العلاقات المتبادلة بين العلاقات العامة ووسائل الاتصال أثناء تنظيم النشاطات:
ما يُميّز تنظيم النشاطات والأحداث هو التوجه المباشر للجماعات الاجتماعية المستهدفة، وفي هذه الحالة يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار التقليل من الأخطار التي قد تلحقها وسائل الاتصال الجماهيرية، أثناء نشرها لمعلومات محددة ويمكن اعتبار حفلات العرض أكثر سطوعاً من بين النشاطات المختلفة، وتنظم عادة لتهيئة الرأي العام بالصورة الملائمة لتقبل الجهة المعنية.
وكما يتم نشر معلومات لجذب الانتباه من خلال الاتصالات العملية، وتجري حفلات العرض عادة في حال تواجد مواد ومعلومات عن النشاط المحدد، ويمكن الاستمرار بالعمل فيها أثناء تنظيم حفلات التقديم القادمة، وقبل كل شيء يجب اختيار النشاطات ومهامها، وتتعلق بها أحياناً استجابات الجمهور المحتملة، وسلوكها المتبع بعد حفل التقديم وبعد ذلك يجب تحديد مكان ووقت الحدث، وتعيين الأوساط المدعوة للمشاركة في الحفل، والمكان المناسب لإنجاز حفل التقديم في مطعم، نادي، صالة أو فندق.
كما يجب تحديد مندوبي وسائل الاتصال الجماهيرية التي تتطلب الجهة المحددة رؤيتها بين الموجودين في الحفل، كما يجب تحضير جداول المتحدثين قبل وقت محدد، ويتم اختيار المتخصصين من المنظمة الملمين أكثر من خلال تغطية المسائل المطروحة ويجيدون التحدث عنها علناً، ويجب أن يعرف المتحدثون عناوين التقارير الأخرى والتمكن من تقديم المواد المجهزة لحفل التقديم، والجزء الآخر الضروري لحفل التقديم هو تجهيز المواد المعدّة للتقديم، الهدايا المعدة للتوزيع، تجهيز المكان، الاهتمام بالشكل الخارجي لفريق التقديم، وكلَّها يجب أن تتفق مع أهداف ومواضيع حفل التقديم.
كما يجب على المنظمين الوصول حتماً إلى مكان تنظيم حفل التقديم بشكل مبكر؛ للتأكد من جاهزية كل شيء وخاصة التقنيات وتوجيه سير النشاطات بالاتجاه الصحيح، مع استعمال عبارات قصيرة لترتيب الحركة ضمن صالة الاحتفال ويجب مراعاة استعمال عروض وكلمات ملائمة أثناء حفل التقديم، ومن الأفضل التوجه نحو تقديم النتائج بعبارات ومقترحات مقنعة في الختام.
لكن يجب الأخذ بعين الاعتبار أن أساس أي سمعة جيدة للمنظمة تظهر على أعمالها القائمة، ومشاركتها بالنشاطات الاجتماعية والحياة الاجتماعية. والعلاقات العامة عملياً هي سلسلة قائمة على الصلات المتبادلة، وتعتمد عليها نجاحات المنظمة من خلال إسهامها في الحياة الاجتماعية.
