تخزين المصادر الإخبارية والملفات في الأرشيف الصحفي:
يكون من الضروري التأكيد على أنَّ المصادر الإخبارية والتي يتم الحصول عليها من مختلف الشخصيات، أو المؤسسات أو وشهود العيان من أهم المعلومات التي تسعى المؤسسات الصحفية والوسائل الإعلامية بكافة أشكالها إلى تخزينها وتخزين الملفات في مراكز التوثيق والأرشيف الصحفي، كما تسعى إلى تحديد الطرق التي من خلالها يتم تخزين كل من القصاصات، المراجع، النشرات، الخرائط، بالإضافة إلى الصور الصحفية.
كما لا بُدَّ من التركيز على أنَّه من الضروري أن يتم اختيار المعدات والوسائل التي يتم من خلالها تسهيل عملية الحفظ والتخزين في الأرشيف الصحفي، مع أهمية مراعاة اختيار المواد الثقافية والإعلامية الأكثر انتشار وشيوع، ومن أهم المعدات والأدوات المستخدمة:
المظاريف:
حيث يقصد بها الظروف التي يتم استعمالها في حفظ المصادر الإخبارية بالإضافة إلى المواد الإعلامية، مع أهمية التركيز على اختيار كافة الأحجام؛ وذلك بحسب حجم المعلومات والمصادر المحددة، كما يتم حفظ القصاصات والصور الصحفية فيها، بحيث يتم وضع كل موضوع محدد في طرف واحد، مع أهمية عدم خلط كافة الموضوعات الإخبارية داخل الظرف بشكل عشوائي، ومن ثمَّ يتم ترتيبها وفقاً للموضوعات والحروف الأبجدية داخل الأرشيف الصحفي.
وبالتالي لا بُدَّ من التأكيد على أنَّ الظروف تعتبر من أسهل وأبسط المعدات و وسائل الحفظ الصحفي، وعلى الرغم من أنها من أكثر الوسائل انتشارا واستخدام إلى أنها تعاني من مجموعة من المشاكل منها:
- عدم انسجام القصاصات المستخدمة والتي تشتمل على مجموعة من الموضوعات الإخبارية مع بعضها البعض وعدم توافقها ووضعها في ظرف واحد.
- تعتبر الظروف من الوسائل التي تساهم في إهدار الوقت والجهد بالنسبة للجمهور المستهدف أو المسؤول عن الأرشيف الصحفي، وخاصة في ما يتعلق بعملية البحث عن الموضوعات الصحفية.
- كما يكون من الضروري التركيز على عمليات البحث عن ملف معين أو مصدر خبر محدد، فإنه يتم الدخول إلى الظرف ومن ثمَّ بعثرت كافة القصاصات والصور الموجودة داخله، وبعدها يتم البحث عن ما هو مستهدف ومحدد.
الملفات:
حيث يقصد بها الملفات والتي تعتبر من الوسائل القديمة والحديثة في نفس الوقت، بالإضافة إلى أنها ذات صفة اعتيادية، كما تسعى الملفات إلى تثبيت القصاصات والمصادر الإخبارية من خلال استخدام الدبابيس أو الملصقات، بحيث يتم حفظهم بشكل رأسي ومن ثمَّ وضعها على الرفوف او أدراج مخصصة، وعليه فإنه أهم ما يميز الملفات بأنه يتم وضع القصاصات المنسجمة مع بعضها البعض، بحيث لا يتم بعثرت الملفات من أجل الوصول إلى صورة صحفية معينة أو مصدر إعلامي محدد كما هو الحال في الظروف، ومن أهم عيوب الملفات:
- تحتاج إلى وقت من أجل البحث عنها.
- كما لا بُدَّ من التأكيد على أنَّ طريقة الملفات لا توفر الطرق التي يتم من خلالها التعرف على عنوان الموضوع الإخباري أو موضوع الملف، إلا من خلال قراءة كافة العناوين المتواجدة على السطح الأمامي للملف.
الملفات المعلقة:
حيث يقصد بها الملفات التي تتبع لأنواع الملفات الكارتونية، بحيث يتم استعمالها فقط عند عملية تخزين وتسجيل وحفظ الصور الصحفية بكافة أشكالها، بالإضافة إلى أنّه يتم استعمال إطار معدني بحيث ينتهي بالملف بشكل كامل؛ وذلك من أجل تعلقيها وتثبيتها على أطراف الجرارات الحديدية داخل الأرشيف الصحفي، بحيث يتم تخصيص مكان بارز وواضح لها بحيث يكون ذلك من خلال كتابة عناوين للموضوعات الإخبارية المتعددة، بحيث تتميز عن باقي الملفات المستخدمة داخل المؤسسات الإعلامية، وخاصة فيما يتعلق بسهولة الوصول إليها.
الملفات الكارتونية:
حيث يقصد بها الطريقة التي تتبع لأنواع البوكس فايل، حيث يتم من خلالها حفظ مجموعة كبيرة من القصاصات الصحفية، ومن ثمَّ يتم تثبيتها وحفظها على أوراق بيضاء خاصة بها وبشكل متسلسل، كما تعتبر هذه الملفات من أفضل طرق الحفظ للموضوعات والمصادر الإخبارية، كما لا بُدَّ من التأكيد على أنَّه يتم وضع عنوان لموضوع الملف الكرتوني، بحيث يتميز عن الملفات المعلقة بقدرتها على وضع رقم متسلسل على المكعبات التي تشتمل عليها الملفات الكرتونية، بحيث لا يتم إهدار الوقت والجهد من أجل البحث عنها.
الدواليب الحديدية:
حيث يقصد بها الطريقة التي التي تسعى إلى استعمال مجموعة من الأدراج والتي تتراوح ما بين ثنين إلى أربعة أدراج، بحيث تعتبر هذه الطريقة من أكثر طرق الحفظ في الدوائر والمؤسسات الحكومية، حيث يتم وضع الموضوعات على كل درج بالإضافة إلى وضع مجموعة من الملفات، مع أهمية وضع إطار معدني في نهاية كل درج؛ وذلك من أجل عدم ضياع المتلقي في البحث عن الموضوعات والملفات، مع أهمية التركيز على ضرورة وضع أغلفة لكل ملف محفوظ.
