ما هي الجوانب التنظيمية للمؤتمر الصحفي؟

الجوانب التنظيمية للمؤتمر الصحفي

1. موضوع المؤتمر الصحفي: لا يتم إجراء مؤتمرات صحفية دون وجود موضوع أو حدث مهم، يجب تناوله ومناقشته مع الجهات المعنية بذلك. ويجب أن تتسم المضامين والأحداث بالحيوية وتخص جمهور معين؛ بحيث يحتل أهمية من قبل الرأي العام.
   
2. الترجمة الفورية: ويقصد بذلك توفير خدمة الترجمة لأكثر من لغة؛ بحيث يتم تسهيل عملية التفاعل ما بين أطراف المتحدثة والمراسلين من الجهة الأخرى والذين يتحدثون بلغة أو لغات أخرى.
   
3. مكان المؤتمر الصحفي: ويقصد به مكان وموقع إجراء المؤتمرات الصحفية؛ بحيث يكون متسم بالجاهزية والاستعداد الكامل لكافة المتطلبات اللازمة من كهرباء، مقاعد وميكروفونات. ولا يجب أن يكون كبيراً بحيث يبدو المراسلون مكانهم محدود وقليل. وفي نفس الوقت أن لا يكون صغيراً بحيث يكتظ بالناس.
   
4. الإعلان عن المؤتمر الصحفي: أي الإعلام عن المؤتمر ووقت حدوثه، بالإضافة إلى تحديد أسماء المتحدثين والموضوع المراد الحديث عنه؛ بحيث يتم الإعلان عنه قبل وقت كافي من عقده.
   
5. توجيه الدعوات: ويقصد به توجيه الدعوات للفئات الخاصة؛ مثل رؤساء التحرير أو المراسلين والمندوبين؛ بحيث تشتمل على موعد المؤتمر وأسماء الضيوف، بالإضافة إلى طبيعة المضمون المراد التحدث عنها.
   
6. اعتبارات خاصة بتنظيم الأسئلة: ويقصد بذلك توفير فرص كبيرة تمكن المراسلين والمندوبين من توجيه الأسئلة الكافية، دون تحيّز لشخص على حساب الآخرين؛ وذلك بتخصيص وقت كافي في المؤتمر ليتم استيعاب قدر كبير من الأسئلة، بالإضافة إلى ترتيبها ليتم الاستفادة من كافة الأجوبة على الأسئلة.
   
7. وقت انعقاد المؤتمر الصحفي: بحيث يكون الوقت مناسباً لغالبية رجال الإعلام؛ بحيث يحضره عدد كبير من الحضور، ففي بعض الحالات لا بُدّ أن يكون الوقت مناسباً للمسؤول أو الشخصية المتحدثة. وعلى رجال الإعلام أن يكونوا على استعداد كامل.
   
8. شخصية المتحدث: ويقصد به الشخص الذي يتحدث بالمؤتمر عن موضوع معين، فيكون من الشخصيات البارزة والتي تستحوذ على جماهير كبيرة، أو الشخصيات التي ترتبط بأحداث معينة وفي أوقات معينة.
   
9. توزيع بعض الأوراق على المراسلين والصحفيين: ويقصد بذلك توزيع الأوراق المتعلقة بالمؤتمر الصحفي على المراسلين والصحفيين، في حال تطلَّب الموضوع توزيع ذلك.
   فمن الممكن أن تحتوي على مجموعة من الإحصائيات أو النسب المئوية. وتحتوي على مجموعة من البيانات والمعلومات؛ بحيث يتم تقديم مطبوعات قبل بدء المؤتمر ويتم تسليمها فور انتهاء المؤتمر الصحفي.