أشكال لجان السكرتارية في المؤتمر الصحفي:
حيث يقصد بها اللجان التي يتم استعمالها أثناء عملية الإعداد للمؤتمر الصحفي، حيث تمر لجنة السكرتارية والخدمات في المؤتمر الصحفي بمجموعة من المراحل، منها:
مرحلة ما قبل المؤتمر الصحفي:
حيث يقصد بها المرحلة التي يتم من خلالها تحديد مجموعة من العناصر منها:
- يتم تحديد المواعيد والمواقع التي سيتم إجراء اللقاءات الصحفية الدورية فيها.
- العمل على تسمية الأعضاء المشاركة في اللجنة السكرتارية.
- تحديد الموقع بحيث يكون ذلك من حيث التجهيزات الواسعة أو من حيث الخدمات والمستويات المقدمة أو تحديد موقف السيارات، الأمن، الغرف والتسهيلات المختلفة، بالإضافة إلى تحديد الموقع بالنسبة للمدن والتكلفة.
- العمل على التأكد من صلاحية المواقع التي تم اختيارها، مع أهمية التركيز على ملائمتها لنوع وطبيعة المؤتمر الصحفي، كما يجب إجراء مجموعة من الزيارات المختلفة للمواقع البديلة، بالإضافة إلى زيارة الموقع المحدد لعقد المؤتمر الصحفي.
- إمداد لجنة الترويج بالعديد من التفاصيل المتعمقة حيال الموقع المختار؛ وذلك من أجل إجراء المؤتمر الصحفي مع أهمية التركيز على رصد كافة الاحتياجات المرتبطة بالموقع.
- العمل على الاتصال بكافة اللجان المشاركة في المؤتمر الصحفي، بحيث يتم الاتصال بشكل مخصص بلجنة البرنامج؛ وذلك من أجل الوصول إلى مجموعة من المعلومات والتي ترتبط بمواعيد الوصول والسفر، بالإضافة إلى المتطلبات التي سيتم تزويدها بوجود المشاركين في المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى تحديد احتياجات المشاركين واحتياجات الغرف، سواء كان ذلك من خلال درجاتها أو نوعها ومواعيدها، مع أهمية إجراء مجموعة من الحجوزات اللازمة؛ وذلك من أجل التأكد من جاهزية المؤتمر الصحفي.
- يجب تحديد المطبوعات، بحيث يتم تحديد الكروت التسجيلية المناسبة، كما يتم إعطاء كرت اللون الأزرق للمشاركين في المؤتمر الصحفي، اللون الأصفر للمتحدث واللون الأحمر للصحفي أو الإعلامي، كما يتم إعطاء اللون المخالف لرئيس اللجنة العامة، بحيث يتم تجهيز بعض بطاقات التعارف وأوراق الرسائل والظروف، مع أهمية تحديد طبيعة البرامج والملصقات، البحوث، اللوحات الإرشادية وطباعة الاستمارات المتنوعة.
- يجب تحديد الوجبات والحفلات، والتي قد تشتمل على إعداد المراسم الخاصة بالمؤتمر الصحفي بشكل كامل، بحيث يشتمل على الغذاء وفترات الراحة، بالإضافة إلى حفل ختامي، مع ضرورة التأكيد على فترات الراحة، العشاء والرحلات، بالإضافة إلى الاتفاق مع المطاعم الرئيسية التي سيتم تزويد المؤتمر الصحفي بالواجبات منها، كما يجب تحديد بعض البرامج للمرافقين مع الوفود المشاركة في مؤتمر صحفي.
- ضرورة التأكد من إعداد غرف مخصصة لعمليات الطوارئ التي قد تحدث بشكل مفاجئ أثناء عقد المؤتمر الصحفي، مع أهمية التأكيد على ضرورة ترتيب كافة الإجراءات الأمنية والوقاية.
- يجب الحصول على العديد من المواد والمعدات التي تساهم في تقديم المساعدة الممكنة داخل المؤتمر الصحفي سواء كان ذلك من خلال الإيجار أو الشراء.
- ضرورة اختيار الهدايا بشكل يتناسب مع مستوى الوفود المساهمين في المؤتمر الصحفي، مع أهمية التأكيد على أنواعها وعددها وكيفية توزيعها، وما هو التاريخ المناسب لتسليمها.
مرحلة أثناء المؤتمر الصحفي:
حيث يقصد بها المرحلة التي يتم من خلالها التأكيد على مجموعة من العناصر منها:
- ضرورة التأكد من عمليات النظافة والترتيب داخل المؤتمر الصحفي.
- العمل على التعامل مع كافة لجان التنسيق في المكاتب الأمامية والمتعاقدة مع المؤتمر الصحفي.
- ضرورة الإشراف على كافة المترجمين الذين تم تعيينهم؛ من أجل ترجمة اللغات المتنوعة.
- ضرورة التأكد من كافة القطاعات والإجراءات التي تم حجزها؛ من أجل إجراء المؤتمر الصحفي بحيث يتم التأكد من نظافتها وترتيبها.
- التأكد من أنَّ كافة الأدوات والمعدات التي تم تحديدها ضمن قائمة المعدات والأدوات المستخدمة في مؤتمر صحفي في مكانها.
مرحلة ما بعد المؤتمر الصحفي:
حيث يقصد بها المرحلة التي تأتي بعد عملية الانتهاء من المؤتمر الصحفي، بحيث يتم تحديد مجموعة من العناصر منها:
- ضرورة التأكد من إعطاء الأوامر المتعلقة في الدفع في المؤتمر الصحفي.
- ضرورة التأكد من مراجعة كافة الفواتير، سواء كان ذلك من المطاعم أو وسائل مواصلات أو من الأجهزة أو من الفنادق وغيرها.
- ضرورة العمل على تسليم الأجهزة التي تم استئجارها داخل المؤتمر الصحفي.
- العمل على تقييم وتكريم العاملين.
- ضرورة كتابة التقرير النهائي يؤكد على أهم ما جاء في المؤتمر الصحفي.
- ضرورة التأكد من استلام العلامات والشعارات والأجهزة التي ساعدت على تحقيق أهداف المؤتمر الصحفي.
- يكون من الضروري إعداد ميزانية نهائية تؤكد على المصروفات المالية التي تم صرفها داخل المؤتمر الصحفي في كافة مراحلها، سواء كان ذلك قبل إعداد المؤتمر الصحفي أو أثناء إعداده أو عند الانتهاء من إعداده.
