اتصالات العلاقة العامة أثناء الأزمة

يتم فهم دور العلاقات العامة في معالجة الأزمة، من خلال عملية الإتصال التي تمثل أساس عمل العلاقات العامة، ويعتبر الاتصال من الأهمية للتعامل مع الأزمة؛ بإعتباره جزءاً مهماً في إدارتها. وتقع على العلاقات العامة مهام اتصالية عندما تقوم بتأدية دورها في مواجهة الأزمات.

المهام الاتصالية التي تقوم بها العلاقات العامة على مستوى الجمهور الداخلي:

• إعلام جميع العاملين في المؤسسة وكافة المواقع بحدوث أزمة، ورفع درجة الاستعداد إلى أعلى مستوى، وتوجيه كل فرد بالتواجد في موقعه والاستعداد إلى المهام المكلف بها.
  
• تقديم بيان موجز أو تعميم رسمي سري بنوعية حدث الأزمة أو الكارثة، مع توضيح الأسباب والإجراءات الواجب القيام بها، ويوزع على العاملين والمساهمين فيها؛ لأنهم سيكونون مقصداً لوسائل الإعلام للحصول على المعلومات.
  

المهام الاتصالية التي تقوم بها العلاقات العامة على مستوى الجمهور الخارجي:

• العمل على أن يجتاز جهاز العاقات العامة الساعات الأولى من الأزمة بثقة وتماسك.
  
• إمداد وسائل الإعلام بكافة حقائق الموقف وتطوراته أولاً بأول، والجهود المبذولة للتعامل مع الأزمة.
  
• التعامل بذكاء مع وسائل الإعلام ؛ للحد من سلبيات وإشباع شراهتها إلى معلومات إبان الأزمة، وبطريقة تكفل عدم تفاقمها.
  
• الصدق والدقة في نقل المعلومات؛ لكسب ثقة الجماهير، وضمان دعمه لموقف المؤسسة في مجال مواجهة الأزمة.
  
• إعداد آلية للرد على استفسارات الجمهور في ما يتعلق بتطورات الأزمة وجهود مواجهتها.
  
• تنظيم دورات تدريبية بهدف خلق ثقافة تنظيمية حول موضوع إدارة الأزمات لدى العاملين والمتخصصين في الإعلام.
  

الناطق الصحفي المتحدث الرسمي بالأزمة:

إن الناطق الصحفي يجب أن يكون ضمن تشكيلة الفريق المسؤول عن مكافحة الأزمة، وأن يقوم بمهمة الشخصية الرئيسية التي تقيم اتصالات مع جميع وسائل الإعلام، ويفضل أن يكون الناطق شخصاً واحداً، غير قابل للتبديل إلا في الحالات الطارئة؛ ليكون موضع ثقة وأمانة من قبل الجمهور.

صفات الناطق الصحفي:

• الخبرة والفهم للأسلوب السليم؛ لمخاطبة الجمهور والأطراف المعنيّة.
  
• العلاقات الجيدة مع أجهزة الإعلام والأجهزة الحكومية.
  
• الصدق والمصداقية والسمعة الطيبة.
  
• موضع ثقةٍ في المؤسسة، والمعروف عنه بالولاء لها.
  
• الذكاء والفطنة وسرعة البديهة والثبات والثقة بالنفس.
  
• أن يكون على مستوى تنظيمي مرتفع.
  
• الحرص على الشرح الأمين والإعلام الصادق للجماهير.