عند انتهاء عملية البحث والتخطيط يكون الباحث مستعداً للكتابة، وتتمثل أول خطوة هُنا في وضع خطوط عريضة للعناصر الأساسية التي تقوم عليها الخطبة، وهي: المقدمة، الفكرة الرئيسية، النقاط الفرعية، المعلومات الداعمة لها الخاتمة، فبعد تحديد عناصر تجري الكتابة بسهولة وسرعة.
عناصر كتابة الخطبة في العلاقات العامة:
المقدمة:
تشبه المقدمة في الخطبة مثيلها في الطرائف فهي تُقدّم لموضوع، كما تحدد اللهجة التي تسير عليها الخطبة وتقيم علاقة بين الخطبة والجمهور المستمع، كذلك تجعل الجمهور يحسّ بمشاعر الخطيب ويكتشف مصداقيته.
الفكرة الرئيسية:
تعني بها الفكرة التي يريد بها الكاتب أن يشارك فيها جمهوره، وهناك عدة أنواع من الأفكار الرئيسية وهي الفكرة الحقيقية أو الواقعية والفكرة القيمية التي تقوم على قيمة، فالفكرة السياسية التي تحدد سياسة المنظمة تجاه الموضوع، والفكرة الواقعية تقوم على أن هناك مشكلة معينة أو تغيراً معيناً، وهذا النوع يحقق هدفاً من أهداف العلاقات العامة، التي تُركز على خلق الوعي والاهتمام وبناء الفهم بين الجمهور.
بينما تقوم الفكرة القيمية على مناقشة قيمة شيء ما معين وهي تتصل بأهداف العلاقات العامة، التي تحقق القبول العام لموقف أو اتجاه معين. أمّا الفكرة السياسية فهي تبني على رسم طريق محدد للسلوك وتُشجّع على تطبيقه، مثل الأخذ بمشروع لتعليم الآباء سلوكاً معيناً تجاه الأبناء وكيفية تنفيذه.
المعلومات الداعمة:
يجب التركيز على الموضوع ويجب عدم التعرض لموضوعات أخرى أو أفكار أخرى؛ حتى لا تشتت انتباه الجماهير وتصيبه بالعجز ويجب التركيز على الفكرة وما يتعلق بها من أفكار فرعية، ولا تزاحم معها أفكاراً رئيسية أخرى غير مباشرة، وغير ذات صلة بفكرتك الرئيسية، ودعمها بالمعلومات والأمثلة والشواهد والبراهين والحرص على أن يترك في أذهان الجمهور فكرة واحدة؛ حتى يسهل تذكّرها والتأكييد عليها في الخاتمة.
وضع مقياساً لتقويم نجاح الخطة:
غالباً ما لا تلجأ لبمنظمت وإدارات العلاقات العامة إلى عمل تقييم رسمي يقيس مدى نجاح الخطبة بعد عرضها، لكن ينبغي أن يكون كاتب الخطبة مبدعاً وخلّاقاً، فيما يتعلق بإيجاد مقياس لنجاح الخطبة وتحديد آثارها والنتائج التي حققتها، ويستطيع الكاتب أن يلاحظ أعداد التعليقات ولهجتها التي قد يتلقاها الخطيب، كما يستطيع أن يلاحظ بشكل خاص الشكاوي والانتقادات التي تُعبّر عن اهتمام حقيقي إيجابي أو سلبي، ويمكنه متابعة طلبات العليق على الخطبة ويحدد ما إذا كانت تعبيراً عن تأثير أصحابها بالخطبة، أو إذا كانت تُعبّر عن مصالح المنظمة.
