وضع خطة لممارسة نشاط العلاقات العامة:
دراسة شاملة للمؤسسة:
تُعد المرحلة الرئيسية والحيوية للمخطط ويقوم فيها بالاطلاع على كل صغيرة وكبيرة ودراستها بطريقة كاملة؛ من أجل أن يتعرف على وضعها ومشاكلها.
دراسة الجمهور وتشخيصه:
إن دراسة جمهور المؤسسة أمر مهم من أجل أن تتساوى مصالح ورغبات الجمهور مع دراسته، وتتضمّن هذه المرحلة تحديد الجماهير ذات الصلة بالمؤسسة، التي تهتم المؤسسة في كسب رضاها وتأييدها.
تحديد المشاكل:
بعد دراسة المؤسسة والجمهور، تتضح كل المشاكل والعقبات التي تتعرض لها المؤسسة ووظيفة العلاقات العامة في التصدي وحلّها، وبناء على هذا لا بُدّ من التعرف على الجذور الأساسيّة للمشكلة التي وجدت في تفكير الجمهور للتمكن من إحداث التأثير الفعال وإحداث الأثر المطلوب.
معالجة مشاكل الجماهير:
إن كل مجتمع إذا أكان كبير الحجم أم صغير، يتصف بوجود العديد من المشاكل والاختلافات الناتجة عن تباين الآراء والاجتهادات بين أعضاء هذا المجتمع. ولكي يكون الإداري ناجحاً في عمله، يجب أن يقوم بدراسة؛ وذلك لتشخيص هذه المشاكل والاختلافات التي تؤدي إلى عدم سير العمل، ثم وضع أنسب الحلول؛ وذلك في وقت مبكر وقبل فوات الأوان حتى لا تصل إلى درجة الخطورة ولكي يجنب مؤسسته جميع الأضرار المتوقعة نتيجة هذه المشاكل خصوصاً الداخلية منها.
مشاكل الجمهور الداخلي:
ويتضمن التخطيط للجمهور الداخلي في مواجهة مشاكل العاملين، والتخلّص من متاعبهم ومعاناتهم.
مشاكل الجمهور الخارجي:
إن المؤسسة الإنتاجية أو الخدمية التي تريد التوسع، لا بُدّ أن تحاول في العمل على اتساع وانتشار خدماتها أو مبيعاتها، وبالتالي زيادة أعداد المستفيدين من إنتاجها أو خدماتها. وهذا يعني ظهور الصعوبات التي تتعرض لها بحكم تشابك علاقاتها. وإن كل مؤسسة لديها المقدرة في القضاء على ما يواجهها من صعوبات، بالرغم من استحالة التوصل إلى تواصل مثالي خالي من المشاكل التي تحصل بين جماهير المؤسسة.
والقائد الإداري الناجح يقوم على اختيار أسس وبرامج تُحدّ من المعوقات التي تحدث مع الجمهور الخارجي؛ وذلك استمرار حياة عمل المؤسسة من أجل تفيذ أهدافها؛ وبسبب ذلك تتّم الدراسات والبحوث المتعلّقة بكيفية تشخيص نفسية الجمهور الخارجي لإنجاح إتمام عملية التعامل معهم، والتأكد من قبولهم النفسي بطريقة جيدة مع الحفاظ على مصالح المؤسسة.
