العلاقات العّامة هي من المفاهيم الجديدة، الّتي ظهرت في المؤسّسات التربويّة، وتعددت مفاهيمه بالرُّغم من شيوعه في الكثير من أوساط الأعمال، وتُعتبر العلاقات العامّة هي حلقة الوصل بين المُستهلكين أو الجمهور والمؤسّسات، بحيثُ ينقسم الجمهور إلى قسمين هما قسم داخلي الخاص بالعاملين داخل المؤسّسة، وقسم خارجي الخاص بالعُملاء والمُستهلكين، والمؤسّسات المُنافسة، ووسائل الإعلام، وصُنّاع القرار وغيرها.
ما هو دور العلاقات العامّة في المؤسّسات التربويّة؟
تقوم العلاقات العامّة بعدّة أدوار داخل المؤسّسات التربويّة، وهي كما يلي:
- وضع البرامج الخاصّة، بأنشطة العلاقات العامة وتنفيذها بعد اعتمادها.
- تيسير وإنهاء كافة الإجراءات اللّازمة، لمُشاركة الوفود الرّسمية، مثل التأشيرات، والحُجوزات، والاستقبال، والسّكن وغيرها.
- استقبال الزُّوار والوفود الرّسمية، وإنهاء كافة مُتطلبات الضيافة الازمة.
- تجهيز الهدايا التي تُقدمها الإدارة، للوفود الزّائرة ولحفلات التّكريم.
- إقامة حفلات التّكريم والمُعايدة التي تُنظمها الإدارة، وكذلك القيام بكل ما يلزم المُناسبات واللّقاءات والرّحلات والزّيارات.
- تجهيز قاعات الاجتماعات الخاصّة بالإدارة، لكافة الفعاليّات التي تُقام فيها وتهيئتها، بما يلزم إشرافياً وتقنيّاً.
- توزيع الدّعوات للمُناسبات العامّة التي تعقدها الإدارة، وكذلك الدعوات الواردة على المسؤولين.
- المُشاركة في الإشراف على الّلقاءات الدّاخلية والخارجيّة، والبرامج التي تُقيمها الإدارة العامة، والإدارات التّابعة لها، والقيام بدور المُساندة في التنظيم والاستقبال والتنفيذ، وفق تكليف مُدير عام التعليم بذلك.
- التّنسيق مع إدارة الإعلام التربويّ، لتغطية فعاليّات الإدارة فيما يدخل ضمن مهامّها.
- تقديم الخدمات المُيسّرة، لمُراجعي الإدارة بأفضل وأسهل الطُرق، والردّ على استفسارات المُستفيدين، وتوجيههم للإدارات المعنيّة بخدمتهم.
- إعداد التقارير الدوريّة عن كافة أنشطة وإنجازات الإدارة ومعوّقات الأداء فيها، وسُبل التغلُّب عليها، ورفعها لمُدير عام التعليم.
- تحديث دليل هواتف الإدارة، وجعله في مُتناول الجميع، مطبوعاً أو على وسائط إلكترونية، تيسيراً للتواصل بين الإدارات، بما يُحقّق الأهداف بيُسر وسهولة.
- إعداد مشروع الميزانيّة السنوية للإدارة، بالتّنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
- الإشراف على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصّة بالإدارة وأقسامها، وحفظها بشكل يُساعد على استخراجها بيُسر وسهولة.
- تقديم الأنشطة والخدمات التي من شأنها تنمية العلاقات الثّقافية والاجتماعيّة، بين منسوبي الإدارة، وذوي العلاقة من خارج الإدارة، بالتّنسيق مع الجهات المعنيّة، ومن الأمثلة على ذلك إقامة المُلتقيات الثقافية السّنوية، وتصميم لوحة إعلانية للتواصل الاجتماعي، وتقديم التبّريكات، واستضافة شخصيات ثقافية أو اجتماعية رائدة في المُجتمع، وتنفيذ رحلات وزيارات خارجية للمنسوبين.
