التنظيم الداخلي لإدارة مراسم العلاقات العامة:
يُعد لإدارة المراسم دور فعال في تنظيم الإجراءات والقواعد المتعلقة بالأسبقيات وإعداد وتنظيم الأعراف والتقاليد التي يجب مراعاتها وتنفيذها في المناسبات المتعددة، حيث أن إدارة المراسم تشمل أعمالها والمهام التي تقوم بها لمختلف أنواع الجماهير الذين تتم تعاملاتهم مع المنظمة، سواء من الجمهور الداخلي والجمهور الخارجي، مثل الوفود، إقامة المؤتمرات أو إذا كان الجمهور الداخلي وهم العاملين في المؤسسة من أفراد وجماعات، على شكل أقسام ووحدات إدارية.
وبالإضافة إلى ذلك تقوم إدارة المراسم بالمهام والواجبات التي ينطبق عليها الصفة الداخلية المتعلقة بالمؤسسة، فدائرة المراسم من خلال اختصاصاتها والأقسام التي تعود لها، ينبغي أن تقوم بتقديم المشورة لأقسام المؤسسة ذات الارتباط بأنشطة إدارة المراسم، حيث أن دائرة المراسم تقوم بالتحضير والتهيئة للمؤتمرات والاجتماعات التي تعقدها كافة الأقسام في المؤسسة، وأيضاً تعمل على مرافقة ومتابعة الوفود التي تصل بدعوة من المديريات المتعلقة بالمؤسسة.
ويُعتبر أيضاً من مهامها الدقيقة أن تقوم بتنظيم المقابلات المتعلقة بالرئيس في المؤسسة التي تتضمن على العاملين والمسؤولين داخل المؤسسة، وأيضاً تقوم بمخاطبة وزارة الخارجية، وبعد مخاطبته تتم مخاطبة السفارة المخصصة من أجل الحصول على صفة الدخول، ويتم أيضاً إعداد البرامج المتعلقة بالاحتفالات والفعاليات والأنشطة المتعددة، التي تعقدها المؤسسة، وكذلك تقوم بتقديم المشورة ورسم أنواع متعددة للإقامات الخاصة بالوفود، ويتم من خلالها إعداد وتحضير المعاهدات والاتفاقيات التي يتم تشكيلها مع المنظمات المشابهة.
حيث أن أساس الترابط في الهيكل التنظيمي يعمل على تأكد أنشطتها وتعزز من قدرة الأشخاص العاملين فيها، وهذا يحتاج إلى وجود العلاقة التنظيمية على قرب من الجهة التي تقوم بإصدار القرار في المؤسسة، وإن لم تكن مرتبطة بشكل مباشر به، وتكون كل أعمالها باعتبارها جزء من الواجبات التي يقوم بها، وجزء من الأنشطة التي يُنفذ بها المسؤول في مؤسسات محددة.
وفي حال وجود التنفيذ العملي للأنشطة والمهام المُختارة من قبل إدارة المراسم؛ فإن كثير من هذه الأنشطة تحتاج إلى اتخاذ قرارات سريعة، بعيداً عن الإجراءات الروتينية، ويجب أن تكون ضمن مسارات العمل الإداري. ومن المهم عدم الفصل بين أنشطة العلاقات العامة وأنشطة إدارة المراسم في المؤسسات المتشابهة.
