الشروط التي يجب توافرها عند مدير إدارة المراسم:
من المهم اختيار مدير المراسم التي من الممكن أن تتوافر فيه كافة المهارات والمواصفات التي تُمكنه من القيام في عمله على أكمل وجه، ولا يُمكن لمدير المراسم أن يعمل في وسط لا يمتلك فيه حتى أدنى المواصفات؛ لأنه في هذه الحالة لن يتمكن من ضمان حسن تطبيق تعليماته وتنفيذ الأوامر المرتبطة بإدارة المراسم وحتى إذا كان العاملون يتعاملون مع الآخرين بشكل مباشر.
وبالإضافة إلى ذلك أهمية توافر الوسائل الأدوات التي تُعتبر مهمة من أجل تطبيق البروتوكولات المتعلقة بإقامة المؤتمرات والدعوات والاحتفالات الرسمية، وهذا ما يحتاج منهم تأكيد الصورة الطيبة من خلال تفاعلهم وتعاملهم مع الآخرين، ولذلك يُعتبر مدير المراسم من الشخصيات الظاهرة؛ لأنه يمثل الدولة من خلال عمل المنظمات في مناسبات مثل العمل على استقبال الضيوف من مستويات رفيعة، وكما أن لمدير مراسم دور هام في تنظيم وتنفيذ المؤتمرات واستقبال الشخصيات.
ويُعد مدير المراسم المَثل الأعلى لكافة العاملين في قسم إدارة المراسم، ولذلك من المهم أن يكون سلوكه كما يقول وكما يتطلب من الآخرين التزامهم بقواعد الأسبقية والتمتع بالمزايا التي من المهم توافرها في من يقوم بمنصب مدير المراسم، وتُعد الكفاية العلمية أي أن يكون القائم بإدارة المراسم يمتلك الثقافة والخبرة ولديه شهادات عُليا وأن يكون مُدركاً بكافة لقوانين السلوك والبروتوكول وأصول الإتيكيت.
وعلى مدير إدارة المراسم أن يكون متقن لأكثر من لغة أجنبية، وله أكثر من خبرة واسعة في العديد من الاختصاصات وأن يكون منظم من حيث تحديد المواعيد ودقتها، وأن يكون على مقدرة في تنفيذ والقيام بكافة الأعمال والواجبات وبدون الاعتماد على العاملين معه مهما يمتلكون من خبرات، وأن لا يقوم بأي خطوة إلا بعد الاطلاع على الدراسات والنتائج التي أكد عليها العاملون معه.
ومن المهم أن يكون على معرفة بكافة الشخصيات السياسية، الاجتماعية والثقافية في بلاده، وأن يكون على إدراك تام بتقسيمات المكانية والجغرافية لبلده، وأيضاً أن يكون لديه القدرة الكافية على سماع ما يقوله الآخرين وسعة الصدر وأن يتصف بالبشاشة والمجامل واللباقة أثناء الحديث.
