المراسم التي تقوم بها العلاقات العامة أثناء زيارة كبار المسؤولين:
مراسم زيارات كبار المسؤولين؛ حيث تُراعي المنشأة على ممارسة مراسم عالية تُظهر لضيوفها اهتمامها بهم وبزيارتهم حتى لو كانت لوقت قليل، من ناحية الاجتماعات عمل رسمية أو زيارات لمسؤوليها، وفي هذه الحالتين يجب الحرص على إنجاز هذه المراسم بكل معالمها. وتختلف مراسم الاستقبال حسب أهمية الضيف والظروف التي يتم فيها هذا الاستقبال.
ويجب التنبه إلى الإعداد المتوافق مع الزيارة من خلال التنسيق المسبق، والتثبت من المواعيد، فأسوأ ما يمكن تخيله صف طابور الاستقبال لمجموعة من المسؤولين قبل نصف ساعة من الوقت المحدد لوصول الضيف، وتتضمن هذه الفئة زيارات كل من أصحاب السمو الأمراء وأصحاب المعالي الوزراء وشاغلي المرتبة الممتازة ورؤساء مجالس الإدارة للجهات.
وتقوم إدارة المراسم أو العلاقات العامة الترتيب لهذه الزيارة مع فريق الضيف والتحضير لكل التفاصيل، ومن الضروري معرفة برنامج الزيارة ولأشخاص المرافقين، خاصة للضيوف الأجانب إذا كان برنامج الزيارة يحتوي وجبة غداء أو عشاء إذا كان الضيف أجنبياً، ويجب التنسيق مع سفارة الضيف في الزيارات الرسمية لمسؤوليتها.
ويُعيّن الشخص المناسب لاستقباله عند المدخل الرئيس بحسب درجة الضيف، للمنشأة، حيث يبادره بالمصافحة والترحيب باسم الجهة، ومن ثم يقدم للتعريف به إلى بقية المستقبلين والمسؤولين في المنشأة الذين يصطفون في المدخل أو البهو الرئيس، ثم يتوجه إلى المكان المحدد للجلوس، ويفضل أن يكون صالون الاستقبال الرئيس أو قاعة الاجتماعات إذا كان الاجتماع هو هدف الزيارة.
وعند الانتهاء من البرنامج الرسمي للزيارة، يصاحبه المرافق إلى الخارج لتوديعه في حالة كان الضيف بمرتبة سفير فتقضي المراسم بأن يسَتقبل من قبل القائم المراسم ويرحب به المسؤول عند مدخل مكتبه، ثم يصطحبه المسؤول إلى الخارج بعد انتهاء الزيارة أما الفئات ما دون ذلك، فقد يحدث أن يلتقي بهم مسؤول المنشأة لسبب أو آخر.
فتكون مراسم زيارتهم حسب الآتي: يستقبلون عند مدخل المنشأة من قبل مأمور المراسم أو ممثل العلاقات العامة إذا كانت الزيارة متعلقة بأحد قطاعات المنشأة، فيكون في الاستقبال أيضا مدير من المنشأة لدرجة في القطاع ذاته ومواز الضيف يستقبلهم المسؤول في مكتبه، ويصافحهم عند المدخل عند نهاية الاجتماع يودعهم المسؤول عند مدخل المكتب ويصطحبهم مأمور المراسم إلى الخارج.
