اختيار الموضوعات التفصيلية في التخطيط للعلاقات العامة في البنوك:
اختيار الموضوعات والأنشطة التفصيلية للبرنامج هو توضيح الخطة توضيحاً دقيقاً بحيث يجعلها مُعدة للتنفيذ، فيقوم مسؤول العلاقات العامة بدراسة الموضوعات المختارة والشخصيات التي يسعى إلى الاتصال بهم، كما أنه يُنظّم جميع التسهيلات اللازمة للتنفيذ، ولا ينبغي التهاون في مرحلة التنظيم مهما كان البرنامج بسيطاً كأن يكون حفلة أو رحلة؛ لأن الناتج النهائي لهذه الأنشطة القصيرة هو الذي يحقق الأهداف العامة للخطة.
ويعتمد تنفيذ البرنامج على فن استخدام عنصري المال والأفراد لتحقيق الأهداف التي سبق تحديدها، ويقوم مدير العلاقات العامة بجدولة البرنامج والتنسيق بين أجزائه المتعددة ليعطي صورة متكاملة عن البنك، وليس عن قسم واحد من أقسامه أو الأفراد الموجودين بداخله، كما يختار الوسائل والأفراد الذين سيقومون بالتنفيذ، ويتولى عملية التوجيه والتنسيق، وأحياناً يبتعد قليلاً ليقوم بدور آخر خطير يتولى فيه تقويم العمل الذي تم، وقياس الإنجاز الذي تحقق.
ومن أجل الحصول على برنامج جيد الإعداد، فلا بُدّ من وجود له الأسس التالية أن يحتوي على معلومات لها مغزى فقد انتهى الوقت الذي كان فيه الجمهور ينجذب لأي حديث صادر عن أحد الوزراء، أو كبار رجال الحكومة أو كبار رجال الأعمال باعتباره من الحكم المـأثورة، فالجمهور في هذه الأيام يتعرض لسيل جارف من الرسائل التي تحاول أن تجذب انتباهه، لذلك نَمَتْ عنده حاسة الانتقاء لما هو هادف ومحدد وعدم الالتفات لِما هو دون ذلك.
ولكي يكون للبرنامج هدف فلا بُدّ أن يحتوي على هدفاً يفيد الجمهور ويستهدف مصلحته، بشكل مباشر ومحدد أن يحوي الجديد المُستساغ، أو الطريف المميز عن غيره من البرامج التي يتعرض لها الجمهور بكثرة كل يوم. وأن يتناول كل الحقائق التي تؤيد دعوته، فلم يُعدّ من المقبول أن تقدم النتائج إلى الجمهور دون المقدمات التي أدت إليها، والبرنامج الناجح هو الذي يجعل الجمهور يصل إلى النتيجة من الحقائق المعروضة في نفس لحظة وصول البرنامج إلى نهايته.
وكون البرنامج مؤثراً إلى أقصى مدى، فالعبارة الواضحة والصوت العذب هما مفتاح الاتصال وأساس استمراره وبدونها يعرض الجمهور عن البرنامج مهما كان قوياً من الناحية المنطقية، ويجب ختيار أفضل الوسائل الإعلامية لنقل الرسالة إلى الجمهورو، هذا يتوقف على العوامل التالية الصفات الخاصة بالجمهور المستهدف من النواحي التعليمية والمهنية والعمرية وغيرها، وما إذا كان البرنامج موجها إلى الجمهور الداخلي أو الخارجي وطبيعة الفكرة أو الموضوع المطروح من حيث درجة البساطة أو التعقيد.
وكما أن هناك أهمية لعامل الوقت بالنسبة للهدف المرجو تحقيقه من البرنامج والوسائل الإعلامية المتاحة داخلياً وخارجياً. ويجب تحديد النفقات المالية التي تتطلبها الوسيلة ومدى تناسبها للهدف من البرنامج ومراعاة التوقيت المناسب فقد يكون توقيت البرنامج عاملاً أساسياً في نجاحه أو فشله، ويُقصد بالتوقيت مواعيد البرنامج من ناحية، وتتابع أجزاء هذا البرنامج من ناحية ثانية.
ومن الضروري اختيار الأوقات التي تناسب استعداد الجمهور للاهتمام بفكرة معينة، فحدوث حريق مدمر يُنبّه الأذهان إلى أهمية الاحتفاظ برصيد معين في أحد البنوك، أو الاشتراك في التأمين ضد الحرائق أو توفير معدات الإطفاء وهنا يكون من المناسب استغلال هذا الحدث للدعوة إلى هذه الأمور، كما أنه من المهم ترتيب موضوعات البرنامج حسب تسلسلها الطبيعي بحيث يؤدي كل موضوع بطريقة منطقية واضحة إلى الموضوع التالي، فمن المنطقي أن تحدد المشكلة أولاً، ثم تحدد الحلول المحتملة، ثم تقيم هذه الحلول.
ويُعدّ نشاط التخطيط صفة أساسية للعلاقات العامة، حيث يتميّز بوضع المنهج الصحيح للعلاقات العامة الداخلية والخارجية؛ من أجل الحصول على الرأي العام في كافة المجالات. والتخطيط يعتمد على التجارب ويأخذ في الاعتبار ظروف المستقبلية ويتنبأ بالمستقبل في حدود التوقعات، حيث أن الخطة المتناسقة تُعبّر عن مجموعة من الخطوات المرحلية اللازم اتخاذها لمواجهة الظروف المستقبلية، خلال فترة زمنية محددة، وممّا لا شك فيه أن ممارسة التخطيط للعلاقات العامة، بالصورة المناسبة يدعم من توجيه الرأي العام نحو الإيجابية والاقتناع بالمنظمة وأنشطتها.
ومن الثابت أن العلاقات بين إدارة البنك والعاملين فيه تنعكس على مستوى أداء هؤلاء العاملين وأساليب تعاملهم مع جهور العملاء، لذلك تحرص جميع البنوك على أن تسود المودة والتفاهم الكامل بين الإدارة والعاملين من ناحية، وبين العاملين أنفسهم من ناحية ثانية، بالإضافة إلى تهيئة قنوات الاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة وبين العاملين لضمان تحقيق الانسجام والتعاون ورفع الروح المعنوية عند الجمهور الداخلي. وفي سبيل تحقيق هذا الهدف يستفيد رجال الإدارة من الدراسات الخاصة بسلوك الأفراد والجماعات إزاء مواقف العمل والتي تنتمي إلى علم العلاقات الإنسانية.
