التقارير في العلاقات العامة:
تُعَدّ التقارير الإدارية موفّرة للوقت والمسافات وتستخدمها المنظمات؛ لتكون حلقة الوصل بين الناس والأماكن والأزمان، وتستخدم بعذ هذه التقارير في الاتصال الداخلي وتستخدم بعضها في مواجهة الجماهير الخارجية وبعضها يستخدم كسجلات دائمة وبعضها تستخدم في حل مشكلة حالية، ولتجيب على سؤال عابر وبعضها يتجه إلى الإدارة العليا لكي تساعدها على مراقبة كل وحدات المنظمة وأقسامها.
وبعضها يتجه إلى المستويات الإدارية الدنيا لشرح القرارات للإارة العليا فيما يتعلق بالأعمال اليومية، ورغم أن هذه التقارير تعتبر أداة إدارية فإن معظم الإدارات العليا تعتمد على متخصصين آخرين؛ لكي يراقبوا العمليات الإدارية والإنتاجية ومجرياتها ويجمعوا المعلومات لها، وقد تزيد الإدارة العليا بتكليف هؤلاء المتخصصين للقيام بهذه التقارير بالكامل؛ نظراً لبعد المسافة بينهما وبين الوحدات والأقسام الإدارية والإنتاجية ولضيق الوقت لديها.
وكما أنها لا تمتلك المهارات المتخصصة التي تمكنها من عمل البحوث ونقويم المسائل المختلفة، لذلك فإنه عادة ما تعد هذه التقارير من أجل الإدارة أو نيابة عنها، وتتنوع التقارير في أشكالها وتغطي مجالات كثيرة ومتعددة وبعضها قد يقدم إلى الإدارة العليا شفهياً، لكنها عادة ما تكون مكتوبة ويحاول الكُتاب دائماً أن يجعلوا هذه التقارير واضحة ومناسبة بقدر الإمكان، ونظراً لأن الوقت له ثمنه فإن الكاتب يحاول أن يعلم القراء بكل المعلومات التي يحتاجون إليها بدون زيادة أو نقصان.
وعلى الرغم من أن التقارير تتنوع أغراضها وجماهيرها المستهدفة، فإنها جميعها ينبغي أن تتصف بثلاث صفات أساسية وهي: الدقة، الأحكام الصائبة، التوافق مع احتياجات القراء في الشكل والأسلوب والتنظيم، ولا تختلف إلا في الكيفية كتابتها حيث لكل نوع منها كيفية تناسبها كما تختلف في نوعية الموضوعات التي تستخدم في عرضها، وتتقسم هذه التقارير إلى قصيرة ودورية أو تقارير طويلة أو سنوية.
ولكل نوع منهما تقسيمات فرعية كثيرة، فالتقارير القصيرة تضم أنواعاً فرعية مثل تقارير المعلومات التحليلية، لكن طريقة الكتابة لكل منهما تنطبق على أنواعها الفرعية، حيث يُعتبر كل نوع من هذه التقارير وظائف متخصصة يقوم بها بشكل متكامل وواضح، ويجب تقديم هذه التقارير بشكل وبإسلوب مثالي؛ لأنها تتقدم إلى الإدارة العليا في المنظمة.
