كتابة الخطة مرحلة هامة، حيث يتم تحويل الأفكار ونتائج المناقشات إلى واقع فعلي قابل للتطبيق، حيث يحدد خطوات العمل بدقة، يوضّح الأولويات والسُّلطات والمسؤوليات بشكل بسيط ومحدد. وتحتوي على خطوات إرشادية للعمل التنفيذي في المجالات المختلفة دون إغراق في الجزئيات والتفاصيل وبأسلوب علمي قابل للتطبيق.
عناصر خطة إدارة الأزمة:
- الغلاف: ويحتوي على اسم المُنظّمة، عنوان خطّة الأزمة، عبارة (وثيقة سرية للغاية)، رقم تليفون للطوارىء إجمالي عدد النسخ المتداولة، رقم النسخة نفسها، تاريخ الإصدار يوم، شهر، سنة.
- خطاب التقديم: يشرح للقارىء إمكانية تجنّب بعض الأزمات، أهمية التعامل مع الأزمة وضرورة الاهتمام بعناصر الخطة لضمان نجاحها.
- قائمة المحتويات: تتضمّن المعلومات الأساسية للخطة مُقسَّمة إلى عناصر؛ حتى يسهل الرجوع إلى المعلومات. ومن هذه المعلومات:
- خطاب تقديم.
- إقرار استلام.
- قائمة فريق الأزمة.
- قائمة الاتصالات الثانوية.
- قائمة الاتصالات الرئيسية.
- قائمة بالمخاطر المحتملة للأزمة.
- الخطوات التنفيذية، وفقاً لأولوياتها.
- الاعتبارات القانونية.
- المعلومات السرية.
- قواعد التعامل مع وسائل الأعلام.
- بيان بالتجهيزات المعدة لفريق إدارة الأزمة.
- طرق تقييم مستويات الأداء.
مرفقات خطة الأزمة:
- بطاقات التوثيق: الخاصة بتسجيل مضمون الاتصالات والاستفسارات، موضوعها، مصدرها، الشخص الذي قام بالرد، كيفية الرد والساعة التي تم فيها ذلك.
- بطاقات التقويم: وهي الخاصة بتدوين رأي الفرد في أسلوب أداء الأفراد التابعين، قياداته للخطة، السلبيات والإيجابيات. ويتم مناقشة جميع الإجراءات للاستفادة من الأخطاء ولزيادة فاعلية التخطيط في المستقبل.
