطلاحاً فتعرّف إدارة المراسم على أنّها مجموعة من الإجراءات، التنظيمات والأساليب المتَّبعة في قواعد الأسبقيّة وعقد المؤتمرات والاجتماعات، وكذلك تشمل إدارة المراسم التصرفات والمراسلات الرسمية والوثائق الخطيّة.

أنواع المراسم:

مراسم الدخول والخروج:

في الدخول والخروج تكون الأولوية إلى ضيف الشرف ثمَّ الداعي، على أن يسبقها مدير المراسم أو معاونوه، لا يجوز الدخول أوالخروج قبل الشخصيات الأعلى مقاماً أو سِنَّاً أو حتى قبل السيدات.
ومن الجدير بالذكر أنّه لا يليق أن يبقى المدعو بعد انصراف المدعوين إلّا إذا دعي لذلك من قبل الداعي، حيث أنّه ليس هنالك ما يدعو أحدهم إلى مصافحة جميع المدعوين عند الانصراف تكفي انحناءه مع ابتسامة لمن يكون بالقرب منه.

مراسم السير على الأرصفة:

يطبِّق السير على الأرصفة البروتوكول المتعلِّق في المواكب مع مراعاة بقاء ضيف الشرف، وعليه إمّا أن يكون في الوسط إذا كان عدد الأشخاص ثلاثة أو اقرب ما يكون إلى الأبنية بعيداً عن حافّة الرصيف إذا كان عدد الأشخاص اثنين فقط ذلك للحفاظ على الضيف من خطر السيارات المارَّة.

مراسم صعود الدرج والنزول منه:

الأسبقيّة هنا لضيف الشرف والدَّاعي معاً على أن يسبقها مدير المراسم أو معاونوه للتوجيه، ثمّ يتبعها باقي المدعوين حسب أسبقيّتهم.
ويراعي عند النزول أن يسبق ضيف الشرف أو السيدات شخص رسمي لمساعدتهم عند اللزوم، أمّا في البروتوكول غير الرسمي فقد جرى العرف على صعود الرجال قبل السيدات.

مراسم تقديم التهاني:

في بعض المناسبات السعيدة كالأعياد جرت العادة على تبادل التهاني بين المسؤول أو مدير المنظمة والعاملين ويكون بطريقتين منها:
أولاً: أن يقوم المسؤول نفسه بزيارة المنتسبين في مواقع عملهم لتقديم التهاني.
ثانياً: وهي الطريقة الشائعة، فيقوم رؤساء الدوائر أو مديرو الأقسام مع موظفيهم بزيارة المسؤول لتقديم التهاني، ويكون مدير المراسم في هذه الحالة موجوداً لتنظيم هذه الزيارات وإدخال المجاميع بالتناوب وحسب نظام الأسبقيّة المعمول به في تلك المنظَّمة.

مراسم المصعد الكهربائي:

الأولوية هنا إلى ضيف الشَّرف ثمَّ الداعي على أن يرافقهما مدير المراسم أو معاونوه ليقوم بالمساعدة اللازمة، ويجوز أن يرافقهم أحد الأشخاص الرسميين البارزين إذا كان المصعد يتسعهم بسهولة.
يؤمن في جميع الأحوال فتح باب المصعد عند الدخول وعند الخروج من قبل أحد الشخصيات، أمّا بشكل عام فالأسبقيّة للخارجين من المدخل لا الداخلين عليه، ويستحسن عدم التدخين في المصعد الكهربائي.