نموذج تخطيط العلاقات العامة في شركات التأمين:
وضعت مجموعة شركات التأمين نموذجاً لتحليل المراحل التي تم على أساسها التخطيط للعلاقات العامة، بحيث تقف مع السياسة العامة لهذه المجموعة التي تضم ثماني وأربعين شركة، وبدأ هذا النموذج بتحديد الأساسيات العريضة التي وضعتها الشركة لتنظيم أعمالها والتنسيق بين فروعها وأنشطتها المختلفة، بحيث تبدو صورة هذا التجمع مقترنة بالأداء الحسن والموارد الضخمة.
ويتبع ذلك تحليل المعلومات التي تم جمعها من المصادر المختلفة لتحديد الجماهير المستهدفة، والوسائل الإعلامية والرسائل والموضوعات التي ترمي إلى إحداث تأثير مقصود لتحقيق أهداف محددة، ويضاف إلى ذلك كمرحلة ثالثة في مدخلات الموقف دراسة تحليلية للموقف الحالي للشركة والعوامل المؤثرة عليه وعمليات التنسيق بين الإدارات الفرعية، وبعد تحليل هذه البيانات تكون النتيجة تحديد السياسات العلاقات العامة، والميزانية المخصصة لها، والوقت اللازم للتنفيذ، ثم تترجم هذه الخطة إلى برامج محددة وتترجم البرامج إلى أنشطة تفصيلية.
وتجرى عمليات المتابعة والتقويم لهذه الأنشطة للتعرف على رد وهـكذا تسير العجلة، وفعل الجماهير إزاء السياسات التي تنفذها الشركة لا تتوقف أبداً، فالمتابعة والتقويم مثلاً مرحلة بحث جديدة للوقوف على اتجاهات الجماهير نحو الشركة، وبذلك تكتمل حلقة الاتصال بين المنشأة والجماهير، وتتصل الدائرة الممثلة لعملية العلاقات العامة.
ولكي ينجح التخطيط للعلاقات العامة يجب أن تتوافر له العناصر التالية: تحديد الموارد المتاحة لمواجهة احتياجات الخطة وحجم هذه الموارد ومصادرها، ويجب أن تقسم الخطة إلى أجزاء تُرتب حسب أهميتها، كما يجب أن يكون هناك توقيت محدد لكل مرحلة من مراحل الخطة، وأن يتوافر لتنفيذ الخطة عدد كاف من المتخصصين الأكفاء، وأن تحدد الجماهير المستهدفة وأن تكون خصائصها الأساسية معروفة، كما يجب أن يستهدف التخطيط بالدرجة الأولى تقديم البنك ونشاطاته وسياساته إلى الجماهير، وأن تكون هناك رغبة وعاطفة قوية لدى جميع المشتركين في الخطة لتنفيذها على الوجه الأكمل.
وبالنظر إلى الأهداف التي من المهم تحقيقها، والجماهير التي تستطيع الإدارة أن تختار العناصر البشرية والموارد الفنية اللازمة لإنجاز وظائف العلاقات العامة، كما تتمكن الإدارة من اختيار الوسائل الإعلامية والأنشطة الأخرى التي يمكن ممارستها في داخل البنك، والتعرف على إمكانية الاستعانة بوسائل الاتصال الجماهيرية خارج نطاق البنك.
