الدعوات الرسمية التي تقوم بإعدادها العلاقات العامة:
تُعتبر الدعوات الرسمية من أهم ما تقوم بإصداره العلاقات العامة، حيث تُعد أسلوب حديث للتعارف وتمكين العلاقات بين المجتمع ونوع مناسب للاختلاط، والتعرف على الكثير من المعلومات ووجهات النظر، في الوقت الذي يتطلب من الشخص القائم بالدعوة بإظهار ما يتمتع به بلاده من مزايا، حيث أن هناك مناسبات معينة يمكن من خلالها إصدار بطاقات الدعوات ومنها المناسبات المتعلقة بالعيد الوطني، أو مناسبات عقد مؤتمر مهم، وجميع هذه المناسبات يتغلب عليها الطابع الرسمي.
حيث أن هناك بعض المؤتمرات تكون أقل رسمية، حيث من المهم الإلمام بكل ما يتعلق ببطاقات الدعوة من حيث شكل كتابتها وطرق توزيعها، وكذلك مراعاة تنظيم المقاعد وتوزيعها تبعاً للأسبقية بين المدعوين، حيث أن مستوى أهمية المناسبة التي تم إعداد الدعوة من أجلها يمكن من خلالها تحديد شكل البطاقة وطريقة طباعتها، ومن المهم اختيار نوع مناسب من البطاقات والطباعة باللون الأسود.
وكما أن البطاقات التي تقوم بإصدارها السفارات أو الوزارات، من المهم أن تكون جوانبها مستديرة وتُكتب بخط عريض وواضح، ومن ثم يتم وضع اسم الشخص الذي سوف يستقبل الدعوة، ومن المهم صياغة البطاقة الرسمية ووضع عليها بعض الأمور التي تُثبت رسميَّتها مثل، اسم الجهة الداعية، والشخص الذي موجهة له الدعوة، مكان عقد الدعوة، المناسبة التي تحملها الدعوة، وتاريخ وموعد المناسبة.
وبالإضافة إلى ذلك يتم الرد على الدعوات من قبل الأشخاص العاملين في البعثات الدبلوماسية، وهناك بعض الدعوات التي لا يجوز عدم الرد عليها، وخاصة تلك الدعوات التي تكون من قبل رئيس الدولة، رئيس الحكومة، أو احتفالات التكريم والأعياد القومية، حيث أنّ كلها يجب تنفيذها إلا في بعض الحالات القهرية، ويجب في كافة الحالات تكون الإجابة على الدعوة بشكل فوري وبأسرع وقت ممكن.
ويُعد من المهم تنظيم المقاعد في الدعوات التي تُقيمها العلاقات العامة؛ لأنه يقوم بالالتقاء عدد كبير من الشخصيات وقد يكون هناك تباين من حيث المستوى العلمي والثقافي، ومن المهم تنظيم المقاعد المتجاورين في بعض الأعمال ممَّن يتكلمون بلغات مشتركة ويمتلكون نفس المهارات والاختصاصات، ومن المهم الحضور في الوقت المخصص للدعوة لعدم عرقلة سير العملية التنظيمية للمناسبة الرسمية.
