ما هي الاختصاصات التي تمارسها إدارة مراسم العلاقات العامة في وزارة الخارجية؟

الاختصاصات التي تمارسها إدارة مراسم العلاقات العامة في وزارة الخارجية:

• من المهم الإشراف ومتابعة القواعد الدولية المرتبطة بالبروتوكول والأسبقية وخاصة بين الدبلوماسيين وكبار المسؤولين في الدولة في كافة المناسبات والحفلات التي تعقدها وزارة الخارجية، وإعطاء المشورة التي تطلبها الوزارات الأخرى المتعلقة بهذا المجال.

• العمل على تقديم كافة الأوراق المتعلقة باختيار السفراء والملحقين وتجهيز كتب اعتماد السفراء الموكلين بالأعمال، والحصول على كافة المعلومات؛ وذلك من أجل إرسالها إلى رئاسة الدولة للحصول على الموافقات وتخزين صورة من كتب الاعتماد السفراء.

• العمل على تدقيق والتأكد من الخطاب الذي يقوم بها السفير المعتمد أمام المسؤولين في الدولة وتزويدهم بالملاحظات على ما يأتي به من أسماء خاطئة، أو كلمات تمس العادات والعلاقات القائمة بين البلدين.

• القيام بتحضير كتب التفويض وإعطاء بطاقات الهوية الدبلوماسية، وتذاكر السفر وتأشيرات الخروج للدبلوماسيين.

• النظر في كافة المخالفات التي يقوم بها الدبلوماسيون والموظفون في الدولة.

• العمل على منح الأوسمة للرؤساء الذين قاموا بتقديم خدمات للبلاد ولهم دور فعال في تحسين العلاقات بين الدول وكذلك توزيع الأوسمة للشخصيات البارزة؛ وذلك لقيامهم بزيارة البلاد أو لشكرهم على الخدمات التي قدموها.

• العمل على الحصول على كافة نماذج الأعلام الصغيرة لكافة الدول، ومراقبة رفع الأعلام في أوقات العطل الرسمية والأعياد، والتأكد من نظافة الأعلام المرفوعة.

• استقبال السفير الجديد عند وصوله المطار أو في مقر السفارة لتقديمه إلى وزير الخارجية في أول زيارة؛ وذلك من أجل التعارف ولاستقباله فيما بعد للقضايا الرسمية.

• العمل على تعيين مواعيد رؤساء البعثات الدبلوماسية عند رئيس الدولة والعديد من الوزراء ومن مديري إدارات وزارة الخارجية.

• العمل على متابعة طبع المعاهدات والاتفاقيات وتحضير محاضر التوقيع والتبادل الوثائق والإشراف على توقيعها.

• العمل على تهيئة وتنظيم المؤتمرات الإقليمية والدولية التي تساهم فيها وفود رسمية بمساعدة الوزارات والإدارات المتخصصة.

• العمل على ترتيب زيارات الرؤساء ووزراء الخارجية والشخصيات الدولية ذات المركز المرموق، والإشراف على آلية تنفيذ البرامج المُعدة لهذه الغاية.

• القيام بتبليغ المصورين والصحافين ومندوبي الوكالات الإعلامية الذين يقومون بتقديم والمشاركة في هذه الحفلات الرسمية.

• الإشراف عل تنظيم المآدب التي تُقدمها وزارة الخارجية للدبلوماسيين والتي تُقيمها لرؤساء البعثات الدبلوماسية.