ما هي خطوات إعداد الهيكل التنظيمي للعلاقات العامة؟

خطوات إعداد الهيكل التنظيمي للعلاقات العامة:

تحديد الأهداف والأنشطة المباشرة:

يجب اختيار الأهداف والأنشطة المباشرة وتفسيرها بدقة؛ للتأكد من الوظائف المطلوب القيام بها لتحقيق تلك الأهداف.

تحديد الأنشطة المساعدة:

وهذه هي الأعمال المطلوبة لخدمة أو دعم الوظائف الأساسية، وتشمل هذه الأعمال تدبير الموارد اللازمة وتوفـير وتدريب العاملين وشراء المعدات والآلات، وغيرها من الأعمال المساعدة في أداء الوظائف الأساسية.

تجميع أو تجزئة الأنشطة:

هي تجميع الأنشطة أو تجزئتها كلما كان هـذا أو ذاك ممكناً يتم الـتجميع أو التجزئة على أساس حجم العمليات المتوقعة، فإذا كان حجم العمليات المحتمل كبيراً إلى حد يتطلب كل وقت العمل الذي يـبذله شخصان، فلا بد من تعيين شخصين لأداء هذا العمل، أما إذا كان حجم العمل المحتمل قليلاً فإنه يجب في هذه الحالة تجميعه مع عملين.

خلق التقسيمات التنظيمية:

وبمجرد اختيار المراكز المختلفة للعمل يجب توحيدها في تقسيمات أو وحدات تنظيمية، وهذه تسمى أقساماً أو إدارات أو قطاعات أو مكاتب أو وحدات.
وتُقسم إلى:

الأسلوب الاتصالي العام:

وتقسم مسئوليات الأقسام في هذا الأسلوب على أساس وسائل الاتصال الجماهيرية، التي تبث رسائلها إلى الجمهور العام، فيكون هناك قسم للصحافة يتولى صياغة البيانات الصحفية وتوزيعها، تنظيم المؤتمرات الصحفية، رعاية العلاقات بالصحفيين، بالإضافة إلى إصدار صحيفة المؤسسة، ويخصص أقسام أخرى مشابهة آخر للإذاعة والتليفزيون، ثالث للإنتاج السينمائي، رابع للندوات وخامس إنتاج المطبوعات والنشرات.
وفي بعض إدارات العلاقات العامة يُحدد قـسم مستقل للتخطيط الإعلامي، ويقوم بهذه الوظيفة في بعض الإدارات الأخرى مدير العلاقات العامة بمساعدة رؤساء الأقسام، ومن الواضح أن هـذا التـقسيـم يعتمد على الوسيلة العالمية، لذلك يسمى أحياناً بالأسلوب الإعلامي أو الوظيفي.

الأسلوب الاتصالي النوعي:

في هذا الأسلوب يتم تقسيم العمل على الأقسام بناءً على الجماهير النوعية للمنظمة، فقسم للاتصال بالمستثمرين، للمستهلكين، للمنتجين، للمتعهـدين، أو غير ذلك من الأقسام حسب طبيعة نشاط المنظمة وعلاقاتها. ويكون كل قسم مسؤولاً عن رعاية علاقات المنظمة بكل قطاع من هذه القطاعات، سواء أكان ذلك باستخدام وسائل الاتصال المباشرة، أم بالاستعانة بالوسائل الجماهيرية، ويسمى هذا الأسلوب أحياناً بالأسلوب الاتصالي، وإذ كان الإعلام شكل من أشكال الاتصال وفناً من فنونه فإن هذه التسمية تصبح تسميته.