ما هي طريقة كتابة الخطاب الرسمي في العلاقات العامة؟

طريقة كتابة الخطاب الرسمي في العلاقات العامة:

لصيغة الخطاب دور مهم في إيصال الهدف الأساسي منه، ومن المهم أن تكون صيغة الخطاب كالتالي: أن يبدأ الخطاب بالسلام وأسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الشخص الذي يتم توجيه الخطاب له، أو البدء بصفته، ثّم التحية من خلال كتابة (السيد/ …..)، وفي السطر التالي يكتب (تحية طيبة وبعد)، ثمّ نبدأ بمضمون الخطاب.
ومن المهم مراعاة أن متن الخطاب يكون واضح في وصف الطلب في إرسال الخطاب، وأن يكون على مستوى عالي من التنظيم، وأن يقسم إلى عدد من النقاط في حالة أنه يحتوي على تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها. وفي نهاية الخطاب نختتم بكتابة التحية (ولكم جزيل الشكر)، وأسفلها نكتب من اليمين (مرسل لسيادتكم)، ويجب أن نراعي وضع الأختام والتوقيعات في الأسفل لإضفاء الشكل الرسمي على الخطاب إن تطلب الأمر ذلك.

أهمية الخطابات الإدارية الرسمية:

هناك أهمية كبيرة للخطابات في الحياة الوظيفية، حيث أنها أحد أبرز وسائل الاتصال، وتُعد الخطابات أحد وسائل التواصل الكبرى بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة، وعلى المستوى الفردي والمؤسسي أيضاً، وتقوم الخطابات باختصار المسافة والجهد بين المواقع المختلفة لجهات المراسلة، ويتم تصنيف الخطابات على أنها من المستندات القانونية التي من الممكن الرجوع لها وقت الحاجة، وتعد الخطابات الرسمية أحد الوسائل الإعلانية وبالأخص التجارية منها.

أنواع الخطابات الرسمية في العلاقات العامة:

الخطابات التجارية:

ويتم استخدام هذا النوع من الخطابات في الأغراض التجارية، وأهم ما يُميّزها هو الجانب الدعائي للمؤسسة، واحتواء الرسالة في أعلاها على ما يعرف بالترويسة، والتي يتم فيها تسجيل كل المعلومات التي تتعلق بالمنظمة بالكامل من المكان، الاسم، رقم السجل التجاري، شعار المؤسسة والبريد الإلكتروني.

الخطابات الرسمية:

وهي تلك الخطابات المرتبطة من الناحية الوظيفية، والتي تضم الاستدعاءات، القرارات الإدارية، التعاميم العامة وغيرها.

 الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطابات الرسمية:

• الوضوح في المعلومات التي تتضمنها الخطابات.
  
• المصداقية في الأفكار المذكورة في الخطاب.
  
• عدم التطرق إلى الألفاظ الأدبية والمحسانات الشعرية البديعية والصور.
  
• الإيجاز في المعلومات بصورة غير مخل، وهي أحد أهم صفات الكتابة الوظيفية.
  
• الأسلوب المقنع التقريري، والبعد عن العواطف الشخصية.
  
• يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه ورقمه وموضوعه.
  
• من الضروري تقسيم الأفكار وتسلسلها والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
  
• عند الرد على أحد الرسائل التي تضم عدد من الأفكار، يجب أن يحتوي الرد على جميع النقاط بالترتيب وفقاً لورودها في الخطاب الأصلي.