التقارير القصيرة في العلاقات العامة:
وإذا كانت التقارير الموجه إلى الجمهور الخارجي، يكون علىالكاتب أن يكتبه على شكل خطاب على أن يضم عنواناً لموضوع التقرير تحت عنوان القارئ، وأن يكون هذا العنوان موضحاً للموضوع. وإذا كان التقارير موجَّه إلى جماهير داخلية يكون على الكاتب أن يستخدم شكل المذكرة. وعلى الكاتب أن يحرص على عرض مضمون التقرير بنظام وأن يستخدم مسافة واحدة بين سطور النص وأن يضاعفها بين الفقرات.
وأن يستخدم العناوين الفرعية التي يمكن من خلالها مساعدة القارئ على مواصلة القراءة وبدون إسراف، وعلى الكاتب أيضاً أن يجذب الانتباه إلى المعلومات ذات المعنى الخاص بكتابتها بحروف مختلفة، كما عليه أن يستخدم المعلومات المرئية مثل الصور الرسوم للتأكيد على النص وتوضيحه، ويجب أن تتضمن مقدمة التقرير على عنوان قصير وموجز ولا يزيد عن عدد محدود من الجمل.
وأن تشمل المقدمة الغرض من التقرير ومجاله ومصادره بحثه بطريقة تنظيمية، أمّا في جسم التقرير، على الكاتب أن يستخدم أسلوب الكتابة المناسبة ولهجته المناسبة، كما يجب عليه أن يستخدم الأسلوب غير الرسمي باستخدام الضمائر المتحدث والمخاطب إلا إذا كانت المنظمة رسمية فلا يستخدم، كما يجب عليه أن يستخدم الأفعال الماضية والحاضرة، ويجب أن يعطي لكل فقرة جملة محورية تدور ولها، وويجب الربط بين الفقرات باستخدام أدوات الربط المناسبة.
وأما فيما يتعلق بالخاتمة، وتعتبر هي آخر جزء في التقرير وهي التي تبقى في ذاكرة القارئ فيجب وضع فيها ملخصاً للنتائج التي توصلت إليها، ويجب أن تكون التوصيات امتداد لما جاء به التقرير، وتجنب ذكر المعلومات جديدة، وأن الخاتمة هي التي تترك أثراً طويلاً عند القارئ فعليه أن يحرص أن يكون ذلك هو هدفه منها.
