شروط التواصل الناجح:
عدم الإطالة:
يجب الانتباه على مسألة وضوح رسالته وبساطة المعنى الذي تتضمنه، لكنه قد يتجاهل أهمية اختصار كلامه، فيكثر من التفاصيل والحشو غير المهم، وهذا ما يضطر الطرف الآخر لحذف بعض السطور، إن كان الاتصال من خلال رسالة مكتوبة، وإن كان مباشراً وجهاً لوجه فإن المرسل إليه سيتلاشى من الحوار، أو يشغل نفسه بأي أمر آخر غير الاستماع للمرسل إليه، كما يجب أن يكون موضوع الاتصال متمحوراً حول الهدف الأساس من إجراء الاتصال.
البراهين:
يجب أن يكون كلام المرسل أو ما يعرضه مدعوماً بالدلائل والبراهين الواقعية؛ لأن أي ذكر لمعلومات لا تتعلق للواقع بصلة، سيتم تجاهلها بكل بساطة، كما أن تقديم الإثباتات تحفز الطرف الآخر لتبني الرسالة أو الحوار وهذا حسب الوسيلة الاتصالية، وبالتالي دفعه لاتخاذ سلوكات إيجابية.
مراعاة الأسلوب اللغوي والصياغة:
من المهم أن يحافظ الشخص على استخدام الألفاظ الملائمة عند التواصل مع الطرف الآخر، وعند الكتابة مثلاً مراعاة أن يتم استخدم اللغة المناسبة أيضاً، وجعل المضمون الاتصالي بطريقة مناسبة، من هدفها إنجاح العملية الاتصالية، كما أنه من المهم تفادي كتابة الكلمات العامية، في أشكال التواصل الرسمية خاصة.
الكلمات التي تشبه الشخص:
إن الكلمات التي تصدر عن أي شخص هي بالضرورة تدل عن شخصيته وقناعاته الداخلية، لذا من المهم أن يُعبّر الشخص عن نفسه بصورة دقيقة، وإن وجد نفسه خالياً من الكلمات اللبقة، أو أنه غير قادر على التصرف والتعبير برقي، عليه أن يقوم بمراجعة كاملة لنفسه، قبل البدء بأي عملية اتصالية محكوم عليها بالفشل مسبقاً.
التكامل:
ما الهدف من أن يرسل شخصاً ما رسالة غير مكتملة للآخرين، أو ربما يبدأ حديثه معهم دون أن يتمكن من إيصال ما يريد، ليعود بعد انتهاء الحوار بدقائق مُعبّراً عن رغبته في استئناف الحوار، وغالباً ما سيقابل هذا التصرف بكثير من فتور الآخرين، وقناعاتهم بأن المرسل إليه لا يملك السيطرة على أفكاره، وخير دليل أنه لم يتمكن من توضيح ما يريد، في أول فرصة للنقاش مثلاً.
اللطف:
إن مراعاة اللطف أو اللطافة في الحديث أو الكتابة، أمر مهم لإتاحة للآخرين إمكانية التفاعل مع الرسالة الاتصالية بكل أشكالها المعروفة، أما إن تمسك الشخص بشرح المصطلحات والمفاهيم بصورة تعي للناس بالفوقية والتعالي، ناهيك عن تخطئته للطرف الآخر، فحتماً سوف يفشل في اتصاله مع الآخرين.
استعداد الطرف الآخر:
لتلقي المعلومات قد يتم الاهتمام بكل ما سبق في العملية الاتصالية، لكن الشخص المرسل إليه لا يريد الاستجابة للشخص المرسل، ما يمنع نجاح الاتصال بين الطرفين.
